Executive Assistant (m/f)

Vanguard Properties Portugal; Lisboa; Presencial; EUR 28 000 - 42 000; Tempo integral

Resumo da oferta

A Vanguard Properties Portugal, maior promotor imobiliário residencial em Portugal, encontra-se em expansão e procura integrar um(a) Executive Assistant em Lisboa para apoiar diretamente o Board e a Comissão Executiva.

Este papel envolve receção, gestão de reuniões, chamadas e emails, organização de eventos e arquivo, assegurando confidencialidade e um fluxo de trabalho ativo.

Qualificações

• Formação superior em Secretariado, Administração ou área similar.
• Mínimo de 5 anos de experiência em assistência executiva ou gestão administrativa de escritório.
• Inglês avançado e conhecimentos de Francês valorizados.
• Conhecimentos intermediários de Microsoft Word, Excel, PowerPoint e Outlook.
• Excelentes competências de planeamento, organização, comunicação, relacionamento e análise.

Responsabilidades

• Receção e Serviço Administrativo.
• Apoiar diretamente o Board e a Comissão Executiva.
• Gerir chamadas, emails, correspondência e pedidos de informação.
• Apoiar os departamentos em tarefas administrativas, recolha de assinaturas e arquivo.
• Inserir documentos na plataforma de gestão documental e gerir a base de dados de contactos.
• Organizar tarefas e procedimentos do escritório, assegurando discrição e confidencialidade.
• Efetuar o agendamento de reuniões e assegurar a reserva de salas e acompanhar participantes externos.
• Garantir as condições das áreas comuns e apoiar a gestão corrente das instalações.

Descrição da oferta de emprego

A Vanguard Properties, atualmente o maior promotor imobiliário residencial a atuar em Portugal, encontra-se em fase de expansão. Com uma carteira de projetos única e de elevada qualidade, pretende reforçar a sua equipa em Lisboa, com a integração de um(a) Executive Assistant.

Principais Responsabilidades

Receção e Serviço Administrativo

• Prestar suporte direto ao Board e à Comissão Executiva.
• Apoiar a organização de eventos internos e receber e acompanhar visitantes
• Gerir chamadas, emails, correspondência e pedidos de informação
• Apoiar os departamentos em tarefas administrativas, recolha de assinaturas e arquivo
• Inserir documentos na plataforma de gestão documental e gerir a base de dados de contactos
• Organizar tarefas e procedimentos gerais do escritório, assegurando profissionalismo, discrição e confidencialidade

Apoio a Reuniões:

• Efetuar o agendamento de reuniões
• Assegurar a reserva e preparação das salas e acompanhar participantes externos.

Gestão de Escritório & Facilities:

• Garantir as condições das áreas comuns e apoiar a gestão corrente das instalações
• Apoiar o Office, Facilities & Procurement Associate sempre que necessário

Perfil:

• Formação Superior, preferencialmente em Secretariado, Administração ou áreas similares (obrigatório)
• Mínimo de 5 anos de experiência em assistência executiva e/ou gestão administrativa de escritório (obrigatório)
• Inglês avançado e conhecimentos de Francês valorizados
• Conhecimentos intermédios de Microsoft Word, Excel, PowerPoint e Outlook
• Conhecimentos de Filedoc valorizados
• Excelentes competências de planeamento, organização, comunicação, relacionamento e análise

Oferecemos:

• Integração numa empresa financeiramente sólida e em fase de crescimento;
• Participação numa estrutura financeira dinâmica, com exposição a várias empresas e projetos imobiliários de referência;