Drivande Kontorskoordinator – Service & Struktur

Viking Line Skandinavien Aktiebolag; Nacka kommun; On-site; SEK 210,000 - 270,000; Part time

Job summary

Viking Line Skandinavien Aktiebolag söker en Office Coordinator till DanvikCenter i Nacka. Rollen är 75 % deltid och innefattar daglig kontorsdrift samt service till medarbetare och besökare.

Du arbetar självständigt med administration, beställningar, fakturahantering och mötesförberedelser. Tjänsten rapporterar till HR-chef och innefattar onboarding samt offboarding.

Qualifications

• Erfarenhet av administration, kontorsservice eller liknande arbetsuppgifter.
• Du arbetar obehindrat i Microsoft 365 och kommunicerar väl på svenska och engelska.
• Våga ta initiativ och ha ett prestigelöst förhållningssätt.

Responsibilities

• Ansvara för den dagliga driften av kontoret och skapa en välorganiserad arbetsplats.
• Hantera beställningar, fakturahantering, presentkort och post-/pakethantering.
• Ta emot besökare, stötta möten, onboarding och offboarding, samt förbereda mötesrum.

Skills

Serviceinriktad

Självgående

Samarbete

Tools

Microsoft 365

Job description

På Viking Line arbetar vi varje dag med tusentals upplevelser. Vi skapar minnesvärda resor med god mat, shopping, spa och underhållning - året runt. Samtidigt erbjuder vi prisvärda konferenser och möten med garanterad havsutsikt, weekends i hippa Helsingfors och Åbo samt stugor på de röda granitklipporna i den åländska skärgården.

Vi binder samman Sverige, Åland och Finland och är det rederi som flest svenskar föredrar. Hos oss möts affärsnytta och upplevelse, professionalism och passion - alltid med havet som närmaste granne.

Är du den som ser vad som behöver göras innan någon annan hinner be om hjälp? Trivs du med att skapa ordning, ge service och få vardagen att fungera smidigt för andra? Då kan du vara den vi söker.

Om rollen

Som Office Coordinator har du en central roll i att skapa en välfungerande, trivsam och professionell arbetsplats. Du ansvarar för att kontoret fungerar smidigt i vardagen och är ett viktigt stöd till både medarbetare, chefer och besökare. Rollen kombinerar service, administration och praktisk koordinering och passar dig som trivs med att ta ansvar, arbeta självständigt och bidra där det behövs.

Dina huvudsakliga arbetsuppgifter

Som Office Coordinator ansvarar du för den dagliga driften av vårt kontor och bidrar till en välkomnande och välorganiserad arbetsplats. Du fungerar som en naturlig kontaktpunkt i praktiska och administrativa frågor samt arbetar med bland annat beställningar, fakturahantering, presentkort, post- och pakethantering och annan kontorsservice. Du tar emot besökare, stöttar verksamheten med inkommande samtal och hjälper till vid möten, aktiviteter samt onboarding och offboarding.

Rollen innehåller både administrativa och praktiska arbetsuppgifter. Förutom löpande administration hjälper du till med sådant som behöver fungera i vardagen, exempelvis att förbereda mötesrum, hantera material och utskick eller lösa praktiska frågor på kontoret.


Vem är du?


Vi söker dig som är serviceinriktad, ansvarstagande och tycker om att skapa ordning och struktur. Du tar egna initiativ, ser vad som behöver göras och har ett prestigelöst förhållningssätt. Du trivs i en varierande roll där administrativa arbetsuppgifter kombineras med praktiska inslag och är inte rädd för att hugga i där det behövs. Som person är du lösningsorienterad, självgående och har lätt för att samarbeta med andra.

Vi tror att du har erfarenhet av administration, kontorsservice eller liknande arbetsuppgifter. Du arbetar obehindrat i Microsoft 365 och kommunicerar väl på både svenska och engelska. Erfarenhet av fakturahantering eller kontorskoordination är meriterande.

Vi erbjuder

Hos oss får du en varierande och självständig roll där du blir en viktig del av verksamheten. Du får möjlighet att bidra till utvecklingen av arbetssätt och rutiner samt vara med och skapa en arbetsplats där både medarbetare och besökare känner sig välkomna.

Tjänsten är på 75 procent med arbetstid måndag till fredag och rapporterar till HR-chef. Vi tillämpar sex månaders provanställning.

Hur söker du?

Låter det intressant? Skicka din ansökan senast den 16 augusti 2026. Tjänsten är på deltid (75 %) och placering på DanvikCenter i Nacka.