Stafassistent Hematologie

United Management & Consulting Group; Winschoten; On-site; EUR 42,000 - 51,000; Full time

Benefits offered by this job

8% vakantietoeslag

8,3% eindejaarsuitkering

ABP pensioenopbouw

Job summary

UMCG Hematologie zoekt een initiatiefrijke en collegiale stafassistent met ruime ervaring als (directie)secretaresse, managementassistent of officemanager. Je plant complexen agenda's, notuleert en coördineert emailverkeer, HR-ondersteuning en de organisatie van evenementen.

Je werkt zelfstandig, anticipeert op verplichtingen en bewaakt de voortgang van actiepunten. Je beheert informatiestromen en levert relevante informatie aan, zoals ziek-/herstelmeldingen en aanwezigheidslijsten, en voert

Qualifications

• Je beschikt over een hbo/mbo+ werk- en denkniveau en bent bij voorkeur in het bezit van een relevant diploma (bijvoorbeeld directiesecretaresse, officemanagement, managementassistent).
• Je schrijft foutloos Nederlands en beheerst de Engelse taal goed in woord en geschrift.

Responsibilities

• je bereidt vergaderingen en andere bijeenkomsten voor, en maakt hier verslagen van;
• je bewaakt voortgang van actiepunten en handelt deze zelf af;
• je bent de eerste contactpersoon voor het afdelingshoofd en de manager. Je weet dus wat er speelt, waar je op kunt anticiperen en hoe je kunt helpen prioriteren. Je vervult een belangrijke signalerende rol;
• je beheert informatiestromen en zorgt voor aanlevering van relevante informatie (o.a. ziek-en herstelmeldingen, jaargesprekkencyclus, aanwezigheidslijsten, aanstellingen);
• je ondersteunt bij de administratieve taken van de manager;
• je voert contractuele en personele wijzigingen door in ons personeelssysteem AFAS.

Skills

MS Office

Afas Insite

Teams

Education

HBO/MBO+ werk- en denkniveau

Job description

Wij zijn op zoek naar een initiatiefrijke en collegiale stafassistent. Je hebt ruime ervaring als (directie)secretaresse, managementassistent of officemanager. Je hebt plezier in het plannen en organiseren van complexe afspraken. Je hebt een goed gevoel voor onderlinge verhoudingen en je voelt aan hoe je kunt aansluiten op verschillende persoonlijkheden. Je werkt graag zelfstandig en je kunt goed samenwerken met je collega op het secretariaat. Je haalt er voldoening uit dat de afdeling administratief op rolletjes loopt en het past bij je dat de variatie in taken groot is. Je houdt je bezig met agendaplanning, notuleren, emailverkeer, HR, ondersteuning bij de administratieve taken van het management en de organisatie van evenementen. Je hebt ervaring met systemen zoals MS Office, Afas Insite en Teams. Bovenal zijn we op zoek naar een fijne collega die pragmatisch, collegiaal en flexibel is.

Je werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• je bereidt vergaderingen en andere bijeenkomsten voor, en maakt hier verslagen van;
• je bewaakt voortgang van actiepunten en handelt deze zelf af;
• je bent de eerste contactpersoon voor het afdelingshoofd en de manager. Je weet dus wat er speelt, waar je op kunt anticiperen en hoe je kunt helpen prioriteren. Je vervult een belangrijke signalerende rol;
• je beheert informatiestromen en zorgt voor aanlevering van relevante informatie (o.a. ziek-en herstelmeldingen, jaargesprekkencyclus, aanwezigheidslijsten, aanstellingen);
• je ondersteunt bij de administratieve taken van de manager;
• je voert contractuele en personele wijzigingen door in ons personeelssysteem AFAS.

Afdeling Hematologie UMCG

De afdeling Hematologie van het Universitair Medisch Centrum Groningen (UMCG) is een multidisciplinaire afdeling met zorgverleners die gespecialiseerd zijn in de diagnostiek, behandeling en de nazorg van patiënten met hematologische aandoeningen. Hematologie is het specialisme dat zich bezighoudt met bloedziekten. Daartoe behoren goedaardige en kwaadaardige aandoeningen van bloed, beenmerg en lymfeklieren, maar bijvoorbeeld ook stollingsafwijkingen en bloedtransfusieproblemen. De behandelingen kunnen bestaan uit medicatie, transfusie van stollingsfactoren of bloedproducten, antistofbehandeling of cellulaire therapie (CAR T-celtherapie, autologe en allogene stamceltransplantaties). Op de afdeling werken ongeveer 250 mensen. Het secretariaat bestaat uit twee collega´s die goed samenwerken. Het secretariaat ondersteunt het afdelingshoofd en de manager, de medische staf en het MT. Het secretariaat is de organisatorische spil van de afdeling waar overzicht is over het geheel.

Wat vragen wij

• Je beschikt over een hbo/mbo+ werk- en denkniveau en bent bij voorkeur in het bezit van een relevant diploma (bijvoorbeeld directiesecretaresse, officemanagement, managementassistent).
• Je schrijft foutloos Nederlands en beheerst de Engelse taal goed in woord en geschrift.
• Je hebt aantoonbare relevante werkervaring. Idealiter heb je al eerder in een ziekenhuis of andere zorginstelling gewerkt.
• Je kunt goed projectmatig werken, je bent initiatiefrijk, je anticipeert op verplichtingen die aanstaande zijn, je komt met ideeën en voorstellen als je ruimte voor verbetering ziet.
• Je hebt gevoel voor tact, bent communicatief vaardig, punctueel, collegiaal en kordaat.
• Onder hoge druk laat jij je niet gek maken, in plaats daarvan probeer je te helpen om overzicht te houden en keuzes te maken.

Wat bieden wij

Een zelfstandige functie met fijne collega’s in een werkomgeving waar geen dag hetzelfde is. Er wordt hard gewerkt op onze afdeling, we hebben plezier met elkaar en oog voor elkaar. Je taken zijn gevarieerd en je hebt ruimte om daaraan jouw eigen invulling te geven. Het tempo is hoog, we zijn ambitieus en stellen hoge eisen aan onszelf. We vinden ons secretariaat heel belangrijk in het dagelijkse reilen en zeilen van de afdeling en die waardering dragen we ook graag uit. Je krijgt een arbeidsovereenkomst 24 uur per week voor één jaar. Het salaris bedraagt maximaal € 4.182,- bruto per maand (schaal 7) afhankelijk van opleiding en ervaring en op basis van een fulltime dienstverband. Daarnaast bieden wij je 8% vakantietoeslag, 8,3% eindejaarsuitkering en een pensioenopbouw bij het ABP, waarbij 70% van de premie door ons wordt betaald. De arbeidsvoorwaarden zijn volgens de CAO Universitair Medische Centra (CAO-UMC).

Voor vragen over de functie

Als je vragen hebt over de inhoud van de functie, vinden we het leuk om van je te horen. Neem gerust contact op.