Projectsecretaris Ruimtelijke Ordening - cluster SO

Gemeente Rotterdam; Rotterdam; On-site; EUR 42,000 - 52,000; Full time

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een projectsecretaris die teams ondersteunt bij administratieve processen rondom inhoudelijke werkzaamheden. Je regelt tijdige afhandeling van bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming en ondersteunt inkoopverzoeken en meeting planning.

Je werkt zelfstandig en flexibel, hebt een hands-on mentaliteit en uitstekende communicatieve vaardigheden in het Nederlands, zowel mondeling als schriftelijk. Reageren kan bij de afdeling Stadsontwikkeling.

Qualifications

• Je hebt een hands-on mentaliteit, bent stressbestendig en werkt graag projectmatig.
• Je werkt zelfstandig en behoudt het overzicht wanneer je schakelt tussen onderwerpen.
• Je bent punctueel, flexibel en kunt op vrijdag werken.

Responsibilities

• Registreren van bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming en bewaken van afhandelingstermijnen.
• Overleggen plannen, organiseren en voorbereiden.
• Ondersteunen bij bedrijfsvoeringsprocessen, zoals tijdschrijven en digitale archivering.
• Ondersteuning bij het inkoopproces en beantwoording van vragen.
• Ondersteuning aan team, teamleider en afdeling.

Skills

Hands-on mentaliteit

Stressbestendig

Projectmatig werken

Uitstekende communicatieve vaard

Education

MBO-niveau 4 administratie

Tools

Microsoft Office

Job description

Jouw functie

Als projectsecretaris ondersteun je teams bij het bewaken en begeleiden van administratieve processen rondom hun inhoudelijke werkzaamheden. Je zorgt onder meer voor een tijdige en correcte afhandeling van bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming. Ook ondersteun je bij inkoopverzoeken en organiseer en bereid je overleggen voor. Je werkt in een dynamische omgeving en ondersteunt waar nodig ook andere teams. Je werkt zelfstandig en flexibel en neemt verantwoordelijkheid voor een goede voortgang van de processen.

Jouw werkzaamheden

• Bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming registreren en de afhandelingstermijnen bewaken. Je grijpt tijdig in als termijnen dreigen te worden overschreden.
• Overleggen plannen, organiseren en voorbereiden.
• Ondersteunen bij bedrijfsvoeringsprocessen, zoals tijdschrijven en digitale archivering.
• Ondersteunen bij het inkoopproces, bijvoorbeeld door bestelformulieren aan te maken, de voortgang te bewaken en vragen te beantwoorden.
• Ondersteuning bieden aan het team, de teamleider en de afdeling.

Jouw profiel

Je hebt een hands-onmentaliteit, bent stressbestendig en werkt graag projectmatig. Je voelt je verantwoordelijk, werkt zelfstandig en behoudt het overzicht wanneer je tussen verschillende onderwerpen schakelt. Je werkt graag samen en durft waar nodig in te grijpen in processen en collega’s aan te spreken op hun verantwoordelijkheid. Je bent punctueel, flexibel en kunt op vrijdag werken. Je bent een generalist met uitstekende communicatieve vaardigheden en beheerst het Nederlands uitstekend, mondeling en schriftelijk.

OrganisatieOnze organisatie

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo’n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. De medewerkers van het cluster Stadsontwikkeling geven letterlijk vorm aan Rotterdam. Van investeringen in woonwijken, bedrijfsgebouwen en de wereldberoemde havens tot een efficiënt verkeersbeleid binnen een duurzame infrastructuur. Samen met publieke en private partners bouwt Stadsontwikkeling aan een stad met een sterke economie waar het aantrekkelijk wonen is.

Eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde MBO-niveau 4 opleiding, in de administratieve richting (bijvoorbeeld MBO Business Services)
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met zaaksystemen en documentmanagementsystemen
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met bestuurlijke postprocessen bij een overheidsinstantie met drie of meer managementlagen
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als (project)secretaris voor een team of afdeling
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervering met het Microsoft Office-pakket

Gunningscriteria

• Je hebt werkervaring met het schrijven en redigeren van teksten
• Je beschikt over een certificaat schrijfvaardigheid op niveau B1
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met e-Suite
• Je hebt werkervaring met agendabeheer
• Je hebt ervaring met projectmatig werken