Projectsecretaris Ruimtelijke Ordening

Bright Professionals; Rotterdam; Presencial; EUR 26.000 - 39.000; A tiempo parcial

Descripción de la vacante

Gemeente Rotterdam zoekt een Projectsecretaris Ruimtelijke Ordening. Je ondersteunt teams bij uiteenlopende werkzaamheden en registreert bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming, bewaakt termijnen en handelt tijdig acties af.

Daarnaast bied je administratieve ondersteuning bij inkoopverzoeken, organiseer je overleggen en ondersteun je procesbewaking. Je werkt zelfstandig, flexibel en communicatief sterk, met een hands-on mentaliteit en een uitstekende beheersing van de Nederlandse

Formación

• Minimaal een afgeronde mbo-4-opleiding in een administratieve richting, bijvoorbeeld Business Services.
• Minimaal 3 jaar werkervaring met zaaksystemen en documentmanagementsystemen.
• Minimaal 3 jaar werkervaring met bestuurlijke postprocessen bij een overheidsinstantie met drie of meer managementlagen.
• Minimaal 3 jaar werkervaring als (project)secretaris voor een team of afdeling.
• Minimaal 3 jaar werkervaring met Microsoft Office.

Responsabilidades

• Je registreert bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming, bewaakt de termijnen en onderneemt tijdig actie wanneer deze dreigen te worden overschreden.
• Je plant en organiseert overleggen en ondersteunt bij verschillende bedrijfsvoeringsprocessen, zoals tijdschrijven en digitale archivering.
• Je ondersteunt het inkoopproces door bestelformulieren aan te maken, de voortgang te bewaken en inhoudelijke vragen te beantwoorden.

Conocimientos

Zaaksystemen

Documentmanagement

Bestuurlijke post

Projectsecretaris

Microsoft Office

Educación

MBO-4 administratieve richting

Herramientas

Microsoft Office

Descripción del empleo

Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Projectsecretaris Ruimtelijke Ordening. Als projectsecretaris ondersteun je teams Ruimtelijke Ordening bij uiteenlopende werkzaamheden. Je helpt bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming tijdig en zorgvuldig af te handelen. Ook bied je administratieve ondersteuning bij inkoopverzoeken. Je ondersteunt teamleiders, beleidsadviseurs en projectmanagers bij het bewaken en begeleiden van administratieve processen. Zo organiseer en bereid je verschillende overleggen voor.

Je werkt in een dynamische omgeving met inhoudelijk gedreven professionals. Waar nodig ondersteun je ook andere teams. Je zorgt ervoor dat administratieve processen en inhoudelijke dossiers goed worden begeleid. Daarbij werk je zelfstandig en flexibel.

Werkzaamheden

• Je registreert bewonersbrieven, bestuurlijke post en besluitvorming, bewaakt de termijnen en onderneemt tijdig actie wanneer deze dreigen te worden overschreden.
• Je plant en organiseert overleggen en ondersteunt bij verschillende bedrijfsvoeringsprocessen, zoals tijdschrijven en digitale archivering.
• Je ondersteunt het inkoopproces door bestelformulieren aan te maken, de voortgang te bewaken en inhoudelijke vragen te beantwoorden.

Jouw profiel

Je hebt een hands-onmentaliteit, presteert goed onder druk en werkt graag projectmatig. Je neemt verantwoordelijkheid voor je werk, schakelt gemakkelijk tussen verschillende onderwerpen en behoudt daarbij het overzicht. Je werkt graag samen, grijpt in wanneer een proces daarom vraagt en spreekt collega’s aan op hun verantwoordelijkheid. Je bent punctueel, werkt zelfstandig en bent flexibel. Daarnaast ben je stressbestendig, een generalist en communicatief sterk. Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

Over de organisatie

De organisatie werkt aan complexe maatschappelijke vraagstukken en grote opgaven. Binnen het cluster Stadsontwikkeling geven medewerkers vorm aan de stad, onder meer door te werken aan woonwijken, bedrijfsgebouwen, havens, verkeersbeleid en duurzame infrastructuur. Samen met publieke en private partners bouwen zij aan een sterke economie en een aantrekkelijke leefomgeving.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-4-opleiding in een administratieve richting, bijvoorbeeld Business Services.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met zaaksystemen en documentmanagementsystemen.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met bestuurlijke postprocessen bij een overheidsinstantie met drie of meer managementlagen.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring als (project)secretaris voor een team of afdeling.
• Je hebt minimaal 3 jaar werkervaring met Microsoft Office.

Functie-wensen

• Je hebt werkervaring met het schrijven en redigeren van teksten.
• Je beschikt over een certificaat schrijfvaardigheid op niveau B1.
• Je hebt minimaal 1 jaar werkervaring met e-Suite.
• Je hebt werkervaring met agendabeheer.
• Je hebt ervaring met projectmatig werken.

Extra Informatie

• Aantal uur 36
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau MBO