Handläggare

Lunds universitet; Malmö kommun; On-site; SEK 468,720 - 602,640; Full time

Benefits offered by this job

Provanställning möjlig

Statlig myndighet – förmåner

Job summary

Lunds universitet söker en handläggare vid Musikhögskolan som kommer vara central i institutionens ledningsstöd. Du planerar, genomför och följer upp verksamhet, bereder och sammanställer olika typer av handlingar och främjar kvalitet, kontinuitet och rättssäkerhet inom myndighetsuppdraget.

Du ger kvalificerat stöd till prefekt och ledningsgrupp, stöd i beredning av ärenden samt ansvarar för diarium och arkiv.

Qualifications

• Universitetsexamen på lägst kandidatnivå inom statsvetenskap, juridik, förvaltning eller liknande arbetsgivaren finner lämpligt.
• Minst två års erfarenhet av kvalificerad handläggning och utbildningsadministration från högskola eller universitet.
• Erfarenhet av samordnande arbetsuppgifter inom universitetsvärlden.
• Utmärkt språkförmåga i svenska och engelska.
• God förmåga att uttrycka dig välstrukturerat, sakligt och målgruppsanpassat i skrift.
• Stor vana vid muntlig kommunikation, föredragningar och beredande organ.

Responsibilities

• Utgöra kvalificerat stöd till prefekt och ledningsgrupp samt utveckla struktur för ledningsmöten och ärendehantering.
• Vara handläggare och sekreterare i institutionsstyrelsen och beredande organ.
• Övergripande ansvar för diarium och arkivhantering.
• Stöd till biträdande prefekt för forskning och forskarutbildning, inklusive handläggning och sekreterarfunktion i nämnder.
• Övergripande ansvar för praktiska arrangemang vid disputationer, licentiat- och etappseminarier.

Skills

Kvalificerad handläggning

Utbildningsadministration

Samordning inom universitetsvärlden

Svenska och engelska språkkunskaper

Skriftlig kommunikation

Muntlig kommunikation och presentation

Education

Universitetsexamen (kandidatnivå eller högre)

Job description

Arbetsuppgifter

Den nya funktionen som handläggare vid Musikhögskolan kommer att utgöra en central del av institutionens ledningsstöd. Tillsammans med ledning och kollegor arbetar du med att planera, genomföra och följa upp verksamhet. Du bereder och sammanställer olika typer av handlingar och spelar en viktig roll i att säkerställa institutionens myndighetsuppdrag vad gäller kvalitet, kontinuitet och rättssäkerhet.

• Utgöra ett kvalificerat stöd till prefekt och ledningsgrupp. Du bidrar till att utveckla en struktur och ordning för institutionens ledningsmöten och hantering av ärenden.
• Vara handläggare och sekreterare i institutionsstyrelsen och beredande organ.
• Övergripande ansvara för diarium och arkivhantering.
• Utgöra ett kvalificerat stöd till biträdande prefekt för forskning och forskarutbildning, inklusive handläggning och sekreterarfunktion i forskar- och forskarutbildningsnämnden. Området innefattar även visst stöd i ansökningsprocesser för forskningsfinansiering och anslagsinformation.
• Övergripande ansvara för praktiska arrangemang vid disputationer, licentiat- och etappseminarier.

Kvalifikationer

• Universitetsexamen på lägst kandidatnivå inom statsvetenskap, juridik, förvaltning eller annan inriktning som arbetsgivaren bedömer lämplig.
• Minst två års erfarenhet av kvalificerad handläggning och utbildningsadministration från arbete i ledningsstöd inom högskola eller universitet, inklusive erfarenhet av att ta fram beslutsunderlag, utredningar och formella skrivelser.
• Erfarenhet av samordnande arbetsuppgifter inom universitets- och högskolevärlden.
• Utmärkt språklig förmåga i svenska och engelska.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig välstrukturerat, sakligt och målgruppsanpassat i skrift.
• Stor vana vid att anpassa din muntliga kommunikation utifrån mottagare, sammanhang och syfte, inklusive erfarenhet av föredragningar och presentationer i beredande och beslutande organ.

Meriterande för anställningen är

• Erfarenhet av projektledning eller projektkoordinering inom universitet eller högskola.
• Erfarenhet av att ge stöd inom forskning och forskarutbildning.
• Kunskap och erfarenhet om konstnärliga utbildningar, företrädesvis musik och/eller musikpedagogik.

Personliga egenskaper

Det pågående utvecklingsarbetet innebär både komplexa och parallellt pågående processer. Vi söker dig som trivs med att verka i en organisation under utveckling. Du är flexibel, ansvarsfull och har förmåga att prioritera och hålla tidplaner. Du trivs med att arbeta serviceorienterat och driver självständigt ditt eget arbete framåt. I gemensamma processer med andra är du en god samarbetspartner som också får andra att bidra.

Arbetet förutsätter att du har ett proaktivt och strukturerat arbetssätt. Det kräver även analytisk förmåga, stark integritet och lyhördhet inför akademins villkor och behov. Vid rekryteringen kommer stor vikt att läggas vid personliga egenskaper.

Provanställning och förmåner

Provanställning kan komma att tillämpas.

Lunds universitet är en statlig myndighet, vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension.