Projectsecretaris GebiedsIHP

All About Work; Rotterdam; On-site; EUR 32,000 - 52,000; Full time

Job summary

All About Work zoekt een projectsecretaris voor het traject GebiedsIHP in Rotterdam. Je bent de spil bij planning, voorbereiding en opvolging van sessies en ondersteunt de opgavemanager van GebiedsIHP vanaf de eerste gebiedssessies tot oplevering van het concept.

Je werkt in een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving, bewaakt voortgang en voert heldere afstemming met alle partijen. Je levert samenvattingen, notities en voortgangsberichten op in afstemming met de opgavemanager.

Qualifications

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Minimaal een afgeronde HBO-opleiding.
• Minimaal 2 jaar werkervaring als projectsecretaris/projectmedewerker binnen een gemeente, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.
• Een cursus projectmanagement afgerond.

Responsibilities

• Ondersteunt de opgavemanager GebiedsIHP bij de voorbereiding, uitvoering en verwerking van het proces.
• Beheert de integrale planning en bewaakt de voortgang van alle 14 gebiedsprocessen.
• Signaleert tijdig risico’s en adviseert bijsturing.
• Beheert de centrale actielijst en coordineert met betrokkenen en externe partijen.
• Bereidt sessies inhoudelijk voor en verspreidt werkbladen en kaarten.
• Stelt samenvattingen, notities en voortgangsberichten op in afstemming met de opgavemanager.

Skills

Nauwkeurig

Proactief

Overzicht houden

Communicatieve vaardigheden

Notities maken

Samenvattingen opstellen

Samenwerken

Stakeholders

Education

HBO-opleiding

Job description

Over de functie

ml. 0089794

Je gaat aan de slag als projectsecretaris binnen het traject voor het gebiedsgerichte Integraal Huisvestingsplan voor alle 14 gebieden in Rotterdam. In deze rol ben je de organisatorische spil en zorg je dat planning, voorbereiding en opvolging van sessies strak zijn georganiseerd. Je ondersteunt de opgavemanager GebiedsIHP van de eerste gebiedssessies tot en met de oplevering van het concept. Daarbij combineer je organisatorische kracht met inhoudelijke betrokkenheid bij maatschappelijke en ruimtelijke vraagstukken.

Je werkt in een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving waarin veel verschillende betrokkenen samenkomen. Je houdt overzicht, bewaakt voortgang en zorgt voor heldere afstemming tussen alle partijen. Met jouw proactieve houding draag je niet alleen ondersteunend bij, maar help je ook gericht sturen op projectresultaten.

Wat ga je doen

• Je ondersteunt de opgavemanager GebiedsIHP bij de voorbereiding, uitvoering en verwerking van het proces, van de eerste gebiedssessies tot en met de oplevering van het concept.
• Je beheert de integrale planning en houdt overzicht over de voortgang van alle 14 gebiedsprocessen.
• Je signaleert tijdig risico’s en adviseert de opgavemanager over bijsturing.
• Je beheert de centrale actielijst en jaagt actief en positief na bij IHP-coördinatoren, adviseurs en externe betrokkenen, inclusief het bevorderen van aanwezigheid bij de gebiedssessies.
• Je escaleert tijdig naar de opgavemanager als acties of deelname structureel achterblijven.
• Je bereidt sessies inhoudelijk voor: werkbladen, gebiedsprofielen en kaarten worden tijdig verspreid.
• Na afloop stel je een samenvatting op met conclusies en vervolgacties.
• Je bewaakt dat de verwerking aansluit op het format voor het concept-GebiedsIHP.
• Je verzorgt de communicatie naar alle betrokkenen: IHP-coördinatoren, gebiedsaccounthouders en het kernteam.
• Je stelt samenvattingen, notities en voortgangsberichten op in afstemming met de opgavemanager.

Over jou

• Je bent een nauwkeurige, proactieve professional die overzicht houdt in complexe processen met veel betrokkenen.
• Je combineert sterk organisatorisch vermogen met inhoudelijke interesse in maatschappelijke en ruimtelijke vraagstukken.
• Je bent positief vasthoudend, durft door te vragen als iets niet loopt en schakelt moeiteloos tussen inhoudelijk en organisatorisch werk.
• Je bent vaardig in het zelfstandig opstellen van samenvattingen, notities en voortgangsrapportages.
• Je bent integer, resultaatgericht en flexibel.
• Je weet je goed te bewegen in een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving.
• Je bent stressbestendig en hebt een ondernemende houding.
• Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken en bent in staat om een actieve rol te pakken in zowel de organisatie als de inhoud van projecten.
• Je neemt initiatief en verantwoordelijkheid en ondersteunt niet alleen, maar draagt ook bij aan het gericht sturen op projectresultaten.
• Je bent sterk in samenwerken en beweegt gemakkelijk tussen verschillende belangen en stakeholders.
• Je weet om te gaan met tegengestelde belangen en onverwachte situaties.
• Je bent communicatief vaardig, kunt goed luisteren en komt, gevraagd en ongevraagd, met passende oplossingen en adviezen.
• Je bent in staat om structuur, overzicht en voortgang binnen projecten te organiseren en te bewaken, en zorgt voor heldere afstemming tussen betrokken partijen.
• Je stelt prioriteiten en werkt planmatig en secuur.

Eisen

• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal op C1-niveau.
• Je hebt minimaal een afgeronde HBO-opleiding;
• Je hebt minimaal 2 jaar werkervaring als projectsecretaris/projectmedewerker binnen een gemeente, opgedaan in de afgelopen 3 jaar;
• Je hebt een cursus projectmanagement afgerond;

Wensen

• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring met actiebeheer, planningsbewaking en communicatie in een omgeving met 5 verschillende interne- en externe partijen;
• Je hebt minimaal 6 maanden werkervaring binnen een gemeente met meer dan 250.000 inwoners, opgedaan in de afgelopen 3 jaar.
• Je hebt werkervaring met het organiseren en coördineren van overleggen, het bewaken van acties en het ondersteunen van besluitvorming. Dit kun je aantonen op je cv.

ml. 0089794