Stafassistent Hematologie

Werkenbijumcg; Groningen; On-site; EUR 28,000 - 36,000; Full time

Job summary

WerkenbijUMCG zoekt een initiatiefrijke en collegiale stafassistent met ruime ervaring als (directie)secretaresse, managementassistent of officemanager. Je plant en organiseert complexe afspraken en werkt zelfstandig op het secretariaat.

Je houdt je bezig met agendaplanning, notuleren, e-mailverkeer, HR-ondersteuning bij het management en de organisatie van evenementen. Ervaring met MS Office, Afas Insite en Teams is een pré.

Qualifications

• Ruime ervaring als (directie)secretaresse, managementassistent of officemanager.
• Geen ervaring? vereist minimaal HBO/MBO+ niveau en relevante diploma's.
• Goede Nederlandse schrijf- en spreekvaardigheid, Engels gewenst.
• In staat om projectmatig te werken en proactief bij te dragen aan verbeteringen.

Responsibilities

• Je bereidt vergaderingen en bijeenkomsten voor en maakt hier verslagen van.
• Je bewaakt voortgang van actiepunten en handelt deze zelf af.
• Je bent de eerste contactpersoon voor het afdelingshoofd en de manager.
• Je beheert informatiestromen en levert relevante informatie (o.a. ziek- en herstelmeldingen, jaargesprekkencyclus).
• Je ondersteunt bij de administratieve taken van de manager.
• Je voert contractuele en personele wijzigingen door in AFAS.

Skills

Directiesecretaresse

Managementassistent

Officemanagement

MS Office

Afas Insite

Teams

Agendabeheer

Notuleren

Emailbeheer

HR-ondersteuning

Education

HBO/MBO+ niveau

Tools

MS Office

Afas Insite

Teams

Job description

Wij zijn op zoek naar een initiatiefrijke en collegiale stafassistent. Je hebt ruime ervaring als (directie)secretaresse, managementassistent of officemanager. Je hebt plezier in het plannen en organiseren van complexe afspraken. Je hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen en je voelt aan hoe je kunt aansluiten op verschillende persoonlijkheden. Je werkt graag zelfstandig en je kunt goed samenwerken met je collega op het secretariaat. Je haalt er voldoening uit dat de afdeling administratief op rolletjes loopt en het past bij je dat de variatie in taken groot is. Je houdt je bezig met agendaplanning, notuleren, emailverkeer, HR, ondersteuning bij de administratieve taken van het management en de organisatie van evenementen. Je hebt ervaring met systemen zoals MS Office, Afas Insite en Teams. Bovenal zijn we op zoek naar een fijne collega die pragmatisch, collegiaal en flexibel is.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• je bereidt vergaderingen en andere bijeenkomsten voor, en maakt hier verslagen van
• je bewaakt voortgang van actiepunten en handelt deze zelf af
• je bent de eerste contactpersoon voor het afdelingshoofd en de manager. Je weet dus wat er speelt, waar je op kunt anticiperen en hoe je kunt helpen prioriteren. Je vervult een belangrijke signalerende rol
• je beheert informatiestromen en zorgt voor aanlevering van relevante informatie (o.a. ziek-en herstelmeldingen, jaargesprekkencyclus, aanwezigheidslijsten, aanstellingen)
• je ondersteunt bij de administratieve taken van de manager
• je voert contractuele en personele wijzigingen door in ons personeelssysteem AFAS

• Je beschikt over een hbo/mbo+ werk- en denkniveau en bent bij voorkeur in het bezit van een relevant diploma (bijvoorbeeld directiesecretaresse, officemanagement, managementassistent).
• Je schrijft foutloos Nederlands en beheerst de Engelse taal goed in woord en geschrift.
• Je hebt aantoonbare relevante werkervaring. Idealiter heb je al eerder in een ziekenhuis of andere zorginstelling gewerkt.
• Je kunt goed projectmatig werken, je bent initiatiefrijk, je anticipeert op verplichtingen die aanstaande zijn, je komt met ideeën en voorstellen als je ruimte voor verbetering ziet.
• Je hebt gevoel voor tact, bent communicatief vaardig, punctueel, collegiaal en kordaat.
• Onder hoge druk laat jij je niet gek maken, in plaats daarvan probeer je te helpen om overzicht te houden en keuzes te maken.