Medewerker Administratie

Werken voor Nederland; Amsterdam; On-site; EUR 33,000 - 43,000; Full time

Job summary

Ministerie van Defensie zoekt twee medewerkers administratie voor de uitvoering van personeels- en financiële administratie binnen het Dienstencentrum Personeelslogistiek (DC PL). Je fungeert als vraagbaak, beheert dossiers en assisteert bij HR-processen.

Je werkzaamheden omvatten het verwerken van documenten, archiveren, opstellen van managementinformatie en het bieden van informatie over procedures. Regelmatig signaleer je verbeterpunten richting management en draag bij aan correct

Qualifications

• MBO 3 diploma (vaktechnisch algemeen)
• Kennis van HR-processen en (financiële) rechtspositie
• Kennis van medische en niet-medische administratie
• Ervaring met PeopleSoft en Microsoft Office
• Zeer goede beheersing van de Nederlandse taal
• Klantgericht, nauwkeurig en flexibel

Responsibilities

• Administratieve werkzaamheden uitvoeren en documenten verwerken
• Beheren van dossiers en archieven
• Opstellen van managementinformatie en rapportages
• Verstrekken van informatie over procedures en formulieren
• Signaleren van verbeterpunten richting management
• Dossiervorming en tijdige afhandeling van verzoeken

Skills

Administratieve vaardigheden

HR-processen

Documentbeheer

Klantgerichtheid

Nauwkeurigheid

Plannen & organiseren

Education

MBO 3-diploma

Tools

PeopleSoft

Microsoft Office

Job description

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Vakgebied Administratief / secretarieel

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Functiegroep Burger

Functieomschrijving

Wij zijn opzoek naar 2 medewerkers administratie!

Als Medewerker Administratie ben je verantwoordelijk voor de uitvoering van de personeels- en financiële administratie én fungeer je als vraagbaak binnen de organisatie.

Je houdt je onder andere bezig met:

• Administratieve werkzaamheden
• Ontvangen, verwerken en archiveren van administratieve documenten
• Beheren van selectie-, keurings-, sollicitatie- en personeelsdossiers
• Beheren van medische en niet-medische archieven
• Opstellen van managementinformatie en rapportages over aanstellings-, selectie- en keuringsprocessen
• Ondersteuning en informatieverstrekking
• Behandelen van administratieve verzoeken
• Verstrekken van informatie over procedures, formulieren en processen
• Signaleren van verbeterpunten in administratief beleid richting het management

Je beslist zelfstandig over de aanpak van administratieve verzoeken en zorgt voor een correcte en tijdige afhandeling. Daarnaast kun je, indien nodig, worden ingezet voor andere administratieve taken binnen het Bureau Gereedstelling.

Wie ben jij?

Je bent een nauwkeurige en klantgerichte administratief medewerker met kennis van HR-processen en administratieve wet- en regelgeving. Je werkt gestructureerd, communiceert helder en voelt je verantwoordelijk voor correcte en volledige dossiervorming.

Je beschikt over:

• Een MBO 3 diploma (vaktechnisch algemeen)
• Kennis van administratieve voorschriften, HR-processen en (financiële) rechtspositie
• Kennis van medische en niet-medische administratie
• Inzicht in de organisatie, werkwijzen en protocollen binnen het Dienstencentrum Personeelslogistiek
• Ervaring met geautomatiseerde gegevensverwerking (zoals PeopleSoft en Microsoft Office)
• Zeer goede beheersing van de Nederlandse taal
• Je bent klantgericht, nauwkeurig en flexibel. Je kunt plannen en organiseren, communiceert professioneel en weet wanneer je moet signaleren of doorpakken.

Arbeidsvoorwaarden

Salarisniveau Burgerschaal IBBAD 06 - Burgerschaal IBBAD 06

Salarisomschrijving Het salaris is gebaseerd op een 38-urige werkweek.

Maandsalaris €2.918,00 - €3.847,00

Dienstverband Tijdelijke aanstelling

Contractduur 12 maanden

Minimaal aantal uren per week 32

Maximaal aantal uren per week 38

Overige arbeidsvoorwaarden

Vanaf 2025 ontvangen defensiemedewerkers voortaan het vakantiegeld en de eindejaarsuitkering niet meer als afzonderlijke uitkeringen, maar bouwen ze dit maandelijks op via het Individueel Keuze Budget (IKB). Het IKB voor defensiemedewerkers bedraagt in totaal 16,33 procent van het salaris.Met het IKB kunnen defensiemedewerkers zelf beslissen wanneer, waaraan en hoeveel budget zij besteden aan tijd, geld of fiscale faciliteiten. Dit kan tot maximaal het maandelijks opgebouwde budget. Het IKB kan gebruikt worden voor:

• Maximaal 15 procent van het salaris kan maandelijks worden benut voor de uitruil van de tegemoetkoming woon-werkverkeer.
• Het maandelijkse verschil tussen de tegemoetkoming in de kosten van eigen vervoer voor woon-werkverkeer en het fiscaal maximum.
• Een fiets voor persoonlijk gebruik, inclusief fietsaccessoires en een fietsverzekering.
• Een computer die ook te gebruiken is voor werk of studie, inclusief computeraccessoires en een computerverzekering.
• Een accu of elektrische onderdelen voor een fiets.
• De betaling van de vakbondscontributie laten uitbetalen.
• Defensie verwacht de mogelijkheden van het IKB in de toekomst verder uit te breiden.

Bijzonderheden

• Wij zijn wereldwijd inzetbaar voor vrede en veiligheid. Een diversiteit in denkwijzen, perspectieven en kwaliteiten draagt bij aan het behalen van onze missie: “Beschermen wat ons dierbaar is.” Hiervoor zijn we nadrukkelijk op zoek naar nieuwe collega’s die bijdragen aan de diversiteit binnen Defensie.
• Defensie zet zich ook in om medewerkers in dienst te nemen die onder de doelgroep van de Wet banenafspraak vallen. Sta jij geregistreerd in het doelgroepenregister, dan nodigen we ook jou uit om te reageren!
• Je sollicitatiebescheiden worden uiterlijk drie maanden na afronding van de selectieprocedure vernietigd. Deze termijn is langer dan de standaard-termijn die de Algemene verordening gegevensbescherming voorschrijft. Deze langere termijn is nodig voor het geval er door een interne kandidaat een bezwaar- en/of beroepsprocedure wordt gestart.
• Conform de interne procedures worden als eerste medewerkers met een dienstverband bij het ministerie van Defensie in beschouwing genomen. Wanneer blijkt dat er geen geschikte interne kandidaat geselecteerd kan worden, worden externe belangstellenden in beschouwing genomen.

Meer over de functiegroep

Organisatienaam

Ministerie van Defensie

Organisatieomschrijving

Defensie zet zich in voor de belangen, welvaart en vrijheid van Nederland. We zijn dagelijks actief in binnen- en buitenland. Onze wereldwijde inzet versterkt de internationale samenwerking en zorgt ervoor dat mensen zich in vrijheid kunnen ontplooien. Nu en in de toekomst.
Bij het ministerie van Defensie werken ongeveer 79 duizend mensen direct en indirect aan vrede en veiligheid. Het ministerie bestaat uit het Commando Materieel & IT (COMMIT), de Bestuursstaf (het departement), de Koninklijke Marine, de Koninklijke Landmacht, de Koninklijke Luchtmacht, de Koninklijke Marechaussee, het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
Defensie is een van de grootste werkgevers van Nederland en vertoont overeenkomsten met een groot bedrijf. De operationele commando's (zee-, land- en luchtstrijdkrachten), de Marechaussee, het DOSCO en de COMMIT lijken op werkmaatschappijen.
De krijgsmacht beschermt wat ons dierbaar is. Het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO) levert daar een essentiële bijdrage aan. Met meer dan 10.000 medewerkers ondersteunen wij de landmacht, luchtmacht, marine en marechaussee altijd en overal. Dit doen wij op defensielocaties, tijdens dagelijkse werkzaamheden, op oefening en tijdens inzet. Wij zorgen ervoor dat de krijgsmacht een voorsprong heeft in het gevecht!
Bij DOSCO draag je bij aan een sterke Defensieorganisatie. Wij zijn een de veelzijdigste onderdelen van Defensie. Van catering tot bewaking, van vastgoed tot logistiek, van facilitair tot inkoop, van HR tot medische zorg, achter elke militair schuilt een team van vakmensen die 24 uur per dag ondersteuning bieden. Je hoeft overigens geen militair te zijn om bij DOSCO te werken. Bij DOSCO draait het om vakmanschap, betrouwbaarheid en verbondenheid.
Spreekt dit jou aan en sluit de vacature aan op jouw profiel?

De werkzaamheden worden verricht binnen de Divisie Personeel & Organisatie Defensie (DPOD) ressorterend onder het Defensie Ondersteuningscommando (DOSCO).
De DPOD is één van de divisies van het DOSCO. De DPOD bestaat uit zeven dienstencentra en de MD-groep.
De DPOD ondersteunt de defensieonderdelen met P&O-dienstverlening. Zij biedt daartoe kennis aan over het P&O-functiegebied en verleent diensten aan leidinggevenden, P&O-functionarissen en defensiewerknemers binnen het gehele spectrum van de personele dienstverlening. Hiermee draagt DPOD bij aan de personele gereed stelling van Defensie en het uitvoeren van goed werkgeverschap. De operationele commando’s (OPCO’s) kunnen zich hierdoor maximaal richten op de uitvoering van de primaire taakstelling van Defensie.
Je komt te werken binnen het Dienstencentrum Personeelslogistiek (DC PL) van DPOD.
Zij verbinden mensen met banen binnen en buiten Defensie en zorgen dat de in-, door- en uitstroom van defensiepersoneel goed verloopt. Zo werken we aan personele gereedstelling, opleiding, trainingen, trajecten voor werkstudenten, maatschappelijke dientijd, en reservistenaangelegenheden. Ook zijn we hét expertisecentrum op het gebied van arbeidsmarktbemiddeling, civiel onderwijs en pre-recruitment. Zij stellen de mens centraal en vormen een brug tussen de burgermaatschappij en Defensie.

Voor meer informatie over deze vacature:

Voor meer informatie over de sollicitatieprocedure:

Mevrouw R. Erlichman
[e-mail]
06 10960658