Handläggare (PA2026/1890)

Lunds Universitet; Malmö kommun; On-site; SEK 420,000 - 540,000; Full time

Job summary

Lunds universitet i Lund, Helsingborg och Malmö söker en handläggare till Musikhögskolan i Malmö. Rollen innebär att stödja prefekt och ledningsgrupp, planera möten och hantera ärenden i institutionens ledningsstöd.

Du bereder och sammanställer olika typer av handlingar för att säkra kvalitet, kontinuitet och rättssäkerhet. Anställningen är tills vidare med provanställning enligt lokala regler och tillträde i höst.

Qualifications

• Universitetsexamen på kandidatnivå inom statsvetenskap, juridik, förvaltning eller annan lämplig inriktning.
• Minst två års erfarenhet av kvalificerad handläggning och utbildningsadministration inom högskola/universitet.
• Erfarenhet av samordnande arbetsuppgifter inom universitetsvärlden.
• Utmärkt språklig förmåga i svenska och engelska.
• God skriftlig kommunikation och presentationsförmåga.

Responsibilities

• Stöd till prefekt och ledningsgrupp; utveckla struktur för ledningsmöten och ärendehantering.
• Vara handläggare och sekreterare i institutionsstyrelsen och beredande organ.
• Övergripande ansvar för diarium och arkivhantering.
• Stöd till forskning och forskarutbildning samt beredning i ansökningsprocesser för forskningsfinansiering.
• Planera och genomföra praktiska arrangemang vid disputationer, licentiat- och etappseminarier.

Skills

Universitetsexamen

Handläggningserfarenhet

Samordning

Svenska & engelska

Presentationer

Education

Kandidatexamen inom statsvetenskap/juridik/förvaltning

Job description

Lunds universitet grundades 1666 och rankas återkommande som ett ett av världens främsta lärosäten. Här finns omkring 46 000 studenter och 8 500 medarbetare i Lund, Helsingborg och Malmö. Vi förenas i vår strävan att förstå, förklara och förbättra vår värld och människors villkor.

Beskrivning av verksamheten

Tjänsten är placerad på institutionskansliet vid Musikhögskolan i Malmö, som tillsammans med den tekniska enheten (backstage) ger ett verksamhetsnära stöd till ledning, studenter, lärare och forskare. Musikhögskolans organisation är under utveckling där en ny ledningsorganisation för grundutbildningen träder i kraft i höst. Utvecklingsarbetet inkluderar administrativa funktioner och en förstärkning av ledningsstödet. Arbetsuppgifter kan därmed komma att i viss utsträckning förändras.

Institutionskansliet leds av administrativ chef, som är direkt underställd institutionens prefekt. Gå gärna in på Musikhögskolans hemsida om du vill veta mer om vår institution och dess organisation.

Den nya funktionen som handläggare vid Musikhögskolan kommer att utgöra en central del av institutionens ledningsstöd. Tillsammans med ledning och kollegor arbetar du med att planera, genomföra och följa upp verksamhet. Du bereder och sammanställer olika typer av handlingar och spelar en viktig roll i att säkerställa institutionens myndighetsuppdrag vad gäller kvalitet, kontinuitet och rättssäkerhet.

Arbetsuppgifter

• Utgöra ett kvalificerat stöd till prefekt och ledningsgrupp. Du bidrar till att utveckla en struktur och ordning för institutionens ledningsmöten och hantering av ärenden.
• Vara handläggare och sekreterare i institutionsstyrelsen och beredande organ.
• Övergripande ansvara för diarium och arkivhantering.
• Utgöra ett kvalificerat stöd till biträdande prefekt för forskning och forskarutbildning, inkluderat handläggning och sekreterarfunktion i forskar- och forskarutbildningsnämnden. Området innefattar även visst stöd i ansökningsprocesser för forskningsfinansiering och anslagsinformation.
• Övergripande ansvara för praktiska arrangemang vid disputationer, licentiat- och etappseminarier.

Kvalifikationer

• Universitetsexamen på lägst kandidatnivå inom statsvetenskap, juridik, förvaltning eller annan inriktning som arbetsgivaren bedömer lämplig.
• Minst två års erfarenhet av kvalificerad handläggning och utbildningsadministration från arbete i ledningsstöd inom högskola eller universitet, inklusive erfarenhet av att ta fram beslutsunderlag, utredningar och formella skrivelser.
• Erfarenhet av samordnande arbetsuppgifter inom universitets- och högskolevärlden.
• Utmärkt språklig förmåga i svenska och engelska.
• Mycket god förmåga att uttrycka dig välstrukturerat, sakligt och målgruppsanpassat i skrift.
• Stor vana vid att anpassa din muntliga kommunikation utifrån mottagare, sammanhang och syfte, inklusive erfarenhet av föredragningar och presentationer i beredande och beslutande organ.

Meriterande för anställningen är

• Erfarenhet av projektledning eller projektkoordinering inom universitet eller högskola.
• Erfarenhet av att ge stöd inom forskning och forskarutbildning.
• Kunskap och erfarenhet om konstnärliga utbildningar, företrädesvis musik och/eller musikpedagogik.

Personliga egenskaper

Det pågående utvecklingsarbetet innebär både komplexa och parallellt pågående processer. Vi söker dig som trivs med att verka i en organisation under utveckling. Du är flexibel, ansvarsfull och har förmåga att prioritera och hålla tidplaner. Du trivs med att arbeta serviceorienterat och driver självständigt ditt eget arbete framåt. I gemensamma processer med andra är du en god samarbetspartner som också får andra att bidra. Arbetet förutsätter att du har ett proaktivt och strukturerat arbetssätt. Arbetet kräver även analytisk förmåga, stark integritet och lyhördhet inför akademins villkor och behov. Vid rekryteringen kommer stor vikt att läggas vid personliga egenskaper.

Anställningsinformation

Provanställning kan komma att tillämpas. Anställningsform: Tillsvidareanställning. Tillträde: 2026-10-15 eller enligt överenskommelse. Löneform: Månadslön. Län: Skåne län. Faktisk förmåneinformation: Lunds universitet är en statlig myndighet, vilket innebär att du får särskilda förmåner, generös semester och en förmånlig tjänstepension. Läs mer på universitetets webbplats om att vara anställd hos oss.

Facklig företrädare

• SACO: Saco-s-rådet vid Lunds universitet, 046‑2220000, [e-mail]
• OFR/ST: Fackförbundet ST:s kansli, 046‑2229362, [e-mail]