Global Congress & Events Coordinator

Reed & Mackay Internal; Göteborgs kommun, Stockholms kommun; Hybrid; SEK 360,000 - 480,000; Full time

Benefits offered by this job

Kollektivavtal med Unionen

Employee Assistance Program (EAP)

Förmånliga erbjudanden på resor, hotel

Day for a Day

Milstolpeprogram

Hybridarbete

Job summary

Reed & Mackay Sverige söker en Congress Planner som stödjer våra Congress Managers i den dagliga verksamheten. Du kommer att hantera ett brett administrativt ansvar inklusive bokningar, koordinering och uppföljning av deadlines, samt kommunikation via e‑post och telefon.

rollen kräver god organisationsförmåga, noggrannhet och proaktivt arbetssätt. Erfarenhet från Meetings & Events och starka MS Office-kunskaper är meriterande, liksom kunskap i relevanta system som Trippus och Billecta.

Qualifications

• Minst två års arbetslivserfarenhet från administrativ roll inom Meetings & Events eller liknande.
• Relevant utbildning inom Meetings & Events eller motsvarande arbetslivserfarenhet.
• Mycket god kommunikationsförmåga i skrift och tal, på svenska och engelska.
• Starka organisatoriska färdigheter med förmåga att hantera flera uppgifter parallellt i högt tempo.
• God vana av Microsoft Office-paketet och att arbeta i olika digitala system och verktyg.
• Flexibel med arbetstider i samband med kongresser.

Responsibilities

• Koordinera och ansvara för löpande administrationen av kongressprojekt samt säkerställa deadlines och mål.
• Vara primär kontakt för deltagare med registreringar, hotellbokningar, betalningar och frågor.
• Stötta planering och genomförande av kongresser, inklusive lokaler, talarhantering, sponsorer och abstract.
• Hantera kongresskommunikation via e-post och telefon med hög servicekvalitet.
• Stötta ekonomisk administration genom fakturering och uppföljning av betalningar.
• Koordinera resor, boende och registreringar för inbjudna talare och arrangörer.
• Bygga och underhålla relationer med deltagare, kunder och leverantörer samt ge platsstöd vid kongresser.

Skills

Microsoft Office

Projektkoordination

Kommunikation

Organisatoriska färdigheter

Kundservice

Svenska/Engelska flytande

Education

Relevant utbildning inom Meetings & Events

Tools

Trippus

Billecta

Invajo

Qondor

Microsoft Office

Job description

Reed & Mackay Sverige söker en Congress Planner som stödjer våra Congress Managers i den dagliga verksamheten. Du kommer att hantera ett brett administrativt ansvar inklusive bokningar, koordinering och uppföljning av deadlines, samt kommunikation via e‑post och telefon.

rollen kräver god organisationsförmåga, noggrannhet och proaktivt arbetssätt. Erfarenhet från Meetings & Events och starka MS Office-kunskaper är meriterande, liksom kunskap i relevanta system som Trippus och Billecta.