Junior Ambtelijk Secretaris

StudentJob; Den Haag; Hybrid; EUR 33,000 - 41,000; Part time

Benefits offered by this job

IKB: 16,50% boven basissalaris

144 vakantie-uren + 64 IKB-uren

ABP pensioen

Thuiswerkvergoeding

Reiskostenvergoeding

Opleidingsbudget IND academie

Job summary

StudentJob zoekt een junior ambtelijk secretaris die de ondernemingsraad en de vaste commissie ondersteunt. Je registreert de in- en uitgaande post en archiveert deze digitaal. Je neemt deel aan het wekelijkse overleg en bereidt de conceptagenda voor, inclusief documenten en vergaderlinks.

Je zorgt voor verslaglegging en opvolging van acties, plant vergaderruimtes en houdt de OR-mailbox schoon. Hybride werk is mogelijk en afwezigheid van remote spreken we af met de leidinggevende en OR.

Qualifications

• MBO-niveau met organisatorische en secretariële vaardigheid.
• Goede kennis van MS Office en digitale archivering.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend en werkt nauwkeurig.

Responsibilities

• Ondersteunen van de Ondernemingsraad en vaste commissie met agendavoorbereiding en verslaglegging.
• Notuleren en verslagleggen van OR- en commissievergaderingen en opvolgen van besluiten.
• Postregistratie, archivering en beheer van agenda's en vergaderruimtes; communicatie naar OR-leden.

Skills

Notuleren

Organisatie

Communicatie

Teamwork

Education

MBO-werk- en denkniveau

Tools

MS Office

MS Teams

Citrix

Job description

Dit ga je doen

\"Het leuke aan mijn functie is dat je een waardevolle bijdrage kunt leveren aan het optimaal functioneren van de medezeggenschap, dat je veel afwisseling hebt in je werk, dat je voor een groot deel zelfstandig kunt werken en tegelijkertijd deel uitmaakt van een team dat de medezeggenschap ondersteunt en waar je op terug kunt vallen,\" aldus een Management Ondersteuner.

Als junior ambtelijk secretaris ondersteun je de ondernemingsraad en een vaste commissie van de ondernemingsraad. Je registreert de in- en uitgaande post in het postregistratiesysteem en archiveert de post in het elektronisch archiefsysteem van de medezeggenschap. Je neemt deel aan het wekelijks overleg van het dagelijks bestuur van de OR. In samenspraak met de dagelijks bestuur maak je de concept agenda voor het overleg, voeg je de documenten bij de agendapunten en sla je deze op in de vergadermap van het overleg. Je informeert de OR dan wel de commissieleden over de vergadering middels een hyperlink naar de vergadermap. Je werkt veel samen met de ambtelijk secretaris van de OR.

Je zorgt voor de voorbereiding, verslaglegging en opvolging van de acties en besluiten die voortvloeien uit de overleggen van de ondernemingsraad en de vaste commissie van de ondernemingsraad. Je plant interne en externe vergaderruimtes voor de overleggen van de OR en diens commissie en informeert de leden. Je zorgt wekelijks voor de opschoning van de mailbox van de OR. Je onderhoudt de noodzakelijke functionele contacten, in- en extern. Hierbij ben je in staat om je eigen werk op een efficiënte en effectieve manier te organiseren, zonder je flexibiliteit te verliezen.

Samen met het dagelijks bestuur van de ondernemingsraad en het directiesecretariaat bepaal je de jaarlijkse vergaderplanning voor het overleg met de bestuurder.

De voornaamste elementen in jouw rol zijn:

• Samenwerken met en ondersteunen van het dagelijks bestuur en ambtelijk secretaris van de OR.
• Organiseren en plannen.
• Notuleren en verslaglegging van de overleggen van ondernemingsraad en commissie.
• Rappelleren en signaleren van knelpunten aan het dagelijks bestuur.

In deze functie behoort hybride werken tot de mogelijkheden. Wel wordt van je verwacht dat je op de (IND) locatie aanwezig bent op momenten dat het voor de uitvoering van je functie of om organisatorische redenen gewenst is, zoals bij overleg van de ondernemingsraad en een commissie van de OR. Dit gaat in overleg met je leidinggevende en het dagelijks bestuur van de OR en de vaste commissie van de OR.

Dit krijg je

• Schaal 6
  €2.943 - €3.660 (bruto)
• Arbeidsovereenkomst voor bepaalde tijd
• 12 maanden
• 32 uur
• Het salaris is gebaseerd op een werkweek van 36 uur.

Dit bieden we nog meer

• IKB: Individueel Keuze Budget (IKB) van 16,50% boven op het basissalaris. Het IKB kun je vrij besteden als extra inkomen, aan een fietsregeling, fitness abonnement, extra verlofuren of zelfs je studieschuld van max. €2.000 per jaar belastingvrij aflossen bij DUO.
• Vakantiedagen: 144 wettelijke vakantie-uren plus 64 IKB-verlofuren per jaar o.b.v. 36 uur.
• Pensioen: Je bouwt je pensioen op (27% waarvan 18,9% werkgeversbijdrage) bij het ABP, een van de grootste pensioenfondsen van Nederland.
• Verlofregelingen: Geboorteverlof, ouderschapsverlof, zorgverlof, adoptieverlof en pleegzorgverlof.
• Thuiswerkvergoeding: Hybride werken met een thuiswerkvergoeding van €2,40 per dag.
• Thuiswerkplek/verduurzaming: €750 voor het inrichten van je thuiswerkplek of het verduurzamen van jouw woning.
• Reiskostenvergoeding: 100% OV-vergoeding met de 2e klasmobiliteitsvergoeding.
• Trainingen, cursussen en opleidingen: Via onze eigen IND academie kun je opleidingen en trainingen volgen die passen bij jouw functie. Ontdek onze interne leerlijnen en maak gebruik van het opleidingsbudget om interne en externe opleidingen/trainingen te volgen voor jouw persoonlijke ontwikkeling.

Meer informatie: https://www.caorijk.nl/

Dit vragen wij

• Je beschikt over mbo-werk- en denkniveau.
• Het is een pre als je niveau 1 van de opleiding tot ambtelijk secretaris hebt gevolgd of bereid bent deze te volgen.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift.
• Je bent vaardig in het zorgvuldig notuleren van vergaderingen.
• Je hebt inzicht in de functionele omgeving van de medezeggenschap en relevante bestuurlijke relaties en hebt daarnaast kennis van logistieke, organisatorische en secretariële werkprocessen en geautomatiseerde systemen.
• Je bent klantgericht, flexibel en oplossingsgericht in je ondersteuning van medezeggenschapsleden.
• Je hebt aantoonbare ervaring en affiniteit met het werken in een digitale werkomgeving (bv MS Office, MS Teams, Citrix) en kunt jezelf goed redden met digitale middelen.

Competenties

• Klantgericht
• Flexibel
• Oplossingsgericht
• Zorgvuldig

Hier kom je te werken

Meer over BV, Mens & Organisatie (AO), BV/M&O-AOM, Ambtelijke Ondersteuning MZ

Directie Bedrijfsvoering (BV)

Bedrijfsvoering zorgt ervoor dat de IND haar taak zo goed mogelijk kan uitvoeren. De directie wil haar partners zo goed mogelijk in positie brengen, zodat we samen de opgave van de IND realiseren. De directie Bedrijfsvoering doet dit vanuit een regisserende, adviserende, kaderstellende, toetsende en ondersteunende rol: met een brede blik op het gebied van mens en organisatie, financiën, control, business intelligence, Lean, interne audits, huisvesting, facilitaire voorzieningen, inkoop, duurzaamheid en veiligheid. Dit betekent dat wij weten wat de IND nu, maar ook in de toekomst, nodig heeft zodat we duurzame en toekomstbestendig adviezen en producten leveren.

De directie Bedrijfsvoering is ongeveer 400 fte groot. De directie is opgebouwd in drie managementlagen: de directeur, een aantal tactisch managers en operationeel managers. Een deel van de uitvoering van de bedrijfsvoering is belegd in shared service organisaties, waarvoor de directie BV opdrachtgever is. Functionele kaderstelling komt via het ministerie van J&V naar de directie BV.

De directeur en de managers worden ondersteund door managementondersteuners. De inhoudelijke ondersteuning van (plaatsvervangend) directeur en de tactisch managers vindt plaats door staf adviseurs.

Afdeling Mens en Organisatie

Om een toekomstbestendige organisatie te zijn, moet de IND in staat zijn om haar werkwijze snel aan te passen aan de nieuwe werkelijkheid. Dat vraagt om een fundamentele doorontwikkeling van een nieuwe manier van werken (zelforganisatie) met daarop toegesneden leiderschap en medewerkerschap. Medewerkers die verantwoordelijkheid nemen en voelen voor hun werk, hun ontwikkeling en (verdere) professionalisering. Leiderschap dat steeds minder inhoudelijk en operationeel is, meer dienend en sturend, met meer ruimte voor strategie en verbinding en gericht op het ondersteunen van medewerkers in hun vakmanschap en ontwikkeling.

De afdeling HR bestaat uit de volgende teams:

• HR Advies.
• IND Academie.
• Beleid, Innovatie en Ontwikkeling (BIO) Beleid (BIO-Beleid).
• Management Informatie en Toegang (MIT).
• Werving,