Dokumentasjonsforvalter

Sverre-Andreas Hestevik; Oslo; On-site; NOK 520,000 - 750,000; Full time

Job summary

Spurveien Trikken AS søker en engasjert og strukturert dokumentasjonsforvalter til Teknisk enhet Sporvogn i Vognavdelingen. Stillingen rapporterer til fagansvarlig RAMS og har en sentral rolle i forvaltning, utvikling og kvalitetssikring av dokumentasjon og dokumentasjonssystemer gjennom hele livssyklusen.

Hos oss vil du bidra til at viktig teknisk dokumentasjon, prosesser og styringssystemer er oppdaterte, tilgjengelige og brukervennlige.

Qualifications

• Relevant høyere utdanning eller erfaring innen dokumentasjonsforvaltning, dokumentkontroll eller informasjonsforvaltning.
• Erfaring fra tekniske virksomheter og skjæringspunktet mellom systemforvaltning, dokumentasjon og prosessutvikling.

Responsibilities

• Være systemansvarlig for Gemsys og kontaktpunkt mot systemleverandøren.
• Administrere relevante arkiver i ProArc samt håndtere intern og ekstern korrespondanse.
• Forvalte felles e-postkonto for kommunikasjon og oppfølging mot leverandører.
• Videreutvikle prosesser og rutiner knyttet til dokumentasjon og dokumentasjonssystemer i styringssystemet (PULS).
• Delta i utvikling, testing og oppgraderinger av dokumentasjonssystemer i samarbeid med IT, leverandører og fagmiljøer.
• Planlegge og gjennomføre opplæring innen dokumentasjon og dokumentasjonssystemer.
• Følge opp interne og eksterne ressurser for å sikre kvalitet og lukking av dokumentasjonsavvik.
• Sikre god internkontroll knyttet til roller, tilganger og lisenser.
• Bistå organisasjonen med oppdatering og videreutvikling av styringssystemet.
• Kartlegge arbeidsprosesser, utarbeide prosedyrer og bidra som prosessfasilator.
• Støtte ledere ved interne og eksterne revisjoner.

Skills

Kommunikasjon

Samarbeid

Prosessutvikling

Organisering

Education

Relevant høyere utdanning

Tools

Gemsys

ProArc

PULS

Job description

Vil du være med på å sikre struktur, kvalitet og kontroll i dokumentasjonen som holder Oslo i bevegelse?

Spurveien Trikken AS søker en engasjert og strukturert dokumentasjonsforvalter til Teknisk enhet Sporvogn i Vognavdelingen. Stillingen rapporterer til fagansvarlig RAMS og har en sentral rolle i forvaltning, utvikling og kvalitetssikring av dokumentasjon og dokumentasjonssystemer gjennom hele livssyklusen.

Hos oss vil du bidra til at viktig teknisk dokumentasjon, prosesser og styringssystemer er oppdaterte, tilgjengelige og brukervennlige. Du vil samarbeide tett med tekniske fagmiljøer, ledere, IT og systemleverandører, og være en viktig bidragsyter i arbeidet med kontinuerlig forbedring.

Dette vil du jobbe med

Som dokumentasjonsforvalter vil du blant annet:

• Være systemansvarlig for Gemsys og kontaktpunkt mot systemleverandøren.
• Administrere relevante arkiver i ProArc samt håndtere intern og ekstern korrespondanse.
• Forvalte felles e-postkonto for kommunikasjon og oppfølging mot leverandører.
• Videreutvikle prosesser og rutiner knyttet til dokumentasjon og dokumentasjonssystemer i styringssystemet (PULS).
• Delta i utvikling, testing og oppgraderinger av dokumentasjonssystemer i samarbeid med IT, leverandører og fagmiljøer.
• Planlegge og gjennomføre opplæring innen dokumentasjon og dokumentasjonssystemer.
• Følge opp interne og eksterne ressurser for å sikre kvalitet og lukking av dokumentasjonsavvik.
• Sikre god internkontroll knyttet til roller, tilganger og lisenser.
• Bistå organisasjonen med oppdatering og videreutvikling av styringssystemet.
• Kartlegge arbeidsprosesser, utarbeide prosedyrer og bidra som prosessfasilitator.
• Støtte ledere ved interne og eksterne revisjoner.

Hvem ser vi etter?

Vi ser etter deg som har relevant høyere utdanning eller erfaring innen dokumentasjonsforvaltning, dokumentkontroll eller informasjonsforvaltning.

Du har gjerne erfaring fra tekniske virksomheter og trives i skjæringspunktet mellom systemforvaltning, dokumentasjon og prosessutvikling.

Vi tror du har erfaring med

• Dokumentkontroll eller Information Lifecycle Management (ILM)
• Dokumentasjonssystemer og digital dokumenthåndtering
• FDV-dokumentasjon
• Styringssystemer og prosessarbeid
• Opplæring og kompetanseutvikling
• Teknisk dokumentasjon som tegninger, prosedyrer og rapporter
• GDPR og håndtering av sensitiv informasjon
• Internkontroll, roller og tilgangsstyring

Det er en fordel dersom du har god teknisk forståelse og interesse for hvordan dokumentasjon støtter drift, vedlikehold og utvikling av tekniske systemer.

Personlige egenskaper

For å lykkes i rollen tror vi at du:

• Kommuniserer tydelig og samarbeider godt med ulike fagmiljøer
• Er strukturert, systematisk og nøyaktig
• Tar ansvar og eierskap til egne oppgaver
• Er opptatt av kvalitet og kontinuerlig forbedring
• Bygger gode relasjoner og skaper tillit