Sekretarka / Sekretarz

Nfm; Wrocław; Hybrid; PLN 42,000 - 64,000; Full time

Benefits offered by this job

Dofinansowanie do wypoczynku

Nauka języków obcych

Ubezpieczenie medyczne

MultiSport

Lokalizacja w centrum

Job summary

Narodowe Forum Muzyki im. Witolda Lutosławskiego w Wrocławiu poszukuje pracownika administracyjnego do obsługi gości oraz wsparcia biura. Zakres obejmuje prowadzenie korespondencji, organizowanie spotkań i obsługę poczty elektronicznej oraz telefonicznej.

Wymagane jest wykształcenie wyższe, minimum 1 rok doświadczenia na podobnym stanowisku oraz bardzo dobra znajomość angielskiego i MS Office. Praca w centrum miasta, z możliwością rozwoju i udziałem w szkoleniach, w dynamicznie rozwijającej się

Qualifications

• Wykształcenie wyższe zorientowane na administrację lub pokrewne.
• Doświadczenie w podobnym stanowisku min. 1 rok.
• Znajomość MS Office i administracyjnych narzędzi biurowych.
• Umiejętność budowania relacji, komunikatywność i kultura osobista.

Responsibilities

• Obsługa gości i kreowanie pozytywnego wizerunku instytucji.
• Prowadzenie rejestru korespondencji oraz archiwizacja.
• Obsługa poczty elektronicznej i telefonicznej.
• Organizowanie i umawianie spotkań.
• Obsługa urządzeń biurowych i dbałość o płynność informacji.
• Wsparcie administracyjne i przygotowywanie dokumentów do procesów.
• Udział w prowadzeniu biura, organizacja wyjazdów służbowych.

Skills

Doświadczenie 1 rok

Angielski B2

Komunikatywność

Organizacja pracy

Samodzielność

Odporność na presję

Odpowiedzialność

Education

Wykształcenie wyższe

Tools

MS Office

EZD

Job description

• doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku (min. 1 rok),
• bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie,
• dobra znajomość pakietu Ms Office oraz urządzeń biurowych,
• umiejętność budowania dobrych relacji, wysoka kultura osobista, komunikatywność oraz wysokie zdolności interpersonalne,
• umiejętność pracy pod presją czasu,
• samodzielność, dokładność i bardzo dobra organizacja pracy własnej,
• poczucie odpowiedzialności i zaangażowanie w wykonywane obowiązki.

Mile widziane:

• doświadczenie w pracy w systemie klasy EZD (elektronicznego zarządzania dokumentacją),
• znajomość specyfiki działania instytucji kultury,
• znajomość innych języków obcych.

Zakres obowiązków

• obsługa gości odwiedzających instytucję oraz kreowanie pozytywnego wizerunku instytucji,
• prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej, koordynacja obiegu korespondencji oraz archiwizacja,
• obsługa poczty elektronicznej, odbieranie i przełączanie rozmów telefonicznych,
• umawianie i organizowanie spotkań,
• obsługa urządzeń biurowych,
• zapewnienie płynnego przepływu informacji w instytucji,
• edycja i redakcja dokumentów,
• prowadzenie rejestru delegacji, zarządzeń oraz decyzji,
• udział w prowadzeniu biura i zapewnienie jego sprawnego funkcjonowania,
• wsparcie w organizowaniu i rozliczaniu wyjazdów służbowych, w tym dokonywanie rezerwacji, dopełnianie niezbędnych formalności oraz przygotowanie dokumentów do wewnętrznych procesów administracyjnych,
• zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy,
• możliwość zdobycia cennego doświadczenia w dynamicznie rozwijającej się instytucji kultury, udział w szkoleniach i warsztatach,
• dofinansowanie do wypoczynku oraz nauki języków obcych,
• możliwość przystąpienia do ubezpieczenia medycznego oraz programu MultiSport,
• pracę w centrum miasta z dogodną komunikacją,
• współtworzenie wyjątkowego miejsca – Narodowego Forum Muzyki,
• udział w wydarzeniach organizowanych przez NFM.

Wymagane dokumenty:

• CV
• List motywacyjny
• inne dodatkowe dokumenty potwierdzające posiadane kwalifikacje, wiedzę, doświadczenie lub umiejętności.

Zgodnie z art. 13 RODO informuję, że:

• administratorem danych osobowych jest Narodowe Forum Muzyki im. Witolda Lutosławskiego, pl. Wolności 1, Wrocław;
• w sprawach przetwarzania danych osobowych należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, drogą elektroniczną na adres e-mail: [e-mail];
• celem zbierania danych jest zapewnienie sprawnego przebiegu rekrutacji;
• każdemu kandydatowi do pracy przysługuje prawo dostępu do treści jego danych, prawo do ich sprostowania, prawo żądania od administratora usunięcia lub ograniczenia przetwarzania tych danych, a także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, prawo żądania zaprzestania przez administratora przetwarzania i przenoszenia danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
• przekazanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zapewnienia prawidłowego realizowania czynności w ramach rekrutacji (w przypadku nieprzekazania danych nie będzie możliwe wzięcie udziału w rekrutacji);
• dane osobowe nie będą udostępniane podmiotom trzecim;
• dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu;
• NFM nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej;
• dane osobowe będą przechowywane przez okres rekrutacji oraz przez rok od jej zakończenia (po tego terminu wszelkie dane zostaną zniszczone).

Procedura zgłoszeń wewnętrznych w NFM we Wrocławiu dostępna jest na stronie internetowej https://bip.nfm.wroclaw.pl/nfm/status-prawny/24126,Zarzadzeniew-sprawie-ustalenia-Procedury-zgloszen-wewnetrznych-w-NFM.html

Wymagania:

• wykształcenie wyższe,
• doświadczenie w pracy na podobnym stanowisku (min. 1 rok),
• bardzo dobra znajomość języka angielskiego w mowie i piśmie,
• dobra znajomość pakietu Ms Office oraz urządzeń biurowych,
• umiejętność budowania dobrych relacji, wysoka kultura osobista, komunikatywność oraz wysokie zdolności interpersonalne,
• umiejętność pracy pod presją czasu,
• samodzielność, dokładność i bardzo dobra organizacja pracy własnej,
• poczucie odpowiedzialności i zaangażowanie w wykonywane obowiązki.

Mile widziane:

• doświadczenie w pracy w systemie klasy EZD (elektronicznego zarządzania dokumentacją),
• znajomość specyfiki działania instytucji kultury,
• znajomość innych języków obcych.

Zakres obowiązków

• obsługa gości odwiedzających instytucję oraz kreowanie pozytywnego wizerunku instytucji,
• prowadzenie rejestru korespondencji przychodzącej i wychodzącej, koordynacja obiegu korespondencji oraz archiwizacja,
• obsługa poczty elektronicznej, odbieranie i przełączanie rozmów telefonicznych,
• umawianie i organizowanie spotkań,
• obsługa urządzeń biurowych,
• zapewnienie płynnego przepływu informacji w instytucji,
• edycja i redakcja dokumentów,
• prowadzenie rejestru delegacji, zarządzeń oraz decyzji,
• udział w prowadzeniu biura i zapewnienie jego sprawnego funkcjonowania,
• wsparcie w organizowaniu i rozliczaniu wyjazdów służbowych, w tym dokonywanie rezerwacji, dopełnianie niezbędnych formalności oraz przygotowanie dokumentów do wewnętrznych procesów administracyjnych,
• zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy,
• możliwość zdobycia cennego doświadczenia w dynamicznie rozwijającej się instytucji kultury, udział w szkoleniach i warsztatach,
• dofinansowanie do wypoczynku oraz nauki języków obcych,
• możliwość przystąpienia do ubezpieczenia medycznego oraz programu MultiSport,
• pracę w centrum miasta z dogodną komunikacją,
• współtworzenie wyjątkowego miejsca – Narodowego Forum Muzyki,
• udział w wydarzeniach organizowanych przez NFM.

Oferujemy:

• zatrudnienie w oparciu o umowę o pracę w pełnym wymiarze czasu pracy,
• możliwość zdobycia cennego doświadczenia w dynamicznie rozwijającej się instytucji kultury, udział w szkoleniach i warsztatach,
• dofinansowanie do wypoczynku oraz nauki języków obcych,
• możliwość przystąpienia do ubezpieczenia medycznego oraz programu MultiSport,
• pracę w centrum miasta z dogodną komunikacją,
• współtworzenie wyjątkowego miejsca – Narodowego Forum Muzyki,
• udział w wydarzeniach organizowanych przez NFM.

Wymagane dokumenty:

• CV
• List motywacyjny
• inne dodatkowe dokumenty potwierdzające posiadane kwalifikacje, wiedzę, doświadczenie lub umiejętności.

Zgodnie z art. 13 RODO informuję, że:

• administratorem danych osobowych jest Narodowe Forum Muzyki im. Witolda Lutosławskiego, pl. Wolności 1, Wrocław;
• w sprawach przetwarzania danych osobowych należy kontaktować się z Inspektorem Ochrony Danych, drogą elektroniczną na adres e-mail: [e-mail];
• celem zbierania danych jest zapewnienie sprawnego przebiegu rekrutacji;
• każdemu kandydatowi do pracy przysługuje prawo dostępu do treści jego danych, prawo do ich sprostowania, prawo żądania od administratora usunięcia lub ograniczenia przetwarzania tych danych, a także prawo sprzeciwu wobec przetwarzania danych osobowych, prawo żądania zaprzestania przez administratora przetwarzania i przenoszenia danych oraz prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, tj. Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych;
• przekazanie danych osobowych jest dobrowolne, lecz niezbędne do zapewnienia prawidłowego realizowania czynności w ramach rekrutacji (w przypadku nieprzekazania danych nie będzie możliwe wzięcie udziału w rekrutacji);
• dane osobowe nie będą udostępniane podmiotom trzecim;
• dane osobowe nie będą podlegały profilowaniu;
• NFM nie ma zamiaru przekazywać danych osobowych do państwa trzeciego lub organizacji międzynarodowej;
• dane osobowe będą przechowywane przez okres rekrutacji oraz przez rok od jej zakończenia (po tego terminu wszelkie dane zostaną zniszczone).

Procedura zgłoszeń wewnętrznych w NFM we Wrocławiu dostępna jest na stronie internetowej https://bip.nfm.wroclaw.pl/nfm/status-prawny/24126,Zarzadzeniew-sprawie-ustalenia-Procedury-zgloszen-wewnetrznych-w-NFM.html