Projectsecretaris Ruimtelijke Ordening

Select EXCELLENT; Rotterdam; On-site; EUR 27,000 - 36,000; Part time

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een zelfstandige en flexibele professional die structuur aanbrengt in werk- en besluitvormingsprocessen binnen Ruimtelijke Ordening.

Je registreert bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming, bewaakt deadlines en ondersteunt teamleiders en projectmanagers bij administratieve processen. Thuiswerken is in overleg mogelijk; inwerkperiode vindt volledig op kantoor plaats. Start zo spoedig mogelijk, begin december 2026; 36 uur per week, zes maanden met verlenging.

Qualifications

• Minimaal mbo niveau 4 in administratieve richting.
• Minimaal drie jaar ervaring met zaaksystemen en documentmanagementsystemen.
• Minimaal drie jaar ervaring met bestuurlijke postprocessen bij een overheid met drie+ managementlagen.
• Minimaal drie jaar ervaring als (project)secretaris.
• Minimaal drie jaar ervaring met Microsoft Office.
• Nederlands uitstekend in woord en schrift.
• Bereid om op vrijdag te werken.
• Geen dienstverband bij gemeente Rotterdam in afgelopen twee jaar.
• Geen zzp of uitzendconstructie; via bureau in loondienst.
• Geldige VOG op punten 11, 12 en 13, ≤ vijf jaar.

Responsibilities

• Registreer bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming en bewaak de tijdigheid en kwaliteit van de afhandeling.
• Bewaak termijnen en grijp tijdig in als overschrijding dreigt.
• Ondersteun teamleiders, beleidsadviseurs en projectmanagers bij administratieve processen rond hun inhoudelijke werkzaamheden.
• Plan, organiseer en bereid overleggen voor.
• Ondersteun bedrijfsvoeringsprocessen, zoals tijdschrijven en digitale archivering.
• Ondersteun het inkoopproces door bestelformulieren aan te maken, de voortgang te bewaken en inhoudelijke vragen te beantwoorden.
• Ondersteun zo nodig andere teams binnen de afdeling.

Skills

Organisatie

Communicatie

Overzicht houden

Nederlands uitstekend

Secretariële ondersteuning

Education

MBO-opleiding niveau 4 in administratieve richting

Tools

Microsoft Office

Zaaksystemen

Documentmanagementsystemen

e-Suite

Job description

Jouw functie:

Bij de gemeente Rotterdam ondersteun je de teams Ruimtelijke Ordening 1 en 2 van cluster Stadsontwikkeling. Je brengt structuur aan in werk- en besluitvormingsprocessen en bewaakt deadlines. De nadruk ligt op de tijdige en juiste afhandeling van bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming. Ook ondersteun je bij inkoopverzoeken en bereid je overleggen voor.

Je werkt in een hectische omgeving met inhoudelijk gedreven professionals en ondersteunt waar nodig andere teams binnen de afdeling. De teams Ruimtelijke Ordening bestaan uit circa 40 professionals en maken deel uit van de afdeling Ruimte, Wonen & Milieu, met ongeveer 90 professionals. De teams werken aan ruimtelijke strategie en programmatisch beleid op stads- en regioniveau en vertalen dit naar gebieden in de stad.

De opdracht is voor 36 uur per week en duurt zes maanden, met een mogelijke verlenging van eenmaal zes maanden. De start is zo spoedig mogelijk, naar verwachting begin december 2026. Je werkt aan de Wilhelminakade 179 in Rotterdam. Thuiswerken is in overleg mogelijk; de inwerkperiode vindt volledig op kantoor plaats. Verificatiegesprekken vinden plaats in week 48, via MS Teams of op locatie.

Jouw profiel:

Je bent een zelfstandige en flexibele professional die overzicht houdt en zorgvuldig werkt. Ook onder druk schakel je tussen onderwerpen en zoek je de samenwerking op. Je spreekt collega's aan op hun verantwoordelijkheid en grijpt in wanneer het proces daarom vraagt. Je communiceert helder en beheerst het Nederlands uitstekend in woord en geschrift.

Taken:

• Registreer bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming en bewaak de tijdigheid en kwaliteit van de afhandeling.

• Bewaak termijnen en grijp tijdig in als overschrijding dreigt.

• Ondersteun teamleiders, beleidsadviseurs en projectmanagers bij administratieve processen rond hun inhoudelijke werkzaamheden.

• Plan, organiseer en bereid overleggen voor.

• Ondersteun bedrijfsvoeringsprocessen, zoals tijdschrijven en digitale archivering.

• Ondersteun het inkoopproces door bestelformulieren aan te maken, de voortgang te bewaken en inhoudelijke vragen te beantwoorden.

• Ondersteun zo nodig andere teams binnen de afdeling.

Eisen:

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding op niveau 4 in administratieve richting.

• Je hebt minimaal drie jaar werkervaring met zaaksystemen en documentmanagementsystemen.

• Je hebt minimaal drie jaar werkervaring met bestuurlijke postprocessen bij een overheidsinstantie met drie of meer managementlagen.

• Je hebt minimaal drie jaar werkervaring als (project)secretaris voor een team of afdeling.

• Je hebt minimaal drie jaar werkervaring met het Microsoft Office-pakket.

• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift.

• Je bent bereid om op vrijdag te werken.

• Je bent de afgelopen twee jaar niet in dienst geweest van de gemeente Rotterdam.

• Inzet als zzp'er of via een doorleenconstructie is niet mogelijk. Bij inzet via een bureau ben je bij dat bureau in loondienst.

• Je beschikt over een geldige VOG op punten 11, 12 en 13, die bij definitieve toewijzing van de opdracht niet ouder is dan vijf jaar en waaruit geen bezwaren voor inzet op de opdracht blijken.

Wensen:

• Je hebt werkervaring met het schrijven en redigeren van teksten.

• Je beschikt over een certificaat schrijfvaardigheid op niveau B1.

• Je hebt minimaal één jaar werkervaring met e-Suite.

• Je hebt werkervaring met agendabeheer.

• Je hebt ervaring met projectmatig werken.