Projectsecretaris Ruimtelijke Ordening

ELLBRU; Rotterdam; Presencial; EUR 55.000 - 62.000; Jornada completa

Ventajas ofrecidas por este puesto de trabajo

36 uur per week

Salarisschaal 10: €4.884 - €5.554

Descripción de la vacante

Gemeente Rotterdam zoekt een Projectsecretaris Ruimtelijke Ordening voor 36 uur per week. Je ondersteunt RO-teams bij tijdigheid, besluitvorming en administratieve processen; je bewaakt termijnen en documentflow.

Je hebt mbo-niveau 4 administratie en ruime ervaring met zaaksystemen, bestuurlijke post en Office. De functie vraagt zelfstandigheid, flexibel werken en samenwerking binnen een dynamische stadsontwikkeling.

Formación

• Minimaal een afgeronde MBO-niveau 4 opleiding in de administratieve richting.
• Minimaal 3 jaar werkervaring met zaaksystemen en documentmanagementsystemen.
• Minimaal 3 jaar werkervaring met bestuurlijke postprocessen bij een overheidsinstantie met drie of meer managementlagen.
• Minimaal 3 jaar werkervaring als (project)secretaris voor een team of afdeling.
• Minimaal 3 jaar werkervaring met het Microsoft Office-pakket.
• Wensen: schrijff vaardigheid en redactieniveau, tekstschrijven en redigeren.
• Certificaat schrijfvaardigheid op niveau B1.
• Minimaal 1 jaar ervaring met e-Suite.
• Ervaring met agendabeheer en projectmatig werken.

Responsabilidades

• Je registreert en bewaakt de termijnen van bewonersbrieven en bestuurlijke post en grijpt tijdig in bij uitloop.
• Je organiseert en ondersteunt overleggen en bedrijfsvoeringsprocessen zoals tijdregistratie en digitale archivering.
• Je ondersteunt het inkoopproces: aanmaken van bestelformulieren, voortgang bewaken en beantwoorden van inhoudelijke vragen.

Conocimientos

Agendabeheer

Projectmatig werken

Schrijfvaardigheid B1

Teksten schrijven en redigeren

Microsoft Office

Educación

MBO-niveau 4 administratie

Herramientas

Zaaksystemen

Documentmanagementsystemen

e-Suite

Descripción del empleo

Voor de Gemeente Rotterdam zijn wij voor 36 uur per week op zoek naar een Projectsecretaris Ruimtelijke Ordening. Interesse gewekt? Lees dan snel verder.

Organisatie
De afdeling

Je maakt deel uit van een team van 40 professionals Ruimtelijke Ordening, binnen de afdeling Ruimte, Wonen & Milieu: een dynamische groep van zo'n 90 professionals die dagelijks werken aan ruimtelijke en programmatische opgaven voor de stad. In de afdeling werken collega's met verschillende disciplines, van stedenbouwkundigen tot milieuspecialisten. Binnen de RO-teams ligt het accent op ruimtelijke strategie en programmatisch beleid op stads- en regioniveau, en op de doorvertaling daarvan naar gebieden in de stad.

Onze uitdaging is helder: goede groei mogelijk maken. De juiste functie, op de juiste plek, op het juiste moment. Dat vraagt om strategisch inzicht, integraal denken en vooral: daadkracht.

De organisatie

Werken voor de gemeente Rotterdam is werken voor een stad die zichzelf steeds opnieuw uitvindt. Een stad ook met complexe vraagstukken en grote maatschappelijke opgaven. In deze voorhoede werk jij, voor en samen met meer dan 620.000 Rotterdammers. Bij zo'n stad hoort een eigentijdse overheid. Wij bieden je ruimte en kansen om Rotterdam en daarmee jezelf vooruit te blijven helpen. De medewerkers van het cluster Stadsontwikkeling geven letterlijk vorm aan Rotterdam. Van investeringen in woonwijken, bedrijfsgebouwen en de wereldberoemde havens tot een efficiënt verkeersbeleid binnen een duurzame infrastructuur. Samen met publieke en private partners bouwt Stadsontwikkeling aan een stad met een sterke economie waar het aantrekkelijk wonen is.

Functieomschrijving

Ben jij degene die overzicht brengt in de drukte? Als projectsecretaris breng je structuur en rust vanuit een helikopterview. Jij bewaakt deadlines, signaleert knelpunten en ondersteunt het team én de teamleider in werk- en besluitvormingsprocessen. Zo draag jij bij de kwaliteit van beleid en projecten in Rotterdam.

Jouw functie

Als projectsecretaris ondersteun je de teams Ruimtelijke Ordening 1 en 2 bij het uitvoeren van diverse activiteiten. Je hoofdtaak is het ondersteunen bij het tijdig en juist afhandelen van bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming. Daarnaast bied je administratieve ondersteuning bij inkoopverzoeken. Je helpt de teamleiders, beleidsadviseurs en projectmanagers bij het bewaken en begeleiden van de administratieve processen rondom de inhoudelijke werkzaamheden. Dit betekent dat je onder meer verantwoordelijk bent voor de organisatie en voorbereiding van diverse overleggen.

Je werkt in een hectische omgeving met inhoudelijk gedreven professionals, waarbij je indien nodig ook andere teams binnen de afdeling ondersteunt. De administratieve processen en inhoudelijke dossiers vragen om diverse vormen van ondersteuning, en jij zorgt ervoor dat deze processen in goede handen zijn. Flexibiliteit en zelfstandig werken zijn belangrijk om met de verantwoordelijkheid die bij deze functie hoort om te kunnen gaan.

Werkzaamheden:

• De tijdigheid en de kwaliteit van de afwikkeling van de bewonersbrieven, bestuurlijke post en - besluitvorming zijn cruciaal. Je registreert, bewaakt de termijnen en grijpt tijdig in als termijnen overschreden lijken te worden.
• Je zet je in voor diverse ondersteunende taken voor het team, de teamleider en de afdeling. Dit gaat om het plannen en organiseren van overleggen en het ondersteunen bij diverse bedrijfsvoeringsprocessen zoals tijdschrijven en digitale archivering.
• Je verricht ondersteunende werkzaamheden voor het inkoopproces, zoals het aanmaken van bestelformulieren, het bewaken van de voortgang en het beantwoorden van allerlei inhoudelijke vragen.

Functie-eisen:

• Je hebt minimaal een afgeronde MBO-niveau 4 opleiding in de administratieve richting (bijvoorbeeld MBO Business Services);
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met zaaksystemen en documentmanagementsystemen;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met bestuurlijke postprocessen bij een overheidsinstantie met drie of meer managementlagen;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als (project)secretaris voor een team of afdeling;
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met het Microsoft Office-pakket.
• Wensen
• Je hebt werkervaring met het schrijven en redigeren van teksten;
• Je beschikt over een certificaat schrijfvaardigheid op niveau B1;
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met e-Suite;
• Je hebt werkervaring met agendabeheer;
• Je hebt ervaring met projectmatig werken.

Ons aanbod

• Interessante en complexe projecten bij toonaangevende opdrachtgevers;
• Doorgroei- en ontwikkelingsmogelijkheden;
• Een baan van max 36 uur per week;
• Salarisschaal 10: €4884 - €5554.

Op deze vacature kunnen geen ZZP'ers reageren. U kunt reageren tot 19 november.

Salarisrange:

€4884 - €5554