Front Office & Administration Specialist (m/f)

Michael Page; Warszawa; On-site; PLN 67,000 - 100,000; Full time

Benefits offered by this job

Umowa o pracę

Roczna premia

Prywatna opieka medyczna

Ubezpieczenie na życie

Job summary

Michael Page dla międzynarodowej firmy inwestycyjnej z centrum Warszawy poszukuje osoby na stanowisko recepcji i wsparcia administracyjnego. Rola obejmuje obsługę recepcji, organizację biura oraz przygotowywanie spotkań i prezentacji.

Wymagane jest doświadczenie w podobnych obowiązkach, biegła znajomość angielskiego (C1) oraz doskonałe kompetencje organizacyjne i obsługa MS Office, zwłaszcza PowerPoint. Praca stacjonarna w godzinach 9:00–18:00.

Qualifications

• Doświadczenie na stanowisku recepcyjnym/administracyjnym.
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego (C1).
• Gotowość do pracy stacjonarnej w godzinach 9:00–18:00 i lunch.
• Wysoko rozwinięte umiejętności organizacyjne i priorytetyzacja zadań.
• Otwartość na różnorodne zadania i elastyczne podejście do obowiązków.
• Dobra znajomość MS Office, w szczególności PowerPoint.
• Doświadczenie w usługach profesjonalnych/ finansowych mile widziane.

Responsibilities

• Obsługa recepcji oraz pełnienie roli pierwszego punktu kontaktu dla gości i partnerów biznesowych.
• Organizacja pracy biura, w tym zamawianie artykułów biurowych i spożywczych.
• Koordynowanie obiegu dokumentów, przesyłek i korespondencji.
• Organizacja spotkań, wideokonferencji oraz przygotowywanie sal konferencyjnych.
• Wsparcie w organizacji podróży służbowych i rozliczaniu kosztów delegacji.
• Zarządzanie kalendarzami wybranych członków zespołu.
• Przygotowywanie i edycja prezentacji oraz materiałów biznesowych.
• Współpraca z dostawcami usług, administracją budynku oraz wsparcie w obszarze facility management.
• Organizacja lunchów, śniadań biznesowych i niewielkich wydarzeń firmowych.
• Bieżące wsparcie administracyjne zespołu inwestycyjnego i działu administracji.

Skills

Reception experience

Organizational skills

Communication skills

English (C1)

Tools

Microsoft Office

PowerPoint

Job description

• Rola łącząca recepcję, administrację i wsparcie biznesowe
• Praca stacjonarna, Centrum Warszawy

O naszym kliencie

Naszym klientem jest międzynarodowa firma inwestycyjna.

Opis stanowiska

• Obsługa recepcji oraz pełnienie roli pierwszego punktu kontaktu dla gości i partnerów biznesowych.
• Organizacja pracy biura, w tym zamawianie artykułów biurowych i spożywczych.
• Koordynowanie obiegu dokumentów, przesyłek i korespondencji.
• Organizacja spotkań, wideokonferencji oraz przygotowywanie sal konferencyjnych.
• Wsparcie w organizacji podróży służbowych i rozliczaniu kosztów delegacji.
• Zarządzanie kalendarzami wybranych członków zespołu.
• Przygotowywanie i edycja prezentacji oraz materiałów biznesowych.
• Współpraca z dostawcami usług, administracją budynku oraz wsparcie w obszarze facility management.
• Organizacja lunchów, śniadań biznesowych i niewielkich wydarzeń firmowych.
• Bieżące wsparcie administracyjne zespołu inwestycyjnego i działu administracji.

Profil kandydata

• Doświadczenie na stanowisku recepcyjnym, administracyjnym lub asystenckim.
• Bardzo dobra znajomość języka angielskiego, minimum C1, umożliwiająca codzienną współpracę międzynarodową.
• Otwartość na pracę stacjonarną w godzinach 9:00-18:00 z wliczoną godzinną przerwę na lunch.
• Wysoko rozwinięte umiejętności organizacyjne i umiejętność samodzielnego ustalania priorytetów.
• Otwartość na różnorodne zadania i elastyczne podejście do obowiązków.
• Wysoka kultura osobista, profesjonalizm i umiejętność budowania relacji oraz komunikacji z osobami na różnych szczeblach organizacji.
• Proaktywność, inicjatywa i gotowość do działania.
• Dobra znajomość pakietu MS Office, w szczególności PowerPoint.
• Mile widziane doświadczenie w środowisku usług profesjonalnych, finansowym lub w mniejszych, dynamicznych organizacjach.

Oferujemy

• Umowę o pracę i stabilne zatrudnienie w organizacji o bardzo niskiej rotacji pracowników.
• Możliwość codziennej współpracy z doświadczonym zespołem administracyjnym i biznesowym.
• Ekspozycję na międzynarodowe środowisko oraz bliską współpracę z osobami pełniącymi kluczowe role w organizacji.
• Pensję podstawową oraz roczną premię.
• Prywatną opiekę medyczną oraz dofinansowanie do aktywności sportowej po okresie próbnym.
• Ubezpieczenie na życie ze składką kapitałową.
• Możliwość rozwoju w obszarze administracji, koordynacji biura i wsparcia biznesu wraz z sukcesywnym rozwojem obszaru odpowiedzialności.