Office- & Event Coordinator

REKRYTERINGSGRUPPEN I STOCKHOLM AB; Stockholms kommun; On-site; SEK 360,000 - 480,000; Full time

Job summary

REKRYTERINGSGRUPPEN I STOCKHOLM AB söker en engagerad Office Coordinator / Executive Assistant till ett centralt kontor i Stockholm. Rollen är bred med fokus på kontorsdrift, koordinering och att ge förstklassig service till interna och externa besökare.

Du kommer arbeta nära styrelseordföranden, vara navet för leverantörer, besökare och samarbetspartners samt hantera kundevent, utskick och sociala medier vid behov. Resor kan förekomma i mindre omfattning.

Qualifications

• Erfarenhet inom office management, kontorsadministration, reception eller kundservice.
• Flytande svenska och engelska i tal och skrift.
• Körkort B och bekväm med att köra bil.

Responsibilities

• Ansvara för den dagliga kontorsdriften och driftfrågor.
• Koordinera och boka möten, konferenser och event.
• Hantera inköp av mat, dryck och kontorsmaterial.
• Underhålla mötesrum, pentry och kontorsmiljö.

Skills

Kontorsledning

Kontorsadministration

Reception

Kundservice

Microsoft Office

Svenska

Engelska

Körkort B

Självgående

Organisatorisk

Tools

Microsoft Office

Job description

Vill du ha en central roll där du ansvarar för att skapa en välfungerande och trivsam arbetsplats samtidigt som du får stötta verksamheten i allt från administration och event till marknadsrelaterade initiativ? Trivs du i en miljö där du får ta stort eget ansvar och där ingen dag är den andra lik? Då kan detta vara rollen för dig.

Om tjänsten

Vi söker nu en engagerad och serviceinriktad Office Coordinator / Executive Assistant till ett exklusivt kontor centralt i Stockholm. Rollen är bred och varierad med stort fokus på kontorsdrift, koordinering och att säkerställa att både interna och externa besökare får en förstklassig upplevelse. Du blir en viktig del av verksamheten och arbetar nära styrelseordföranden samtidigt som du är den naturliga kontaktytan för leverantörer, besökare och samarbetspartners. Resor med övernattning kan förekomma vid cirka 5-10 tillfällen per år.

Arbetsuppgifter

• Ansvara för den dagliga driften av kontoret
• Koordinera och boka möten, konferenser och event
• Hantera beställningar av mat, dryck, kontorsmaterial och övriga inköp
• Säkerställa att kontor, mötesrum och pentryn håller hög standard
• Sköta leverantörskontakter och följa upp beställningar
• Vara administrativt stöd till verksamheten och styrelseordföranden
• Koordinera kundevent och aktiviteter
• Planera och organisera utskick, gåvor och goodiebags
• Vid intresse och erfarenhet bidra inom sociala medier och marknadsföring, exempelvis genom innehåll för Facebook, Instagram och TikTok

Vi söker dig som

• Har erfarenhet inom office management, kontorsadministration, reception, kundservice eller liknande
• Är van att arbeta i Microsoft Office-paketet
• Kommunicerar obehindrat på svenska och engelska
• Har B-körkort och är bekväm med att köra både manuellt växlad och automatväxlad bil
• Är självgående och trivs med att ta egna initiativ
• Har god organisatorisk förmåga och arbetar strukturerat
• Är flexibel och prestigelös i ditt arbetssätt

Personliga egenskaper

• Serviceinriktad och relationsskapande
• Social och kommunikativ
• Ödmjuk och samarbetsvillig
• Lösningsorienterad och handlingskraftig
• Prestigelös och beredd att hjälpa till där det behövs
• En person som ser helheten och får saker att hända

Du tycker om att skapa ordning, är proaktiv och motiveras av att ge stöd till verksamheten på många olika nivåer.

Övrig information

• Omfattning: Heltid
• Arbetstid: 10.00-18.00
• Tjänsten är på konsultbasis med chans till övertag efter 6 månader
• Placering: Centrala Stockholm
• Start: Så snart som möjligt