Projectsecretaris GebiedsIHP

Bright Professionals; Rotterdam; On-site; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Gemeente Rotterdam zoekt een Projectsecretaris GebiedsIHP om de opgavemanager te ondersteunen bij voorbereiding, uitvoering en verwerking van het proces vanaf de eerste gebiedssessies tot en met de oplevering van het concept.

Je beheert de planning van 14 gebiedsprocessen, bewaakt voortgang, signaleert risico’s en zorgt voor tijdige bijsturing. Daarnaast coordineer je acties, organiseer je bijeenkomsten en stem je samenvattingen af met het kernteam.

Qualifications

• HBO-opleiding gevolgd.
• Minimaal twee jaar ervaring als projectsecretaris of projectmedewerker binnen een gemeente.
• Een cursus projectmanagement gevolgd.

Responsibilities

• Beheer van integrale planning en overzichten van 14 gebiedsprocessen en signaleren van risico's.
• Beheer van de centrale actielijst en opvolging van acties met IHP-coördinatoren en externe betrokkenen.
• Voorbereiden en uitwerken van gebiedssessies, verspreiden van werkbladen en kaarten, samenvatting en vervolgacties opstellen.

Skills

Planning

Communicatie

Organisatie

Proactief

Education

HBO-opleiding voltooid

Job description

Voor Gemeente Rotterdam zoeken wij een Projectsecretaris GebiedsIHP. Je ondersteunt de opgavemanager GebiedsIHP bij de voorbereiding, uitvoering en verwerking van het proces: van de eerste gebiedssessies tot en met de oplevering van het concept. Je werkzaamheden bestaan uit vier hoofdtaken:

Planning en voortgangsbewaking

Je beheert de integrale planning en houdt overzicht over de voortgang van alle 14 gebiedsprocessen. Je signaleert tijdig risico’s en adviseert de opgavemanager over mogelijke bijsturing. De logistieke planning van sessies wordt verzorgd door de managementondersteuner.

Actiebeheer en opvolging

Je beheert de centrale actielijst en volgt acties actief en positief op bij IHP-coördinatoren, adviseurs en externe betrokkenen. Ook stimuleer je hun deelname aan de gebiedssessies. Als acties of deelname structureel achterblijven, escaleer je dit tijdig naar de opgavemanager.

Voorbereiding en uitwerking van gebiedssessies

Je bereidt sessies inhoudelijk voor en zorgt dat werkbladen, gebiedsprofielen en kaarten tijdig worden verspreid. Na afloop stel je een samenvatting op met conclusies en vervolgacties. Je bewaakt dat de uitwerking aansluit op het format voor het concept-GebiedsIHP.

Communicatie

Je verzorgt de communicatie met IHP-coördinatoren, gebiedsaccounthouders en het kernteam. In afstemming met de opgavemanager stel je samenvattingen, notities en voortgangsberichten op.

Jouw profiel

Je bent een nauwkeurige en proactieve professional die overzicht houdt in complexe processen met veel betrokkenen. Je combineert sterke organisatorische vaardigheden met interesse in maatschappelijke en ruimtelijke vraagstukken. Je bent positief vasthoudend, durft door te vragen als iets niet loopt en schakelt gemakkelijk tussen inhoudelijk en organisatorisch werk. Je stelt zelfstandig heldere samenvattingen, notities en voortgangsrapportages op.

Je bent integer, resultaatgericht en flexibel. Je beweegt je gemakkelijk in een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving, bent stressbestendig en hebt een ondernemende houding. Je hebt ervaring met projectmatig werken en neemt een actieve rol in zowel de organisatie als de inhoud van projecten. Je neemt initiatief en verantwoordelijkheid en draagt bij aan het gericht sturen op projectresultaten.

Je werkt graag samen en beweegt soepel tussen verschillende belangen en betrokkenen. Je kunt omgaan met tegengestelde belangen en onverwachte situaties. Je communiceert vaardig, luistert goed en komt gevraagd en ongevraagd met passende oplossingen en adviezen. Je organiseert en bewaakt structuur, overzicht en voortgang en zorgt voor heldere afstemming tussen betrokken partijen. Daarbij stel je prioriteiten en werk je planmatig en zorgvuldig.

Functie-eisen

• Je hebt minimaal een afgeronde hbo-opleiding.
• Je hebt in de afgelopen drie jaar minimaal twee jaar werkervaring opgedaan als projectsecretaris of projectmedewerker binnen een gemeente.
• Je hebt een cursus projectmanagement afgerond.

Functie-wensen

• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met actiebeheer, planningsbewaking en communicatie in een omgeving met 5 verschillende interne en externe partijen.
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring binnen een gemeente met meer dan 250.000 inwoners.
• Je hebt werkervaring met het organiseren en coördineren van overleggen, het bewaken van acties en het ondersteunen van besluitvorming.

Extra Informatie

• Aantal uur 24
• ZZP mogelijk? Nee
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau HBO