Konferenskoordinator

Hotel Riverton AB; Göteborgs kommun; On-site; SEK 360,000 - 480,000; Full time

Job summary

Hotel Riverton AB i Göteborg söker en erfaren Konferenskoordinator som fungerar som ansiktet utåt för konferensgäster. Du koordinerar och värdskapar, välkomnar gäster i konferensreceptionen och ansvarar för teknisk uppstart av möten samt säkerställer att allt flyter smidigt.

Du arbetar nära sälj, reception och kök, följer upp med kunden före och efter konferensen, och ser till att bokningar, menyer och rumslistor är korrekta i våra system.

Qualifications

• Har erfarenhet av konferens och event.
• Goda kunskaper i svenska och engelska i tal och skrift.
• Har erfarenhet av att hantera AV-utrustning och teknik.

Responsibilities

• Koordinera konferenser och grupper inför ankomst
• Hålla interna veckomöten för att koordinera nästkommande veckas konferenser
• Förbereda och tekniskt starta upp konferenser
• Välkomna grupper och säkerställa ett professionellt första intryck
• Vara kontaktperson för gäster under konferenser och lösa frågor som uppstår
• Samarbeta med sälj, reception, kök och övriga avdelningar
• Följa upp med kunden efter avslutad konferens

Skills

Social kompetens

Teknisk kunnig

Kommunikation

AV-utrustning

Självgående

Detaljfokus

Erfarenhet konferens

Engelska

Tools

Opera PMS

S&C

Job description

Nu söker vi en erfaren Konferenskoordinator till vårt team!

Vill du bli ansiktet utåt för våra konferensgäster och skapa minnesvärda möten varje dag? Vi söker dig som är social, teknikkunnig och älskar att leverera service i toppklass. Rollen är administrativ och serviceinriktad.

Som Konferenskoordinator hos oss är du en central del av konferensupplevelsen och arbetar både med koordinering och värdskap. Du välkomnar våra konferensgäster i konferensreceptionen, ansvarar för den tekniska uppstarten av möten och finns till hands under dagen för att säkerställa att allt flyter på smidigt. Samtidigt ansvarar du för koordineringen före och efter konferensen, där du följer upp med kunden, kvalitetssäkrar bokningar och menyer, hanterar rumslistor och säkerställer att all information är korrekt registrerad i våra system. Du arbetar nära både gäster och kollegor och är den viktiga länken mellan planering och genomförande.

Vi söker dig som:

• Har en hög social kompetens, är lyhörd och är en duktig kommunikatör
• Är tekniskt kunnig och trygg med att hantera AV‑utrustning (mikrofoner, presentationsutrustning, HDMI, olika typer av datorer etc.)
• Är lösningsorienterad, noggrann och gillar att ta ansvar
• Är flexibel, självgående och har ett öga för detaljer
• Har tidigare erfarenhet från konferens och event
• Kommunicerar professionellt och obehindrat på svenska och engelska både i tal och skrift
• Har goda kunskaper i Opera PMS samt S&C är meriterande
• Har ett stort hjärta för personlig service och förståelse för att kunden vill bli sedd och uppmärksammad för de behov de har just idag

I rollen ingår bland annat att:

• Koordinera konferenser och grupper tillsammans med kunden inför ankomst
• Ansvara och hålla i interna veckomöten för att koordinera nästkommande veckas konferenser med berörda avdelningar
• Förbereda och tekniskt starta upp konferenser
• Välkomna grupper och säkerställa ett professionellt första intryck
• Vara kontaktperson för gäster under pågående konferenser och lösa frågor som uppstår
• Samarbeta tätt med sälj, reception, kök och övriga avdelningar
• Följa upp med kunden efter avslutad konferens

Arbetstiderna är primärt dagtid på vardagar, men kvällar och helger förekommer. Tjänsten är en tillsvidareanställning på 100 % med 6 månaders provanställning.