Congress Planner

Reed & Mackay Internal; Göteborgs kommun, Stockholms kommun; Hybrid; SEK 360,000 - 480,000; Full time

Benefits offered by this job

Kollektivavtal med Unionen

Employee Assistance Program (EAP)

Förmånliga erbjudanden på resor, hotel

Day for a Day

Milstolpeprogram

Hybridarbete

Job summary

Reed & Mackay Sverige söker en Congress Planner som stödjer våra Congress Managers i den dagliga verksamheten. Du kommer att hantera ett brett administrativt ansvar inklusive bokningar, koordinering och uppföljning av deadlines, samt kommunikation via e‑post och telefon.

rollen kräver god organisationsförmåga, noggrannhet och proaktivt arbetssätt. Erfarenhet från Meetings & Events och starka MS Office-kunskaper är meriterande, liksom kunskap i relevanta system som Trippus och Billecta.

Qualifications

• Minst två års arbetslivserfarenhet från administrativ roll inom Meetings & Events eller liknande.
• Relevant utbildning inom Meetings & Events eller motsvarande arbetslivserfarenhet.
• Mycket god kommunikationsförmåga i skrift och tal, på svenska och engelska.
• Starka organisatoriska färdigheter med förmåga att hantera flera uppgifter parallellt i högt tempo.
• God vana av Microsoft Office-paketet och att arbeta i olika digitala system och verktyg.
• Flexibel med arbetstider i samband med kongresser.

Responsibilities

• Koordinera och ansvara för löpande administrationen av kongressprojekt samt säkerställa deadlines och mål.
• Vara primär kontakt för deltagare med registreringar, hotellbokningar, betalningar och frågor.
• Stötta planering och genomförande av kongresser, inklusive lokaler, talarhantering, sponsorer och abstract.
• Hantera kongresskommunikation via e-post och telefon med hög servicekvalitet.
• Stötta ekonomisk administration genom fakturering och uppföljning av betalningar.
• Koordinera resor, boende och registreringar för inbjudna talare och arrangörer.
• Bygga och underhålla relationer med deltagare, kunder och leverantörer samt ge platsstöd vid kongresser.

Skills

Microsoft Office

Projektkoordination

Kommunikation

Organisatoriska färdigheter

Kundservice

Svenska/Engelska flytande

Education

Relevant utbildning inom Meetings & Events

Tools

Trippus

Billecta

Invajo

Qondor

Microsoft Office

Job description

Vill du vara med och skapa kongresser i världsklass?

På Reed & Mackay är vi mer än en global ledare inom affärsresor, möten och event – vi är ett team som förenas av passion, omtanke och entreprenörsanda. Som ett unikt varumärke inom Navan Group kombinerar vi djup branschexpertis med skräddarsydda lösningar och levererar våra tjänster från kontor över hela världen.

Med mer än 60 års erfarenhet av service och innovation bygger vår framgång på att erbjuda flexibilitet, trygghet och värdefulla råd till våra kunder. Genom en kombination av marknadsledande teknik och personlig service förenklar vi förenklar vi för våra uppdragsgivare att genomföra nationella och internationella möten och kongresser på ett professionellt, tryggt och kostnadseffektivt sätt.

Reed & Mackay Sverige, tidigare Resia, blev en del av Reed & Mackay-familjen under 2023. Vi erbjuder tjänster inom affärsresor, Meetings & Events och Kongress, både nationellt och internationellt.

Vårt huvudkontor finns i Göteborg och vi har verksamhet i Sundsvall, Stockholm, Örebro och Uppsala.

Som Congress Planner (projektkoordinator), är din huvudsakliga uppgift att stötta våra Congress Managers (Projektledare) i det dagliga arbetet och bidra till att våra kongresser genomförs på ett professionellt och framgångsrikt sätt. Rollen innefattar ett brett administrativt ansvar, inklusive bokningar, koordinering och uppföljning av deadlines. Du hanterar löpande kommunikation via e‑post och telefon samt ansvarar för fakturahantering i nära samarbete med ekonomiavdelningen. Rollen kräver god organisationsförmåga, noggrannhet och ett proaktivt arbetssätt.

Dina huvudsakliga ansvarsområden

• Koordinera och ansvara för den löpande administrationen av kongressprojekt samt säkerställa att viktiga deadlines och projektmål uppnås.
• Vara en av de främsta kontaktpersonerna för deltagare och hantera registreringar, hotellbokningar, betalningar, ändringar och övriga frågor.
• Stötta planering och genomförande av kongresser, inklusive koordinering av kongresslokaler, talarhantering, administration av sponsorer och utställare samt abstracthantering.
• Hantera kongressernas kommunikationskanaler, inklusive gemensamma e-postinkorgar och telefonförfrågningar, med fokus på hög service och professionellt bemötande.
• Stötta den ekonomiska administrationen genom fakturering, uppföljning av betalningar, rapportering och avstämningar.
• Koordinera resor, boende och registreringar för inbjudna talare och arrangörer.
• Bygga och underhålla starka relationer med deltagare, kunder, leverantörer, anläggningar och andra viktiga intressenter samt vid behov ge stöd på plats under kongresser och event.
• Säkerställa att arbetet följer företagets rutiner, processer och branschstandarder samt upprätthålla god kunskap om relevanta system och verktyg inom event- och kongresshantering.

Vem är du?

Vi söker dig som är strukturerad, lösningsorienterad och som trivs i en roll där du får kombinera administration med kundkontakt och projektstöd.

Vi tror att du har:

• Minst två års arbetslivserfarenhet från en administrativ roll inom Meetings & Events-branschen eller motsvarande verksamhet.
• Relevant utbildning inom ett passande område eller motsvarande arbetslivserfarenhet.
• Mycket god förmåga att kommunicera professionellt, både i kunddialoger och internt, såväl skriftligt som muntligt.
• Starka organisatoriska färdigheter med hög noggrannhet och förmåga att hantera flera arbetsuppgifter parallellt, även i ett högt arbetstempo.
• Mycket goda kunskaper i Microsoft Office-paketet (Word, Excel, PowerPoint) samt känner dig trygg i att arbeta i olika digitala system och verktyg.
• Förmåga och flexibilitet att arbeta varierande arbetstider i samband med kongresser
• Erfarenhet av att arbeta i relevanta system och verktyg, Trippus, Billecta, Invajo och Qondor är meriterande.
• Flytande kunskaper i svenska och engelska, både i tal och skrift.
• Kunskaper inom ekonomiadministration och finansiell rapportering är meriterande.

För att lyckas i rollen är du:

• Serviceinriktad och brinner för att skapa positiva upplevelser.
• Självgående med förmåga att ta ansvar och driva ditt arbete framåt.
• En stark lagspelare som bidrar till ett positivt samarbetsklimat.
• Lösningsorienterad och nyfiken när nya utmaningar uppstår.
• Kreativ, flexibel och anpassningsbar i en föränderlig miljö.
• Relationsskapande och professionell i kontakten med kunder och samarbetspartners.

Därför kommer du att trivas hos oss

På Reed & Mackay värdesätter vi gemenskap, utveckling och entreprenörskap. Vi tror på att skapa en arbetsplats där människor kan växa, påverka och känna stolthet över det de gör.

Hos oss blir du en del av en internationell organisation där idéer uppmuntras, samarbete premieras och där vi tillsammans skapar framtidens möten och kongresser.

Vi arbetar i en inkluderande miljö där olika perspektiv och erfarenheter välkomnas och där varje medarbetare har möjlighet att göra skillnad.

Reed & Mackay erbjuder en rad attraktiva förmåner för att stötta både din professionella och personliga utveckling:

• Kollektivavtal med Unionen
• Employee Assistance Program (EAP) med konfidentiellt stöd inom bland annat psykisk hälsa, coaching och privat rådgivning
• Förmånliga erbjudanden på resor, hotell och andra leverantörstjänster
• Day for a Day – en betald dag per år för volontärarbete inom valfri välgörenhetsorganisation eller samhällsprojekt
• Milstolpeprogram där medarbetare uppmärksammas och belönas för viktiga jubileum och prestationer
• Balans mellan kontorsarbete 3–4 dagar per vecka och flexibilitet via hybridarbete
• Möjlighet att utvecklas i en internationell organisation med spännande kunder och projekt över hela världen

Välkommen med din ansökan!

Vill du ta nästa steg i karriären? Hos oss blir du en del av en dynamisk och inkluderande företagskultur där idéer uppskattas, utveckling uppmuntras och varje medarbetare bidrar till att forma framtidens resor, möten och event.

Vi ser fram emot att höra från dig!

Intervjuer sker löpande och vi ser gärna att tjänsten tillsätts så snart som möjligt.