Receptiemedewerker & Office Support 24 uur per week | Rotterdam Centraal

Rho; Rotterdam; On-site; EUR 15,000 - 18,000; Part time

Job summary

Rho Adviseurs in Rotterdam zoekt een gastvrije receptie met de ruimte om door te groeien naar het Bedrijfsbureau. Je begint als 24 uur per week op maandag, dinsdag en vrijdag, met receptie, telefoon en algemene administratieve taken als basis.

Daarna krijg je ruimte om bredere facilitaire en organisatorische werkzaamheden op te pakken. Je werkt op de voorkant maar helpt ook achter de schermen mee aan praktische verbeteringen en documentbeheer.

Qualifications

• Gastvrijheid combineren met zelfstandigheid en nieuwsgierigheid naar bredere werkzaamheden.
• Ervaring met receptie/frontoffice niet vereist; bereidheid om te leren en verantwoordelijkheid te nemen.
• Je werkt zelfstandig en kunt prioriteiten stellen.

Responsibilities

• Ontvangen en begeleiden van bezoekers.
• Beantwoorden en doorverbinden van telefoonverkeer.
• Beheren van de algemene mailbox en ondersteuning bij administratie.
• Ondersteunen bij vergaderingen en bij facilitaire zaken.
• Ondersteunen bij document- en informatiebeheer en bedrijfsprocessen.

Skills

Gastvrijheid

Klantgerichtheid

Zelfstandigheid

Communicatieve vaardigheden

Verantwoordelijkheid

Digitaal vaardig

Job description

Receptie als basis. Met de optie om meer te doen binnen het Bedrijfsbureau.

Werk je nu bijvoorbeeld in een receptie-, frontoffice- of hospitalityfunctie en merk je dat je toe bent aan meer? Vind je het leuk om bezoekers te ontvangen en telefonisch het eerste aanspreekpunt te zijn, maar wil je daarnaast ook organisatorische, facilitaire en administratieve werkzaamheden oppakken?

Dan kan deze functie bij Rho Adviseurs in Rotterdam een interessante volgende stap zijn.

Je werkt 24 uur per week op maandag, dinsdag en vrijdag. De receptie en telefonie blijven een belangrijk onderdeel van je functie, maar daar hoeft jouw rol niet te stoppen.

Je wordt onderdeel van ons Bedrijfsbureau. Vanuit dit team ondersteunen we de organisatie op verschillende manieren. Zodra je de dagelijkse receptiewerkzaamheden goed beheerst, krijg je de ruimte om steeds meer werkzaamheden binnen het Bedrijfsbureau op te pakken.

Wat ga je doen?

Je begint vanuit een duidelijke basis: samen met je collega's zorg je ervoor dat onze receptie goed draait en dat bezoekers en collega's prettig en professioneel worden geholpen.

Je houdt je onder andere bezig met:

• ontvangen en begeleiden van bezoekers;

• beantwoorden en doorverbinden van telefoonverkeer;

• beheren van de algemene mailbox;

• verwerken van inkomende en uitgaande post;

• ondersteunen bij vergaderingen en bijeenkomsten;

• regelen van kantoor- en facilitaire zaken;

• signaleren en oppakken van praktische zaken die gedurende de dag spelen.

Soms komen meerdere dingen tegelijk op je af. Een bezoeker meldt zich terwijl de telefoon gaat en een collega iets nodig heeft voor een bijeenkomst. Jij houdt dan overzicht, bepaalt wat eerst moet en zorgt dat mensen goed worden geholpen.

Van receptie naar een bredere rol

Dit is het onderdeel waarin deze functie zich onderscheidt van een traditionele receptiefunctie.

De receptie blijft jouw vaste basis, maar je wordt onderdeel van het Bedrijfsbureau van Rho Adviseurs. Daar gebeurt veel meer dan alleen ontvangst en telefonie.

Het Bedrijfsbureau ondersteunt de organisatie bij allerlei praktische, facilitaire, administratieve en organisatorische werkzaamheden. Dat geeft jou de mogelijkheid om je rol stap voor stap te verbreden.

Denk bijvoorbeeld aan:

• ondersteunen bij facilitaire werkzaamheden en leverancierscontacten;

• organiseren en voorbereiden van interne bijeenkomsten;

• administratieve ondersteuning binnen het Bedrijfsbureau;

• ondersteunen bij document- en informatiebeheer;

• meedenken over praktische verbeteringen binnen kantoor en organisatie;

• werken met digitale systemen en nieuwe werkwijzen;

• oppakken van andere ondersteunende werkzaamheden die passen bij jouw kwaliteiten en interesses.

We verwachten niet dat je dit allemaal vanaf je eerste werkdag kunt. Eerst leer je Rho, je collega's en de receptiewerkzaamheden goed kennen. Daarna kijken we samen waar jouw kwaliteiten liggen en welke werkzaamheden binnen het Bedrijfsbureau daarbij passen.

Voor iemand die nu vooral receptie- of frontofficewerk doet en graag een bredere ondersteunende rol wil ontwikkelen, biedt deze functie dus bewust ruimte voor een volgende stap.

Hoe ziet dat er in de praktijk uit?

Je werkdag begint bijvoorbeeld met het openen van de receptie en het bekijken van de algemene mailbox. Gedurende de ochtend ontvang je bezoekers, beantwoord je telefoontjes en help je collega's met praktische vragen.

Tussendoor bereid je een bijeenkomst voor, regel je iets met een leverancier of pak je een administratieve taak op voor het Bedrijfsbureau.

Later op de dag kan een collega jouw hulp vragen bij een organisatorische klus, werk je informatie bij in een systeem of denk je mee over hoe een praktisch proces slimmer georganiseerd kan worden.

Die combinatie maakt de functie afwisselend: je bent zichtbaar aan de voorkant van onze organisatie én helpt achter de schermen om Rho goed te laten functioneren.

Wie zoeken we?

We zoeken vooral iemand die gastvrijheid combineert met zelfstandigheid en nieuwsgierig is naar werkzaamheden buiten de receptie.

Je hoeft dus niet jarenlang ervaring binnen een Bedrijfsbureau te hebben. Belangrijker is dat je graag nieuwe dingen leert, verantwoordelijkheid durft te pakken en werk ziet liggen.

Jij:

• bent toegankelijk, servicegericht en communicatief sterk;

• vindt bezoekers ontvangen en telefonisch contact een vanzelfsprekend onderdeel van je werk;

• wil méér doen dan alleen receptie en telefonie;

• werkt zelfstandig en neemt verantwoordelijkheid;

• houdt overzicht en kunt goed prioriteiten stellen;

• ziet werk liggen en pakt uit jezelf zaken op;

• werkt zorgvuldig en bent digitaal vaardig;

• vindt het leuk om nieuwe systemen en werkwijzen te leren kennen;