Voorlichter Duitsland

Werken voor Nederland; Utrecht; On-site; EUR 35,000 - 48,000; Full time

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt een communicatieve medewerker die buitenlandse plaatsen van Defensiemedewerkers coördineert en voorlichting geeft over regels en procedures per land.

Je fungeert als vraagbaak, informeert collega’s en partners, en bereidt voorlichtingen administratief voor. Het werk is afwisselend en vereist afstemming met interne en externe deskundigen.

Spreadt informatie via nieuwsbrieven en informatiemails, met aandacht voor land-specifieke regelgeving en tijdige advisering.

Qualifications

• MBO-opleiding op niveau 3 in communicatie en voorlichting.
• Ervaring in een vergelijkbare functie, bij voorkeur binnen (semi)overheid.
• Vaardigheid in digitale systemen en administratieve processen.

Responsibilities

• Voorlichting geven aan Defensiemedewerkers die in het buitenland geplaatst worden.
• Informeren over procedures en regels per land.
• Coördineren en plannen van individuele- en groepsvoorlichting.
• Voorzien van actuele informatie voor nieuwsbrieven en informatiemails.
• Administratief voorbereiden en afhandelen van voorlichtingen.
• Reserveren van ruimtes en catering voor groepsvoorlichtingen.

Skills

Sociaal en communicatief

Nederlands vloeiend

Engels

Administratieve vaardigheden

Klantgericht

Nauwkeurig

Leergierig

Education

MBO niveau 3 communicatie en voorlichting

Tools

Digitale systemen

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07

Vakgebied Reclame / communicatie / marketing / PR / voorlichting

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Verzorg jij de voorlichting voor interne Defensiemedewerkers die geplaatst worden in het buitenland? Ondersteun jij collega’s door hen te informeren over alle regels en procedures? Dan is dit jouw nieuwe baan.

In deze leuke baan met een internationaal accent, draait het om meer dan voorlichting alleen. Je bent de vraagbaak en zorgt dat de (tijdelijke) buitenland plaatsing van Defensiemedewerkers soepel kan verlopen. Je helpt de collega’s en hun partners bij de buitenlandplaatsing door middel van een voorlichting over procedures en regels.

Het is afwisselend werk waarin de details het verschil kunnen maken. Per land en per situatie kunnen de regelingen verschillen of kunnen er andere procedures van toepassing zijn. Je moet daarom meer dan eens zaken uitzoeken en bij twijfel, onduidelijkheid, complexiteit e.d. kun je altijd te rade gaan bij interne of externe deskundigen. Spreekt dit jou aan?

Om een buitenland plaatsing soepel te laten verlopen moet er veel geregeld worden, vandaar dat tijdige en de juiste voorlichting en advisering van belang is. Daarbij krijg je te maken met interne regelingen en procedures, maar moet er ook rekening gehouden worden met de voorschriften van het land van bestemming. Je geeft voorlichtingen aan de Defensiemedewerkers (en de eventuele partner) die geplaatst worden in het buitenland of aan de Defensiemedewerker die zich daarop oriënteert of terugkeert uit het buitenland, door:

• Het geven van informatie over de rechtspositie bij plaatsing in of terugkeer uit het betreffende land,
  de administratieve en facilitaire ondersteuning door DCIOD en eventueel over de lokale omstandigheden.
• Het afhandelen van klantvragen van de medewerker (en eventuele partner).
• Het vanuit de praktijkervaring doen van voorstellen voor verdere verbetering van al het voorlichtingsmateriaal.
• Het administratief voorbereiden en afhandelen van voorlichtingen.
• Het coördineren en plannen van individuele- en groepsvoorlichtingen.
• Het reserveren van diverse ruimtes in Nederland, inclusief benodigde faciliteiten en catering, voor
  groepsvoorlichtingen.
• Het zorgdragen voor het aanleveren van actuele informatie voor publicatie van nieuwsbrieven, informatiemails etc.

Er komt veel kijken bij internationale plaatsingen en voor de betrokkenen zijn het vaak spannende tijden. Het is belangrijk dat je vertrouwen uitstraalt bij de geleverde dienstverlening. Je herkent jezelf in deze eigenschappen:

• Sociaal en communicatief vaardig. Je kunt zaken in woord en geschrift helder verwoorden en weet de juiste toon aan te slaan. Voorlichting en advisering spreken je aan.
• Je spreekt en schrijft foutloos Nederlands. Je kan je goed uitdrukken in een andere taal waaronder Engels.
• Administratief sterk. In een traject met veel papieren en systemen is het prettig als administratieve werkzaamheden je geen extra moeite kosten.
• Service- en klantgericht. Je laat in je doen en laten zien dat je oog hebt voor de situatie van de collega en zijn/haar gezin en concrete voorlichting biedt.
• Nauwkeurig met een goed oog voor detail.
• Nieuwsgierig en leergierig. Je vind het leuk om zaken in andere landen uit te zoeken en die inzichten te delen met collega’s.

Wat neem je mee?

• Een afgeronde mbo-opleiding op niveau 3, bij voorkeur in communicatie en voorlichting.
• Ervaring in een vergelijkbare functie, liefst binnen (semi)overheid of een complexe organisatie.
• Vaardigheid in het werken met digitale systemen en administratieve processen.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 07 - Burgerschaal IBBAD 07

Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

Maandsalaris €3.096,00 - €4.289,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur 24 maanden

Minimaal aantal uren per week

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Deze vacature staat niet open voor acquisitie.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.

Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.

De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!

Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.

Spreekt dit jou aan en sluit de vacature aan op jouw profiel?

De werkzaamheden worden verricht binnen de Divisie Personeel & Organisatie Defensie (DPOD) ressorterend onder het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).

De DPOD is één van de divisies van het DOSCO. De DPOD bestaat uit zeven dienstencentra en de MD-groep.

De DPOD ondersteunt de defensieonderdelen met P&O-dienstverlening. Zij biedt daartoe kennis aan over het P&O-functiegebied en verleent diensten aan leidinggevenden, P&O-functionarissen en defensiewerknemers binnen het gehele spectrum van de personele dienstverlening. Hiermee draagt DPOD bij aan de personele gereed stelling van Defensie en het uitvoeren van goed werkgeverschap. De operationele commando’s (OPCO’s) kunnen zich hierdoor maximaal richten op de uitvoering van de primaire taakstelling van Defensie.

Het Dienstencentrum Internationale Ondersteuning Defensie (DC IOD) is de uitvoeringsverantwoordelijke en het kenniscentrum van Defensie voor de internationale HR- en Relocation Services voor Nederlandse defensiemedewerkers (en hun gezinsleden) geplaatst bij nationale en internationale onderdelen of organisaties in het buitenland, in de overzeese gebieden binnen het Koninkrijk en bij internationale organisaties in Nederland.

Het DCIOD bestaat uit een commandogroep, een afdeling Juridische Zaken, een afdeling Relocation Services en een afdeling HR Services.

Voor meer informatie over deze vacature:

De heer M.P. Janssen, Regiocommandant Duitsland

[e-mail]

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Mevrouw M.M.J. van de Kracht-Engbersen, P&O-adviseur

[e-mail]