Referent/Referentka ds. obsługi kancelaryjnej

Nfm; Wrocław; Hybrid; PLN 48,000 - 68,000; Full time

Benefits offered by this job

Dofinansowanie do wypoczynku i nauki

Ubezpieczenie medyczne

MultiSport

Praca w centrum miasta

Job summary

Narodowe Forum Muzyki im. Witolda Lutosławskiego poszukuje osoby na stanowisko administracyjne w Biurze Obsługi Korespondencji. Zakres obejmuje rejestrację korespondencji, obieg dokumentów w EZD oraz obsługę biura i gości.

Wymagane jest roczne doświadczenie, biegła znajomość angielskiego, dobra organizacja pracy i umiejętność pracy pod presją. Praca w centrum Wrocławia, z możliwością rozwoju poprzez szkolenia i udział w projektach kulturalnych.

Qualifications

• Minimum roczne doświadczenie na podobnym stanowisku.
• Dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie.
• Dobra znajomość pakietu MS Office oraz urządzeń biurowych.
• Umiejętność budowania dobrych relacji, wysoka kultura osobista i komunikatywność.
• Umiejętność pracy pod presją czasu i dobra organizacja pracy.

Responsibilities

• Prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej oraz archiwizacja.
• Obsługa poczty elektronicznej i telefoniczna odbieranie połączeń.
• Obsługa Systemu EZD – obieg dokumentów.
• Obsługa gości i kreowanie pozytywnego wizerunku instytucji.
• Umawianie i organizowanie spotkań; obsługa urządzeń biurowych.

Skills

Doświadczenie w podobnym stanowisku

Dobra znajomość angielskiego

Znajomość MS Office

Komunikatywność

Dobra organizacja pracy

Praca pod presją

Samodzielność

Umiejętność budowania relacji

Odpowiedzialność

Tools

System EZD

Job description

• doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku (minimum roczne),
• dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie,
• dobra znajomość pakietu Ms Office oraz urządzeń biurowych,
• umiejętność budowania dobrych relacji, wysoka kultura osobista, komunikatywność oraz wysokie zdolności interpersonalne,
• umiejętność pracy pod presją czasu,
• samodzielność, dokładność i bardzo dobra organizacja pracy własnej,
• poczucie odpowiedzialności i zaangażowanie w wykonywane obowiązki.

Mile widziane:

• doświadczenie w pracy w systemie EZD (elektronicznego zarządzania dokumentacją),
• znajomość specyfiki działania instytucji kultury,
• znajomość innych języków obcych.

Zakres obowiązków:

• prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej, koordynacja obiegu korespondencji oraz archiwizacja,
• obsługa poczty elektronicznej, odbieranie i przełączanie rozmów telefonicznych,
• obsługa elektronicznego systemu obiegu dokumentów (System EZD – system elektronicznego zarządzania dokumentacją),
• obsługa gości odwiedzających instytucję oraz kreowanie pozytywnego wizerunku instytucji,
• umawianie i organizowanie spotkań,
• obsługa urządzeń biurowych,
• zapewnienie płynnego przepływu informacji w instytucji, przekazywanie dokumentów do odpowiednich działów/osób,
• edycja i redakcja dokumentów,
• prowadzenie rejestru delegacji, zarządzeń oraz decyzji,
• udział w prowadzeniu biura i zapewnienie jego sprawnego funkcjonowania,
• wsparcie w organizowaniu i rozliczaniu wyjazdów służbowych, w tym dokonywanie rezerwacji, dopełnianie niezbędnych formalności oraz przygotowanie dokumentów do wewnętrznych procesów administracyjnych,
• współpraca z kurierami i pocztą,
• współpraca z innymi działami firmy w zakresie obiegu dokumentów,
• udział w usprawnianiu procesów związanych z dokumentacją.
• zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy,
• możliwość zdobycia cennego doświadczenia w dynamicznie rozwijającej się instytucji kultury, udział w szkoleniach i warsztatach,
• dofinansowanie do wypoczynku oraz nauki języków obcych,
• możliwość przystąpienia do ubezpieczenia medycznego oraz programu MultiSport,
• pracę w centrum miasta z dogodną komunikacją,
• współtworzenie wyjątkowego miejsca – Narodowego Forum Muzyki.

Wymagane dokumenty:

• list motywacyjny,
• inne dodatkowe dokumenty potwierdzające kwalifikacje, wiedzę, doświadczenie lub umiejętności.

Zgodnie z art. 13 RODO informuję, że:

• administratorem danych osobowych jest Narodowe Forum Muzyki im. Witolda Lutosławskiego, pl. Wolności 1, Wrocław;
• w sprawach przetwarzania danych osobowych należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, drogą elektroniczną na adres e-mail: [e-mail];
• celem zbierania danych jest zapewnienie sprawnego przebiegu rekrutacji;
• każdemu kandydatowi do pracy przysługuje prawo dostępu do treści jego danych, prawo do ich sprostowania, prawo żądania od administratora usunięcia lub ograniczenia przetwarzania tych danych, a także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, prawo żądania zaprzestania przez administratora przetwarzania i przenoszenia danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
• przekazanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zapewnienia prawidłowego realizowania czynności w ramach rekrutacji (w przypadku nieprzekazania danych nie będzie możliwe wzięcie udziału w rekrutacji);
• dane osobowe nie będą udostępniane podmiotom trzecim;
• dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu;
• NFM nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej;
• dane osobowe będą przechowywane przez okres rekrutacji oraz przez rok od jej zakończenia (po tego terminu wszelkie dane zostaną zniszczone).