Secretaresse Gedeputeerde Staten

VBCI; Utrecht; On-site; EUR 45,000 - 58,000; Part time

Job summary

Provincie Utrecht zoekt een Secretaresse Gedeputeerde Staten voor ondersteuning van de gedeputeerde op secretarieel gebied. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder en bewaakt de agenda en planning.

Je bereidt vergaderdossiers voor, bewaakt de voortgang van afspraken en fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties. Flexibiliteit en nauwkeurig contact zijn essentieel.

Qualifications

• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als directie- of bestuur secretaresse/assistent (C-level).
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een overheidsorganisatie.

Responsibilities

• Ondersteunen van gedeputeerde op secretarieel gebied en samenwerken met bestuursadviseur.
• Actuele complex agenda beheren en voorbereiding vergaderdossiers.
• Bewaken van de voortgang van afspraken en tijdige opvolging.
• Professioneel en vriendelijk communiceren met interne en externe relaties.
• Zoeken en onderhouden van contactpersonen; visitekaartje van de gedeputeerde zijn.

Job description

Voor de Provincie Utrecht zoeken we een Secretaresse Gedeputeerde Staten.

Startdatum: 01-11-2026
Einddatum: 30-04-2027 met optie tot verlenging
Uren per week: 32-36

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Functiebeschrijving

Jij bent verantwoordelijk voor het professioneel ondersteunen van jouw gedeputeerde op secretarieel gebied. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van jouw gedeputeerde. Samen vormen jullie een sterk team dat de gedeputeerde optimaal ondersteunt. Jij houdt de complexe agenda actueel en zorgt voor een duidelijke planning. Je bereidt vergaderdossiers voor en bewaakt de voortgang van afspraken. Als eerste aanspreekpunt communiceer je professioneel en vriendelijk, zowel met interne collega's als externe relaties.

Je kunt snel schakelen en zelfstandig beslissingen nemen ben je wel gewend. Als er een stapje extra wordt gevraagd qua inzet dan ben je daartoe bereid!
Het complexe agendabeheer vereist een nauw en zorgvuldig contact met zowel externe relaties als interne collega's. Je draagt zorg voor een adequate agendaplanning en kunt hierover indien nodig adviseren. Jij weet mensen te vinden, en zij jou als het gaat om contact met de gedeputeerde. Je bent het visitekaartje van de gedeputeerde, wat zich uit in een zorgvuldige manier van communiceren (telefonisch, per mail en overige correspondentie). Daarnaast houd je je bezig met het voorbereiden en samenstellen van dossiers voor vergaderingen.

Met jouw gedeputeerde (gedeputeerde Leefomgeving) maak je afspraken over de ondersteuningsbehoefte, zodat je de voor hem passende kwaliteit van ondersteuning kunt leveren.

Provincie Utrecht kent 5 gedeputeerden met elk een secretaresse. Dit zijn je naaste collega's. Bij ziekte en verlof nemen jullie elkaar waar.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als directie- of bestuur secretaresse/assistent (C-level).
• Je hebt minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een overheidsorganisatie.

Arbeidsvoorwaarden

Het bruto maandsalaris ligt tussen de € 4.000,- en € 5.200,- (o.b.v. 36 uur), afhankelijk van opleiding en ervaring. Deze opdracht is niet geschikt voor ZZP'ers i.v.m. de Wet DBA.