Secretaresse gedeputeerde staten 36u/w

DC Engineers B.V.; Utrecht; On-site; EUR 34,000 - 42,000; Full time

Job summary

DC Engineers B.V. in Utrecht zoekt een secretaresse ter ondersteuning van een gedeputeerde. Je beheert de agenda, bereidt vergaderdossiers voor en bewaakt de voortgang van afspraken. Je fungeert als eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties en verzorgt professionele communicatie.

Daarnaast lever je administratieve ondersteuning bij het samenstellen van dossiers en werkzaamheden voor de gedeputeerde Leefomgeving. Je werkt nauw samen met het team en collega’s van provincie Utrecht.

Qualifications

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.
• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als directie- of bestuur secretaresse/assistent (C-level).

Responsibilities

• Ondersteunen van de gedeputeerde op secretarieel gebied en samenwerken met bestuursadviseur en woordvoerder.
• Beheren van de complexe agenda en voorbereidende vergaderdossiers.
• Voorbereiden en samenstellen van vergaderdossiers en bewaken van afspraken.
• Eerste aanspreekpunt voor interne en externe relaties en professioneel communiceren.
• Zorgdragen voor adequate agendaplanning en discreet contact met alle betrokkenen.

Skills

Nederlands

Education

MBO niveau 4

Job description

Standplaats: UTRECHT

Duur: zsm - 02-05-2027

Optie tot verlenging: Ja

Reageren voor: 16-10-2026

Organisatie:

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht

Jij bent verantwoordelijk voor het professioneel ondersteunen van jouw gedeputeerde op secretarieel gebied. Je werkt nauw samen met de bestuursadviseur en de woordvoerder van jouw gedeputeerde. Samen vormen jullie een sterk team dat de gedeputeerde optimaal ondersteunt.

Jij houdt de complexe agenda actueel en zorgt voor een duidelijke planning. Je bereidt vergaderdossiers voor en bewaakt de voortgang van afspraken. Als eerste aanspreekpunt communiceer je professioneel en vriendelijk, zowel met interne collega's als externe relaties.

Je kunt snel schakelen en zelfstandig beslissingen nemen ben je wel gewend. Als er een stapje extra wordt gevraagd qua inzet dan ben je daartoe bereid!

Het complexe agendabeheer vereist een nauw en zorgvuldig contact met zowel externe relaties als interne collega's. Je draagt zorg voor een adequate agendaplanning en kunt hierover indien nodig adviseren. Jij weet mensen te vinden, en zij jou als het gaat om contact met de gedeputeerde. Je bent het visitekaartje van de gedeputeerde, wat zich uit in een zorgvuldige manier van communiceren (telefonisch, per mail en overige correspondentie). Daarnaast houd je je bezig met het voorbereiden en samenstellen van dossiers voor vergaderingen.

Met jouw gedeputeerde (gedeputeerde Leefomgeving) maak je afspraken over de ondersteuningsbehoefte, zodat je de voor hem passende kwaliteit van ondersteuning kunt leveren.

Provincie Utrecht kent 5 gedeputeerden met elk een secretaresse. Dit zijn je naaste collega's. Bij ziekte en verlof nemen jullie elkaar waar.

Toevoeging

Voor het uitoefenen van de opdracht wordt Vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de opdrachtnemer haar eigen (ICT) middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra bedrijfsmiddelen nodig zijn om het product of dienst te kunnen leveren/verlenen, dan zal opdrachtnemer deze zelf bekostigen.

De werkzaamheden behoren tot de reguliere taken van de functie medewerker secretariaat gedeputeerde staten. Dit betreft een bestaande functie binnen het functiehuis van de provincie. Je werkt zij aan zij met collega's van provincie Utrecht. Kandidaat dient de werkzaamheden persoonlijk uit te voeren. Vrije vervanging is niet toegestaan.

De opdracht wordt uitgevoerd onder leiding en toezicht. U valt onder aansturing van de manager M. Hartmans.

Functie-eisen

• Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal mbo niveau 4.


• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als directie- of bestuur secretaresse/assistent (C-level).

Wensen

• Aantoonbaar afgeronde secretariële opleiding op minimaal mbo niveau 4.


• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring als secretaresse bij een overheidsorganisatie.


• Minimaal 2 jaar aantoonbare werkervaring in een bestuurlijke omgeving, bijvoorbeeld bij een college van Gedeputeerde Staten, college van burgemeesters en wethouders, gemeenteraad of vergelijkbare bestuurlijke organisatie.

Uren: 40

Dienstverband:

Over de werkgever

DC Engineers is dé intermediair voor overheidspersoneel. Uitgegroeid van specialisten in de inrichting van de openbare ruimte tot alle facetten binnen overheidsland. Bent u werkzaam binnen de overheid dan is DC Engineers geen onbekende naam voor u.

Vaardigheden

• Er is geen minimale opleiding vereist


• Je beheerst Nederlands