Office Assistant / Administrative Coordinator (m/f)

Trenkwalder; Województwo pomorskie; On-site; PLN 60,000 - 90,000; Full time

Job summary

Trenkwalder w Gdańsku poszukuje kandydata na stanowisko asystenta administracyjnego, który będzie wspierać menedżerów w codziennych zadaniach biura i obsłudze kalendarza konferencji i wydarzeń.

Zakres obowiązków obejmuje obsługę korespondencji, skanowanie i wysyłanie dokumentów, zamawianie sprzętu IT/biurowego, onboarding nowych pracowników, podróże służbowe i rozliczenia, kontakt z innymi działami oraz administrację samochodową.

Qualifications

• Doświadczenie na podobnym stanowisku – co najmniej 1 rok.
• Doświadczenie we współpracy z wieloma interesariuszami.
• Dobra znajomość języka angielskiego (pisemnie i ustnie).

Responsibilities

• Wsparcie administracyjne dla managerów: kalendarz, organizacja konferencji i wydarzeń.
• Obsługa przepływu korespondencji: skanowanie, wysyłanie dokumentów, zamawianie sprzętu IT/biurowego.
• Wsparcie procesu onboardingu: plan wstępny, administracja kartami, HR dokumenty.
• Podróże i koszty: obsługa kart kredytowych, organizacja transportu, kontakt z biurem w Warszawie.
• Ogólne wsparcie dla różnych działów, komunikacja wewnętrzna, obsługa samochodów służbowych, zadania doraźne.

Skills

English

Teamwork

Communication

Proactive

Attention to detail

Organizational skills

Positive can-do attitude

Stakeholder cooperation

Tools

Microsoft Office

Job description

Co oferujemy employment contract, development in an international organization, competitive salary and benefits (lunch subvention, holiday allowance, private medical care, sport card, life insurance), extra paid vacation days, interesting and challenging career path.

Twoje zadania

support managers in administrative tasks: conference rooms callendar, events administration support, take care of correspondence flow -- scanning, sending documents, order office/IT equipment, support managers in onboarding (administration support: Intro plan, card administration, receiving HR documents and sending to Warsaw office), travel and expense related inquiries: basic credit cards info, ordering transport, office point of contact tasks, general support to all areas, internal communication platforms, support in company cars administration, add hock tasks.

Twoje kwalifikacje

experience on a similar position -- at least 1 year, experience cooperation with many stakeholders, good English, both written and spoken, good knowledge of Microsoft Office, ability to work in a team, attention to detail, good organizational skills, good communication skills, proactivity, positive can-do attitude.

Location: Gdańsk, Leona Droszyńskiego.Numer referencyjnya0tbI00000eqVOwQAM