Secretary

Prince Sultan University; Riyadh; On-site; SAR 67,000 - 112,000; Full time

Job summary

Prince Sultan University في الرياض يعلن عن وظيفة سكرتير إداري في أحد الأقسام الأكاديمية. ستقدّم دعماً مكتبياً وإدارياً لضمان سير العمل بكفاءة، وتُشرف على إدارة الفريق وتنسيق المواعيد والاتصالات، وتسجيل محاضر الاجتماعات وإعداد الخطابات والوثائق باللغتين العربية والإنجليزية.

يتطلب المنصب درجة بكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة، وخبرة لا تقل عن ثلاث سنوات، وإجادة تامة للغتين، ومهارات حاسوبية قوية. كما ستتولى تنظيم الجداول، إعداد التقارير والعروض، ودعم إجراءات المشتريات والفواتير مع الحفاظ

Qualifications

• إجادة تامة للغتين العربية والإنجليزية قراءةً وكتابةً وتحدثاً.
• مهارات حاسوبية قوية وإتقان حزم مايكروسوفت أوفيس.

Responsibilities

• إدارة المهام الإدارية اليومية، بما في ذلك المراسلات، إعداد الوثائق، والأرشفة، واستقبال المراجعين والرد على الاستفسارات.
• تنسيق الجداول وتنظيم الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال والمحاضر وإجراءات المتابعة.
• الحفاظ على سجلات منظمة وقواعد بيانات وملفات مشتركة لضمان سهولة ودقة استرجاع المعلومات.
• التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك الرسائل الإلكترونية والمكالمات الهاتفية والطلبات الداخلية.
• طباعة جميع الخطابات ومتابعة تصديرها للوحدات المعنية باللغتين العربية والإنجليزية.
• دعم تنسيق الجوانب اللوجستية مثل حجز القاعات والتحضير للفعاليات.
• إعداد وتنسيق التقارير والعروض التقديمية والوثائق الرسمية وفقاً للمعايير.
• المساعدة في طلبات المشتريات، ومعالجة الفواتير، وإدخال البيانات الأساسية عند الحاجة.
• ضمان السرية وحسن التعامل مع المعلومات والوثائق الحساسة.
• تقديم الدعم لأعضاء الفريق والمساهمة في تحسين الإجراءات الإدارية والفعالية.

Skills

ثنائي اللغة العربية والإنجليزية

مهارات الاتصال

إدارة الفريق

إدارة الوقت

Microsoft Office

Education

بكالوريوس في إدارة الأعمال أو مجال ذي صلة

Tools

Microsoft Office

Job description

يقوم السكرتير بتقديم دعم إداري ومكتبي أساسي في أحد الأقسام الأكاديمية في الجامعة لضمان سير العمليات اليومية للقسم بكفاءة.

ويتولى من خلال هذا الدور إدارة الفريق، وتنسيق المواعيد والاتصالات، وتسجيل محاضر الإجتماعات وإعداد الخطابات والوثائق باللغتين العربية والإنجليزية، ودعم العمليات الداخلية بما يساهم في انسيابية سير العمل وتنفيذ المهام في الوقت المناسب.

• إدارة المهام الإدارية اليومية، بما في ذلك المراسلات وإعداد الوثائق والأرشفة واستقبال المراجعين والرد على الاستفسارات لضمان سير العمل بسلاسة داخل القسم.
• تنسيق الجداول وتنظيم الاجتماعات وإعداد جداول الأعمال، والمحاضر، وإجراءات المتابعة بحسب الحاجة.
• الحفاظ على سجلات منظمة وقواعد بيانات وملفات مشتركة لضمان سهولة ودقة استرجاع المعلومات.
• التعامل مع الاتصالات الواردة والصادرة، بما في ذلك الرسائل الإلكترونية والمكالمات الهاتفية والطلبات الداخلية.
• طباعة جميع الخطابات الصادرة ومتابعة تصديرها للوحدات المعنية باللغتين العربية والإنجليزية.
• دعم تنسيق الجوانب اللوجستية مثل حجز القاعات والتحضير للفعاليات.
• إعداد وتنسيق التقارير والعروض التقديمية والوثائق الرسمية بما يتوافق مع معايير الجهة.
• المساعدة في طلبات المشتريات، ومعالجة الفواتير، وإدخال البيانات الأساسية عند الحاجة.
• ضمان السرية وحسن التعامل مع المعلومات والوثائق الحساسة.
• تقديم الدعم لأعضاء الفريق والمساهمة في تحسين الإجراءات الإدارية وتعزيز الكفاءة.
• تنفيذ ما يكلف به من أعمال أخرى داخل نطاق العمل.

المؤهلات والخبرات المطلوبة:

• درجة البكالوريوس في إدارة الأعمال، الإدارة، أو أي مجال ذي صلة.
• خبرة لا تقل عن 3سنوات في نفس المجال.
• إجادة تامة للغتين العربية والإنجليزية قراءةً وكتابةً وتحدثًا.
• إتقان مهارات الحاسب الآلي والتعامل مع برامج مايكروسوفت أوفيس.
• امتلاك سمات شخصية ومهارات تواصل متميزة.
• القدرة على إدارة الفريق والوقت وتنظيم المهام والعمل تحت الضغط بكفاءة.