سكرتير تنفيذي

Manazel Modern Homes; Riyadh; On-site; SAR 120,000 - 180,000; Full time

Job summary

تعلن شركة منازل مانازل الحديثة عن وظيفة سكرتير تنفيذي وأمين سر مجلس الإدارة في الرياض. ستقوم بتقديم الدعم الإداري والتنظيمي رفيع المستوى للإدارة العليا وتنظيم اجتماعات مجلس الإدارة وتوثيق المحاضر ومتابعة تنفيذ القرارات الاستراتيجية.

المتطلبات تشمل بكالوريوس في إدارة الأعمال أو القانون مع خبرة خمس سنوات، وإتقان تام للغة العربية والإنجليزية، ومهارات Microsoft Office وأنظمة الأرشفة الإلكترونية. ستطبق سياسات الحوكمة والامتثال وتقديم الدعم الإداري واللوجستي لقسم الموارد البشرية.

Qualifications

• المتطلبات التعليمية تشمل شهادة جامعية مناسبة في تخصص ذي صلة.
• خبرة مثبتة خمس سنوات في السكرتارية التنفيذية وأعمال أمانة سر مجالس الإدارة.
• إجادة اللغة العربية والإنجليزية كتابةً وتحدثاً.
• إتقان برامج Microsoft Office وأنظمة الأرشفة.
• سمات شخصية تشمل السرية والقدرة على التواصل مع القيادات والتعامل مع أعضاء المجلس.

Responsibilities

• تنظيم اجتماعات مجلس الإدارة والجمعيات العمومية وتوجيه الدعوات في المواعيد القانونية.
• إعداد جدول الأعمال وتجميع وتوزيع المستندات والتقارير قبل الاجتماعات.
• صياغة محاضر اجتماعات المجلس وتوثيق القرارات والتصويتات ومتابعة توقيعها.
• متابعة تنفيذ قرارات المجلس مع الإدارات التنفيذية وإعداد تقارير المتابعة.
• الحفاظ على سجلات الشركة والامتثال للنظام الأساسي والقوانين المحلية.
• إدارة المواعيد وترتيبات السفر وتنظيم اللقاءات والزيارات الرسمية.
• استقبال الضيوف والإشراف على المراسلات والاتصالات الرسمية.
• إدارة الملفات وأرشفتها إلكترونياً وورقياً مع الحفاظ على السرية.

Skills

اللغة العربية

اللغة الإنجليزية

سرية معلومات

التواصل

القدرة على تعدد المهام

الانتباه للتفاصيل

Education

بكالوريوس في إدارة الأعمال

بكالوريوس في القانون

Tools

Microsoft Office

أنظمة الأرشفة الإلكترونية

Job description

نبحث عن سكرتير تنفيذي وأمين سر لمجلس الإدارة بخبرة خمس سنوات، ليتولى تقديم الدعم الإداري والتنظيمي رفيع المستوى للإدارة العليا، بالإضافة إلى تنظيم اجتماعات مجلس الإدارة، توثيق المحاضر، ومتابعة تنفيذ القرارات الاستراتيجية لضمان سلاسة الحوكمة والعمليات الإدارية بالشركة.

بطاقة الهوية الوظيفية

• المسمى الوظيفي: سكرتير تنفيذي وأمين سر مجلس الإدارة.
• القسم: الإدارة العليا

المهام والمسؤوليات الرئيسية

أولاً: مهام أمانة سر مجلس الإدارة:

• تنظيم الاجتماعات: التنسيق لإعداد واجتماعات مجلس الإدارة والجمعيات العمومية، وتوجيه الدعوات للأعضاء في المواعيد القانونية.
• إعداد الأجندة والمستندات: تجهيز جدول الأعمال بالتعاون مع رئيس المجلس، وجمع وتوزيع ملفات الاجتماع والتقارير اللازمة على الأعضاء قبل الموعد بوقت كافٍ.
• كتابة المحاضر (Minutes): صياغة وتوثيق محاضر اجتماعات مجلس الإدارة بدقة، وتدوين القرارات والتصويتات، ومتابعة توقيعها واعتمادها.
• متابعة القرارات: مراقبة تنفيذ القرارات والتوصيات الصادرة عن المجلس مع الإدارات التنفيذية المعنية وإعداد تقارير المتابعة.
• الحوكمة والامتثال: الحفاظ على سجلات الشركة الرسمية، وضمان توافق الاجتماعات والقرارات مع النظام الأساسي للشركة والقوانين المحلية.

ثانياً: مهام السكرتارية التنفيذية والمساندة:

• إدارة المواعيد: تنظيم جدول أعمال الإدارة العليا، وتنسيق المقابلات، والاجتماعات الداخلية والخارجية.
• المراسلات والاتصالات: استقبال وتصنيف البريد الإلكتروني، وإعداد الخطابات الرسمية والتقارير الصادرة والواردة بمهنية عالية.
• إستقبال الزوار: استقبال ضيوف الإدارة العليا وعملاء الشركة بالشكل الذي يليق بالهوية المؤسسية.
• إدارة وتنظيم الملفات: بناء نظام أرشفة إلكتروني وورقي متطور يضمن سرية المعلومات وسهولة الوصول إليها بسرعة.
• الاستعداد للمساندة الإدارية: تقديم الدعم الإداري واللوجستي لقسم الموارد البشرية
• ترتيبات السفر: تنظيم حجوزات السفر، الفنادق، والتنقلات الخاصة بأعضاء مجلس الإدارة أو الإدارة التنفيذية.

المتطلبات والمؤهلات

• التعليم: بكالوريوس في إدارة الأعمال، القانون، أو أي تخصص ذي صلة.
• الخبرة: خمس سنوات خبرة مثبتة في مجال السكرتارية التنفيذية وأعمال أمانة سر مجالس الإدارة (شرط أساسي).
• المهارات اللغوية: إجادة تامة للغتين العربية والإنجليزية (تحدثاً وكتابةً صياغةً للخطابات والمحاضر).
• المهارات التقنية: احتراف تامة لمجموعة برامج Microsoft Office (خاصة Word وPowerPoint) وأنظمة الأرشفة الإلكترونية.
• المهارات الشخصية:
• كتمان الأسرار والأمانة المطلقة نظراً للاطلاع على قرارات الشركة الاستراتيجية.
• مهارات تواصل ممتازة وقدرة على التعامل مع الشخصيات القيادية وأعضاء المجلس.
• مرونة عالية وقدرة على إدارة مهام متعددة في نفس الوقت (Multitasking).
• قوة الملاحظة والدقة العالية في صياغة الجمل والعبارات القانونية والإدارية.