Secretaria Ejecutiva Trujillo

ALZA PERU GROUP S.A.C.; Trujillo; Presencial; PEN 28.000 - 38.000; Jornada completa

Descripción de la vacante

ALZA PERU GROUP S.A.C. busca un Técnico en Secretariado para apoyar la gestión administrativa y operativa de la Gerencia General. El/la candidato/a coordinará agendas, atención a visitas y servicios de oficina, manteniendo documentos y suministros en orden.

Se requiere 0–1 año de experiencia, manejo intermedio de Microsoft Office y buena presencia. La empresa ofrece ambiente corporativo y oportunidades de crecimiento en Trujillo, La Libertad, Perú.

Formación

• Técnico en Secretariado o Administración con 0–1 año de experiencia.
• Inglés básico y Microsoft Office Intermedio.
• Organización, multitarea y atención al detalle.
• Buena presencia y comunicación asertiva.

Responsabilidades

• Actualizar vigencias de poder y copias literales emitidas por SUNARP; custodiar documentos y movilizarlos hacia notarías.
• Administrar la agenda de la Gerencia General, coordinar reuniones y gestionar requerimientos.
• Brindar soporte operativo a la sala de reuniones y la sala de juntas para sesiones de Directorio y visitas fiscales.
• Controlar y remitir reportes de caja chica; gestionar recibos y su archivado digital.
• Atender recepción, orientar a visitantes y canalizar comunicaciones internas y externas.
• Gestionar mensajería y documentación corporativa entre áreas; asegurar firmas de entrega.
• Generar y registrar Solicitudes de Pedido y hacer seguimiento hasta la recepción en Logística.
• Dar seguimiento a facturas y pagos; verificar estatus de correos y pagos.
• Gestionar cuentas de usuario y licencias de Microsoft 365 para el grupo, apoyo a TI.
• Elaborar cargos de entrega y hacer control de mobiliario y equipos asignados.
• Mantener oficinas: abastecimiento, mantenimiento y coordinación de descartes de producción.
• Otras funciones solicitadas por la jefatura.

Conocimientos

Inglés

Microsoft Office

Organización

Multitarea

Atención al Detalle

Rigurosidad Documental

Comunicación Asertiva

Relacionamiento Institucional

Buena presencia

Educación

Técnico en Secretariado

Herramientas

Microsoft Office

Descripción del empleo

¿Qué buscamos en tu perfil?

• Técnica en Secretariado, Administración, afines 0 a 1 año de experiencia.
• Ingles Microsoff Office Intermedio
• Organización Sistemática y Multitarea
• Atención al Detalle y Rigurosidad Documental
• Comunicación Asertiva y Relacionamiento Institucional
• Excelente presencia

¿Cuáles serán tus responsabilidades?

• Actualizar y realizar el seguimiento a las vigencias de poder y copias literales (empresas y vehículos) emitidas por la SUNARP, encargándose de la custodia de los documentos legales y su movilización externa hacia notarías o estudios jurídicos.
• Administrar de manera proactiva la agenda de la Gerencia General, coordinando reuniones, compromisos diarios y canalizando los requerimientos o solicitudes de jefes y subgerentes.
• Programar, coordinar y brindar soporte operativo integral a la sala de reuniones y sala de juntas, asegurando la correcta atención y logística requerida para las sesiones de Directorio y visitantes de alto nivel.
• Elaborar, controlar y remitir los reportes periódicos de caja chica para la Administración y Gerencia, gestionando además la descarga, control y archivo digital de los recibos de proveedores.
• Brindar atención presencial en la recepción principal de la compañía, orientando a los visitantes, clientes o proveedores, y canalizando de manera asertiva las comunicaciones internas y externas.
• Gestionar el envío, recepción, distribución física y control de la mensajería y documentación corporativa entre las distintas áreas de la organización, garantizando la firma de los cargos de entrega correspondientes
• Generar y registrar las Solicitudes de Pedido (SP) correspondientes a los requerimientos de la Administración y la Gerencia General, realizando el seguimiento continuo del proceso hasta su recepción final por el área de Logística.
• Realizar el seguimiento técnico a las solicitudes del área administrativa, validando el estado de las facturas, correos enviados y verificando el estatus de los pagos realizados o pendientes.
• Gestionar, coordinar y actualizar las cuentas de usuario y licencias de Microsoft 365 de todas las empresas del grupo, brindando un soporte operativo directo al área de TI.
• Elaborar los cargos de entrega oficiales, realizando el control, seguimiento del mobiliario y los equipos tecnológicos asignados a cada colaborador de la organización.
• Mantener las oficinas operativas coordinando el abastecimiento de útiles, agua y mantenimiento de equipos; asimismo, coordinar la venta y despacho de los descartes de producción bajo las directrices establecidas.
• Otras funciones que indique mi jefatura inmediata.