Vacature | Projectassistent

OR Consultancy; Doorn; Hybrid; EUR 29.000 - 45.000; Teilzeit

Benefits dieser Stelle

Vakantietoeslag

13e maand

Pensioenregeling

Reiskostenregeling

Thuiswerkvergoeding

Zusammenfassung

OR Consultancy zoekt een projectassistent die samen met het projectbureau 14 adviseurs ondersteunt en prioriteiten bewaakt. Je zorgt dat informatie juist bij de juiste adviseur terechtkomt, stelt offertes en opdrachtbevestigingen op en registreert alles in AFAS.

Je bewaakt de voortgang, implementeert huisstijl via sjablonen en behandelt uren, facturering en rapportages. Thuiswerken is mogelijk; de werklocatie is Doorn in landgoed Zonheuvel.

Qualifikationen

• MBO-4 werk- en denkniveau vereist.
• Commerciële en ondernemende instelling.
• Teamspeler met goede plan- en organisatietalent.
• Goede Nederlandse en Engelse taalvaardigheid; kennis van Microsoft 365 en AFAS Profit gewenst.

Aufgaben

• Ondersteunt 14 adviseurs en bewaakt de voortgang van opdrachten.
• Stelt offertes en opdrachtbevestigingen op, controleert bedragen en legt data vast in AFAS.
• Beheert AFAS-werkprocessen van aanmaak tot evaluatie en levert managementinformatie.
• Beheert e-learningmodules en ondersteunt de leeromgeving.
• Zorgt voor voorraad kantoorartikelen en verzorgt debiteuren- en inkoopadministratie.

Kenntnisse

Plannen en organiseren

Teamspeler

Klantgerichtheid

Communicatie

Financiële rapportage

Ausbildung

MBO-4 werk- en denkniveau

Tools

Microsoft 365

AFAS Profit

Jobbeschreibung

Wat ga je doen als projectassistent?

Als onderdeel van het projectbureau van OR Consultancy ondersteun je 14 adviseurs zodat ze hun werk zo efficiënt mogelijk kunnen doen. Je doet dit samen met je collega’s van het projectbureau, waarbij je elkaars werk moeiteloos kan overnemen. Je stelt prioriteiten en zorgt dat de mailbox up to date blijft.

Een greep uit de werkzaamheden:

• Schriftelijk en telefonisch geef je informatie aan klanten, waarbij je doorvraagt naar wensen en behoeftes. Je zorgt ervoor dat vragen bij de juiste adviseur terechtkomen en daadwerkelijk opgevolgd worden.
• Je stelt, in overleg met de adviseur, offertes en opdrachtbevestigingen op, en zorgt dat deze – zowel wat lay-out als taalgebruik betreft – keurig verzorgd verstuurd worden. Uiteraard controleer je of de bedragen kloppen en leg je alle data en documenten vast in het ERP-systeem. Met de adviseur stem je af wie contact met de (potentiële) klant opneemt over de gunning van de opdracht.
• Je bent verantwoordelijk voor het hele proces (aanmaken project, offerte en verzorgen digitale evaluatie na afloop) in AFAS en je bewaakt de voortgang. Overzicht hebben en houden is erg belangrijk.
• Je bewaakt en implementeert de huisstijl via de sjablonen.
• Je verwerkt de declarabele uren en zorgt dat de debiteurenadministratie de facturen verstuurt. De inkoopfacturen controleer je, zodat de crediteurenadministratie deze kan betalen. Je levert managementinformatie aan zodat het team weet hoe we er financieel voorstaan.
• Je beheert de e-learningmodules in de leeromgeving, schrijft deelnemers in en beantwoordt vragen.
• Je zorgt dat de voorraad kantoorartikelen op peil blijft, zodat niemand mis grijpt.
• Je neemt deel aan de maandelijkse teamdagen; je inbreng wordt zeker op prijs gesteld.
• En je laat je niet gek maken; morgen is er weer een dag! Het werk kent nu eenmaal pieken en dalen; geen dag is hetzelfde. Met improviseren en creatief zijn kom je een heel eind, soms komt enige stressbestendigheid goed van pas.

Wie zoeken we?

• Je hebt een MBO-4 werk- en denkniveau, een commerciële en ondernemende instelling en de mentaliteit van een teamspeler.
• Je beschikt over de ervaring en de kwaliteiten om goed te plannen en organiseren, prioriteiten te stellen, overzicht te houden en de voortgang te bewaken.
• Je stelt hoge eisen aan de kwaliteit van zowel je eigen werk als dat van anderen en streeft voortdurend verbeteringen na.
• Je beschikt over een goed gevoel voor de Nederlandse en Engelse taal en een ruime kennis van Microsoft 365. Ervaring met AFAS Profit is een pre.
• Je bent klantgericht: onderzoekt de wensen en behoeften van de klant en laat zien vanuit dat perspectief te denken en handelen. Met een flexibele en toegewijde instelling ben je het visitekaartje van het team.
• Je hebt voldoende gevoel voor cijfers om ervoor te zorgen dat facturen foutloos verstuurd worden (en er dus omzet binnenkomt) en dat de financiële rapportage klopt.

Waarom zoeken we je?

Het projectbureau heeft versterking nodig omdat collega’s pensioengerechtigd worden en stoppen met of minder gaan werken. Dat deze collega’s al bijna 40 jaar bij ons werken, zegt eigenlijk al voldoende over ons.

Wat bieden wij jou?

• Een salaris op basis van kennis en ervaring (€ 2.599 – € 4.077) bij fulltime dienstverband.
• Een dienstverband van 24-32 uur; tijdelijk voor 1 jaar, met uitzicht op een vaste aanstelling.
• Goede secundaire arbeidsvoorwaarden zoals vakantietoeslag, 13e maand, pensioenregeling, reiskostenregeling en thuiswerkvergoeding.
• Een werkplek midden in de natuur (Landgoed Zonheuvel in Doorn), al is thuiswerken ook mogelijk (dat doen je collega’s vanwege de reistijd voornamelijk).
• Een zelfsturend projectbureau, dat haar verantwoordelijkheden pakt. Je leidinggevende is Stefan Zondag, directeur OR Consultancy.
• Een klein, hecht team met een informele cultuur, binnen een grotere organisatie waarin maatschappelijk verantwoord en duurzaam ondernemen centraal staat.
• OR Consultancy is toonaangevend op het gebied van de begeleiding en advisering van medezeggenschapsorganen (ondernemingsraden, vandaar de OR in onze naam) bij complexe veranderingsprocessen (zoals reorganisaties, fusies, overnames, strategische herpositionering). Het klantenbestand is zeer divers, van profit tot non-profit, nationaal, maar vaak ook internationaal.
• Goede medezeggenschap wordt op alle niveaus van de organisatie bedreven: van achterbanbijeenkomsten tot de boardroom. Dat betekent dat je in contact komt met een grote diversiteit aan mensen en onderwerpen.
• OR Consultancy vormt samen met Odyssee, SBI Formaat en WissemaGroup de SBI Groep Opleidings- en Adviesorganisaties. Samen met Hotel & Conferentiecentrum Landgoed Zonheuvel en facilitair service centrum SBI Beheer zijn we onderdeel van SBI, een waarden-gedreven organisatie die impact creëert en inspireert. SBI draagt als Huis van Arbeidsverhoudingen en SDG House bij aan de duurzame ontwikkeling van mensen, organisaties en samenleving.
• In de basis werk je voor OR Consultancy, maar het ligt voor de hand dat de ondersteunende afdelingen binnen de SBI Groep in toenemende mate elkaars werk over kunnen nemen in geval van kwetsbaarheid door verlof en ziekte.