Förvaltningsadministratör

Boxholms kommun, Administration Kommunstyrelsen; Boxholms kommun; On-site; SEK 420,000 - 550,000; Full time

Job summary

Boxholms kommun söker en förvaltningsassistent som blir en central del av kommunstyrelseförvaltningen. Du arbetar nära kommunstyrelsen, planerar och samordnar ärende- och beslutsprocesser samt stödjer chefer och medarbetare i dokument- och arkivfrågor.

Du bidrar till utveckling av administrativa processer, digitalisering och nya arbetssätt samt fungerar som registrator och valsamordnare. Vi söker en noggrann och serviceinriktad person med god IT-vana.

Qualifications

• Har akademisk eller annan eftergymnasial utbildning.
• Har erfarenhet av liknande administrativa arbetsuppgifter.
• Goda kunskaper i svenska i tal och skrift.
• Goda IT-vanor och lätt för att lära nya digitala system.

Responsibilities

• Vara sekreterare för kommunstyrelsen och dess utskott.
• Samordna berednings- och ärendeprocess från beredning till beslut.
• Vara registrator och hantera diarieföring och handlingar enligt lagstiftning.
• Förvalta och vidareutveckla kommunens informations- och ärendehanteringssystem Evolution tillsammans med administrativ chef.
• Ge stöd och utbildning i dokument- och ärendehantering till chefer och medarbetare.

Skills

Svenska språkkunskaper

Självständigt arbete

Strukturerad

Serviceinriktad

Education

Relevant utbildning inom administration

Tools

Evolution

Job description

Förvaltningsassistent

Varaktighet:

Tillsvidare, tillträde: Enligt överenskommelse.

Anställningsform:

Tillsvidare- eller tidsbegränsad anställning

Sista ansökningsdag: 31 juli (om 20 dagar)

Välkommen till Boxholm – där livet är nära. I Boxholms kommun bor du med allt du behöver inom räckhåll. Här bor cirka 5 500 invånare som uppskattar närheten till både service och natur. Tänk dig att ha butiker, skolor, förskolor, simhall och pendeltåg – allt inom bara några minuters promenad från centrum. Och när du vill byta småstadslivet mot storstadspuls, tar du dig enkelt till Linköping med pendeltåget – på bara 30 minuter. Dessutom har du naturen bokstavligen runt knuten – perfekt för återhämtning, friluftsliv och livskvalitet i vardagen. I Boxholm får du det bästa av två världar: det lugna, trygga och naturnära – med storstadens möjligheter bara ett stenkast bort. Samtidigt pulserar samhället av ett levande föreningsliv och människor med starka drivkrafter. Här finns ett rikt utbud av idrott, kultur och ideella initiativ som engagerar både unga och äldre. Tillsammans bygger vi en kommun där gemenskap, engagemang och framtidstro växer starkare för varje dag.

Vi söker dig som vill vara med och forma framtidens Boxholms kommun. Vi ser fram emot att välkomna någon som vill ha en nyckelroll i hjärtat av den kommunala demokratin – och samtidigt vara med och utveckla en kommun i förändring.

Boxholms kommun har påbörjat en långsiktig utvecklingsresa. Vi bygger en modern, effektiv och framtidsinriktad organisation där samarbete, utveckling och digitalisering står i fokus. Vi nöjer oss inte med att förvalta – vi vill utveckla, förbättra och skapa nya arbetssätt som ger bättre service till våra invånare.

Som förvaltningsadministratör blir du en naturlig del av den resan. Du får en central roll i kommunens beslutsprocesser, men också stora möjligheter att påverka hur rollen utvecklas och hur våra administrativa processer ser ut i framtiden. Hos oss förväntas du inte bara bidra med din kompetens – vi vill att du är med och formar morgondagens arbetssätt.

Om kommunstyrelseförvaltningen

Kommunstyrelseförvaltningen ansvarar för kommunens strategiska ledning och ger stöd till kommunstyrelsen, övriga nämnder och kommunens verksamheter. Förvaltningen består av administrativa avdelningen samt avdelningarna för ekonomi, HR och samhällsbyggnad. I kommunhuset finns även biblioteket.

Tjänsten är placerad på den administrativa avdelningen och du rapporterar till administrativ chef.

Om uppdraget

Som förvaltningsadministratör har du en central funktion i kommunens styrning och demokratiska processer. Du arbetar nära kommundirektören, förvaltningscheferna och kommunens förtroendevalda och planerar, samordnar och kvalitetssäkrar ärende- och beslutsprocesser.

Du är ett kvalificerat stöd till både politik och verksamhet och bidrar till att våra beslutsprocesser är rättssäkra, effektiva och håller hög kvalitet.

Samtidigt blir du en viktig del i kommunens fortsatta utveckling. Vi vill att du utmanar invanda arbetssätt, ser möjligheter till förbättring och driver utvecklingen tillsammans med dina kollegor. För rätt person finns stora möjligheter att sätta sin prägel på uppdraget och vara med och utveckla både rollen och verksamheten.

Dina arbetsuppgifter

• Vara sekreterare för kommunstyrelsen och dess utskott.
• Samordna berednings- och ärendeprocess från beredning till beslut.
• Vara registrator och hantera diarieföring och allmänna handlingar enligt gällande lagstiftning.
• Förvalta och vidareutveckla kommunens informations- och ärendehanteringssystem Evolution tillsammans med administrativ chef.
• Ge stöd, rådgivning och utbildning till chefer och medarbetare inom dokument- och ärendehantering.
• Vara valsamordnare och sekreterare för valnämnden samt planera och genomföra kommunens val.
• Driva och medverka i utvecklingen av administrativa processer, digitalisering och nya arbetssätt som stärker kommunens verksamhet.

Hos oss får du möjlighet att arbeta nära kommunens högsta ledning och förtroendevalda i en organisation där beslutsvägarna är korta och där goda idéer snabbt kan bli verklighet. Om du vill kombinera ett viktigt demokratiuppdrag med möjligheten att påverka och utveckla, då är det här tjänsten för dig.

Kvalifikationer

Vi söker dig som:

• Har akademisk utbildning eller annan eftergymnasial utbildning som arbetsgivaren bedömer som relevant.
• Har erfarenhet av liknande administrativa arbetsuppgifter.
• Har goda kunskaper i svenska, både muntligt och skriftligt.
• Har god IT-vana och lätt för att sätta dig in i nya digitala system.
• Kan arbeta självständigt, ta egna initiativ och driva ditt arbete framåt.

Det är meriterande om du har erfarenhet av offentlig förvaltning.

Som person är du strukturerad, noggrann och ansvarstagande. Du planerar och organiserar ditt arbete på ett effektivt sätt och har förmåga att prioritera när förutsättningarna förändras. Du är serviceinriktad, lösningsorienterad och har lätt för att skapa och utveckla goda relationer. Rollen ställer höga krav på integritet, gott omdöme och ett professionellt förhållningssätt. Du bidrar till ett gott samarbetsklimat och ser förändringar som en möjlighet att utveckla verksamheten.

Övrigt

• Stor vikt kommer att läggas vid personlig lämplighet.
• Intervjuer kan komma att ske löpande.

Varmt välkommen med din ansökan!