Medewerker Frontoffice

Werken voor Nederland; Utrecht; Presencial; EUR 33 000 - 41 000; Tempo integral

Vantagens oferecidas por esta oferta de emprego

IKB-regeling

Resumo da oferta

Ministerie van Defensie zoekt een administratief sterke professional voor de frontoffice van het DC IOD. Je behandelt vragen van militairen en burgers die tijdelijk elders worden geplaatst en werkt aan correcte HR- en relocatiedocumentatie vanuit Utrecht.

Je acteert als eerste aanspreekpunt, bewaakt interne procedures en schakelt bij vragen met deskundigen. Een zorgvuldige, communicatieve en proactieve houding is vereist voor deze multi-landchallenge.

Qualificações

• Een afgeronde mbo-opleiding op niveau 3.
• Ervaring in een vergelijkbare functie.
• Vaardigheid in digitale systemen en administratieve processen.
• Interesse in internationale regelingen en administratieve vraagstukken.

Responsabilidades

• Verwerken van vragen die binnenkomen via telefoon, e-mail of het interne systeem HRHD (Human Resource Help Desk).
• Verzamelen van benodigde plaatsingsgegevens.
• Toetsen of alle benodigde informatie en bescheiden aanwezig zijn en voldoen aan de voorschriften.
• Nader uitzoeken wat er nodig is in de landen van bestemming en hoe daarin voorzien kan worden.
• Fungeeren als vraagbaak voor collega’s in binnen- en buitenland over regelgeving rondom internationale plaatsingen.
• Overleggen met collega’s bij complexe vraagstukken.
• Meedenken en doen van voorstellen om processen en informatie over landen te verbeteren.

Conhecimentos

Administratief sterk

Sociaal en communicatief vaardig

Service- en klantgericht

Nauwkeurig

Nieuwsgierig en leergierig

Formação académica

MBO-opleiding niveau 3

Descrição da oferta de emprego

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 05 - Burgerschaal IBBAD 05

Vakgebied Administratief / secretarieel

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Verwerk jij de vragen van militairen die overgeplaatst zijn naar het buitenland? Is nauwkeurig werken en werken volgens de interne regelingen en procedures jouw kracht? Zet dan jouw administratieve talent in bij Bureau Frontoffice.

Defensie is volop in beweging en zal in de komende jaren verder groeien. We zijn nu al een van de grootste werkgevers van het Koninkrijk met meer dan 75.000 militairen, reservisten en burgers in dienst. Zij rekenen op een organisatie die hen ondersteunt en faciliteert. Je verwerkt inkomende vragen van militairen die in het buitenland geplaatst zijn of worden over rechtspositie, declaraties, toelages en huisvesting. Je kijkt of je de vragen zelf kan beantwoorden of dat deze naar de backoffice doorgezet moeten worden. De vragen beantwoord je veelal via het interne systeem, e-mail en telefoon.
Het is afwisselend werk waarin de details het verschil kunnen maken. Jouw zorgvuldigheid en nauwkeurige manier van werken komen daarbij goed van pas om ervoor te zorgen dat de zaken administratief kloppen. Per land en per situatie kunnen de regelingen verschillen of kunnen er andere procedures van toepassing zijn. Je moet daarom meer dan eens zaken uitzoeken en bij twijfel, onduidelijkheid, complexiteit en dergelijk kun je altijd te rade gaan bij interne deskundigen die eventueel op een andere afdeling werken.

Waar ga je werken?
Je komt te werken bij het bureau frontoffice van het Dienstencentrum Internationale Ondersteuning Defensie (DCIOD), onderdeel van de Divisie Personeel & Organisatie Defensie (DPOD) van het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Het DCIOD is het centrale aanspreekpunt voor alle internationale HR- en relocatiediensten binnen Defensie. Hier ondersteunen we militairen en burgers die tijdelijk elders worden geplaatst — binnen internationale organisaties in Nederland, in het buitenland, of in overzeese delen van het Koninkrijk.
Het DCIOD bestaat uit een commandogroep, een afdeling Juridische Zaken, een afdeling Relocation Services en een afdeling HR Services. Jij maakt zelf deel uit van een klein, betrokken team dat zorgt voor correcte, tijdige en zorgvuldige administratieve ondersteuning. De eerste maanden werk je tijdens het inwerktraject elke dag op kantoor Utrecht. Daarna werk je minimaal 2 dagen per week op kantoor.

Wat ga je doen?
Om een buitenland plaatsing soepel te laten verlopen moet er veel geregeld worden, ook administratief. Daarbij krijg je te maken met interne regelingen en procedures, maar moet er ook rekening gehouden worden met de voorschriften van het land van bestemming. De volgende werkzaamheden zijn kenmerkend voor wat je allemaal gaat doen:

• Verwerken van vragen die binnenkomen via telefoon, e-mail of het interne systeem HRHD (Human Resource Help Desk).
• Verzamelen van benodigde plaatsingsgegevens.
• Toetsen of alle benodigde informatie en bescheiden aanwezig zijn en voldoen aan de voorschriften.
• Nader uitzoeken van wat er nodig is in de landen van bestemming en hoe daarin voorzien kan worden. Gebruik maken van internet, mail en telefoon.
• Fungeren als vraagbaak voor collega’s in binnen- en buitenland over regelgeving rondom internationale plaatsingen.
• Overleggen met collega's bij complexe vraagstellingen.
• Meedenken en doen van voorstellen om processen en informatie over landen te verbeteren.

Wie ben jij?
Er komt veel kijken bij internationale plaatsingen en voor de betrokkenen zijn het vaak spannende tijden. Het is belangrijk dat je vertrouwen uitstraalt bij de geleverde dienstverlening. Je herkent jezelf in deze eigenschappen:

• Administratief sterk. In een traject met veel papieren en systemen is het prettig als administratieve werkzaamheden je geen extra moeite kosten.
• Sociaal en communicatief vaardig. Je kunt zaken in woord en geschrift helder verwoorden en weet de juiste toon aan te slaan.
• Service- en klantgericht. Je laat in je doen en laten zien dat je oog hebt voor de situatie van de collega en zijn/haar gezin en concrete hulp biedt.
• Nauwkeurig met een goed oog voor detail.
• Nieuwsgierig en leergierig. Je vind het leuk om zaken in andere landen uit te zoeken en die inzichten te delen met collega’s.

Wat neem je mee?
• Een afgeronde mbo-opleiding op niveau 3, bij voorkeur in een administratieve richting.
• Ervaring in een vergelijkbare functie, liefst binnen (semi)overheid of een complexe organisatie.
• Vaardigheid in het werken met digitale systemen en administratieve processen.
• Interesse in internationale regelingen en administratieve vraagstukken.
• Je bent accuraat, proactief, klantgericht en denkt in oplossingen.
• Je bent communicatief vaardig en kunt goed schakelen met collega’s, juristen en medewerkers.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 05 - Burgerschaal IBBAD 05

Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

Maandsalaris €2.918,00 - €3.679,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling met zicht op vaste aanstelling

Contractduur 24 maanden

Minimaal aantal uren per week

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.
De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!
Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van faciliteit tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.

De werkzaamheden worden verricht binnen de Divisie Personeel & Organisatie Defensie (DPOD) ressorterend onder het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
De DPOD is één van de divisies van het DOSCO. De DPOD bestaat uit zeven dienstencentra en de MD-groep.
De DPOD ondersteunt de defensieonderdelen met P&O-dienstverlening. Zij biedt daartoe kennis aan over het P&O-functiegebied en verleent diensten aan leidinggevenden, P&O-functionarissen en defensiewerknemers binnen het gehele spectrum van de personele dienstverlening. Hiermee draagt DPOD bij aan de personele gereed stelling van Defensie en het uitvoeren van goed werkgeverschap. De operationele commando’s (OPCO’s) kunnen zich hierdoor maximaal richten op de uitvoering van de primaire taakstelling van Defensie.
Het Dienstencentrum Internationale Ondersteuning Defensie (DC IOD) is de uitvoeringsverantwoordelijke en het kenniscentrum van Defensie voor de internationale HR- en Relocation Services voor Nederlandse defensiemedewerkers (en hun gezinsleden) geplaatst bij nationale en internationale onderdelen of organisaties in het buitenland, in de overzeese gebieden binnen het Koninkrijk en bij internationale organisaties in Nederland.
Het DCIOD bestaat uit een commandogroep, een afdeling Juridische Zaken, een afdeling Relocation Services en een afdeling HR Services.

Voor meer informatie over deze vacature:

De heer A. van Ginkel
[e-mail]
0683627017