Rayonsecretaris

UWV; Utrecht; In loco; EUR 28.000 - 40.000; Tempo pieno

Descrizione del lavoro

Bij Oranje in Utrecht zoekt men een Rayonsecretaris die de Rayonmanager en het management administratief en organisatorisch ondersteunt. Je fungeert als spil, behandelt ad hoc verzoeken en bewaakt prioriteiten, zodat het management zich op inhoud kan richten.

Je hebt veel klantcontact, zowel intern als extern, met UWV en gemeenten, kennisinstellingen en werkgevers. Je takenpakket omvat agendabeheer, notuleren, verslaggeving en het stroomlijnen van informatie.

Competenze

• MBO+ werk- en denkniveau vereist.
• Afgeronde secretaresseopleiding verplicht.
• Aantoonbare secretaresse-ervaring.
• Vaak met UWV-systemen werken; kennis UWV-organisatie gewenst.
• Inzicht in UWV-werkmaatschappijen en regionale taken.

Mansioni

• Intermediar tussen Rayonmanager en anderen intern en extern.
• Secretariële en administratieve taken zoals agendabeheer en mailboxbeheer Rayonmanager.
• Verzamelen, bundelen en verspreiden van managementinformatie en weekberichten.
• Plannen, voorbereiden en notuleren van vergaderingen.
• Behandelen van facturen en doen van bestellingen.
• Organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen.
• Bewaken van planning en voortgang van acties.

Conoscenze

Secretariële vaardigheden

Administratieve vaardigheden

Prioriteren

Klantgerichtheid

Communicatie

Formazione

MBO+ secretaresseopleiding

Strumenti

UWV systemen

Descrizione del lavoro

Opdrachtomschrijving

Wat ga je doen?

De Rayonsecretaris biedt secretariële, administratieve en organisatorische ondersteuning aan deRayonmanager en het Rayonmanagement zodanig dat het management zich vooral op deinhoudelijke zaken kan richten.

Het is een spilfunctie waar continue een beroep op je wordt gedaan. Er komen veel ad hocverzoeken binnen, wat betekent dat je verantwoordelijk bent om hierin constant prioriteiten testellen.

Hoewel klantgerichtheid een hoge prioriteit heeft, is de Rayonsecretaris vooral degene die deRayonmanager in staat stelt snel en efficiënt te werken. Het is jouw verantwoordelijkheid om deRayonmanager hierin optimaal te faciliteren.

Je hebt veelvuldig klantcontact intern UWV alle niveaus en met externe partijen, zoals Gemeenten(wethouders, Hoofden Werk & Inkomen en Economische zaken, beleidsmedewerkers e.d.),kennisinstellingen, werkgevers- en brancheorganisaties, re-integratiebedrijven, uitzendbureaus,Cliëntenraden, arbodienst, IWI, pers e.d.

De kerntaken van de Rayonsecretaris zijn:

• Fungeren als intermediair tussen Rayonmanager en anderen (intern en extern);
• Het vervullen van een signaalfunctie naar de Rayonmanager en andere managers metbetrekking tot wat er in de organisatie leeft;
• Uitvoeren van secretariële en administratieve zaken als agendabeheer, mailboxbeheer vande Rayonmanager;
• Plannen, voorbereiden en notuleren vergaderingen;
• Verzamelen, bundelen en verspreiden van managementinformatie en weekberichten;
• Afhandeling van facturen, doen van bestellingen;
• Zelfstandig voeren van (vertrouwelijke) correspondentie namens de Rayonmanager;
• Organiseren van vergaderingen, bijeenkomsten en evenementen;
• Bewaken planning van (project)activiteiten en de voorgang van acties;
• Afhandelen van spoedeisende routinematige zaken en het afhandelen van vragen, hetnemen van beslissingen en nabespreken hiervan met verantwoordelijken;
• Vervullen van de vraagbaakfunctie voor interne en externe contacten van deRayonmanager;
• Stroomlijnen informatie en deze doorzetten naar de medewerkers.

Wat verwachten we van je?

Je bent zelfstandig, assertief en daadkrachtig en je hebt een dienstverlenende, klantgerichte,proactieve en betrokken instelling. Je kunt zorgvuldig formuleren in notulen en mondelingecommunicatie. Je houdt van aanpakken, bent flexibel, praktisch en weet goed en op het juistemoment prioriteiten te stellen. Je hebt geen van 9 tot 5 mentaliteit, bent sociaal, attent enrepresentatief. Je beheerst de Nederlandse taal goed in woord en geschrift. Je bent goed ingevoerdin de functie en het is je verantwoordelijkheid op de hoogte te zijn van de materie waarmee deRayonmanager, het management en het team zich bezighoudt. Je kunt zelfstandig en snel deonder jouw verantwoording vallende werkzaamheden oppakken en verbetert werkprocessen waarnodig.

Iets meer over het Werkbedrijf

“Steeds meer mensen aan het werk door het bij elkaar brengen van vraag en aanbod”Om deze missie te realiseren, wil het Werkbedrijf een toonaangevende speler in de regio op hetgebied van arbeidsmarktvraagstukken zijn.

De dienstverlening van het Werkbedrijf is georganiseerd binnen de vijfendertig arbeidsmarkt-regio’s. Per arbeidsmarktregio wordt er vanuit één centrale vestiging sturing gegeven aan hetverbinden van vraag en aanbod in die betreffende regio. De regio heeft een regiefunctie op dedienstverlening die, vanuit landelijke kaders, op regionale schaal wordt vormgegeven(werkgeverservicepunt regionaal, AG, E-dienstverlening, face-to-face dienstverlening).

Functie-eisen

• MBO+ werk- en denkniveau;
• Afgeronde secretaresseopleiding;
• Aantoonbare werkervaring als secretaresse;
• Kunnen omgaan met geautomatiseerde (UWV) systemen;
• Kennis van de UWV-organisatie en globale kennis van de werkinhoudelijke zaken van het UWV;