Projectsecretaris GebiedsIHP - cluster MO

Gemeente Rotterdam; Rotterdam; Sur place; EUR 42 000 - 60 000; Plein temps

Résumé du poste

Gemeente Rotterdam zoekt een nauwkeurige en proactieve medewerker die de opgavemanager GebiedsIHP ondersteunt bij de voorbereiding, uitvoering en verwerking van het proces, van eerste gebiedssessies tot oplevering van het concept.

Je beheert de integrale planning, bewaakt voortgang, signaleert risico’s en adviseert bijsturing. Je verzorgt actiebeheer, notities en voortgangsrapportages, en zorgt voor heldere afstemming met alle betrokkenen in een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving.

Qualifications

• Nauwkeurig, proactief en overzicht houden in complexe processen.
• Sterke organisatorische vaardigheden en interesse in maatschappelijke en ruimtelijke vraagstukken.

Responsabilités

• Planning en voortgangsbewaking van alle 14 gebiedsprocessen.
• Beheer van de centrale actielijst en opvolging van acties met IHP-coördinatoren en externe betrokkenen.
• Voorbereiding en uitwerking van gebiedssessies; verspreiden van werkbladen, gebiedsprofielen en kaarten; samenvatting met conclusies en vervolgacties.
• Communicatie met IHP-coördinatoren, gebiedsaccounthouders en het kernteam; opstellen van samenvattingen en voortgangsberichten.

Description du poste

Jouw functie
Je ondersteunt de opgavemanager GebiedsIHP bij de voorbereiding, uitvoering en verwerking van het proces: van de eerste gebiedssessies tot en met de oplevering van het concept.
Jouw werkzaamheden
Planning en voortgangsbewaking
Je beheert de integrale planning en houdt overzicht over de voortgang van alle 14 gebiedsprocessen. Je signaleert risico’s tijdig en adviseert de opgavemanager over bijsturing. De logistieke planning van sessies wordt verzorgd door de managementondersteuner.
Actiebeheer en navolging
Je beheert de centrale actielijst en volgt acties actief en positief op bij IHP-coördinatoren, adviseurs en externe betrokkenen. Ook bevorder je hun aanwezigheid bij de gebiedssessies. Als acties of deelname structureel achterblijven, escaleer je dit tijdig naar de opgavemanager.
Voorbereiding en uitwerking van gebiedssessies
Je bereidt sessies inhoudelijk voor en zorgt dat werkbladen, gebiedsprofielen en kaarten op tijd worden verspreid. Na afloop maak je een samenvatting met conclusies en vervolgacties. Je bewaakt dat de verwerking aansluit op het format voor het concept-GebiedsIHP.
Communicatie
Je verzorgt de communicatie met IHP-coördinatoren, gebiedsaccounthouders en het kernteam. In afstemming met de opgavemanager stel je samenvattingen, notities en voortgangsberichten op.
Jouw profiel
Je bent nauwkeurig en proactief en houdt overzicht in complexe processen met veel betrokkenen.
Je combineert sterk organisatorisch vermogen met inhoudelijke interesse in maatschappelijke en ruimtelijke vraagstukken.
Je bent positief vasthoudend, durft door te vragen en schakelt gemakkelijk tussen inhoudelijk en organisatorisch werk.
Je kunt zelfstandig heldere samenvattingen, notities en voortgangsrapportages opstellen.
Je bent integer, resultaatgericht, flexibel en stressbestendig. Je hebt een ondernemende houding en kunt goed functioneren in een dynamische, politiek-bestuurlijke omgeving.
Je hebt kennis van en ervaring met projectmatig werken. Je neemt initiatief en verantwoordelijkheid en draagt actief bij aan het sturen op projectresultaten.
Je werkt goed samen en beweegt gemakkelijk tussen verschillende belangen en stakeholders. Je kunt omgaan met tegengestelde belangen en onverwachte situaties.
Je bent communicatief vaardig, luistert goed en komt gevraagd en ongevraagd met passende oplossingen en adviezen.
Je brengt structuur aan, bewaakt overzicht en voortgang en zorgt voor heldere afstemming tussen betrokken partijen. Je stelt prioriteiten en werkt planmatig en secuur.
OrganisatieOnze organisatie
De afdeling Clusterondersteuning MO (CMO) is een centrale, flexibele en deskundige afdeling die het cluster Maatschappelijke Ontwikkeling (MO) ondersteunt bij al haar kerntaken en programma’s die het cluster uitvoert voor de Rotterdammer. De kerntaken worden uitgevoerd door een viertal directies, te weten:

• Sport, Onderwijs en Cultuur (SOC)
• Maatschappelijke Ondersteuning in de Wijk (MOW),
• Maatschappelijk Zorg en Jeugdhulp (MZJ)
• GGD Rotterdam-Rijnmond en Preventie en Welzijn (GGD en P&W)