Projectsecretaresse - Gemeente Eindhoven

Incipias B.V.; Eindhoven; On-site; EUR 29,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB 17,05%

Job summary

Gemeente Eindhoven zoekt een projectsecretaresse ter ondersteuning van een dynamisch team dat werkt aan BIC Noord, een grootschalige gebiedsontwikkeling. Je draait mee in een omgeving waar nauwkeurigheid en structuur essentieel zijn en ondersteunt projectmanagers en adviseurs bij planning, verslaglegging en correspondentie.

De functie betreft 36 uur per week bij de sector Ruimtelijke en Projectmatige Plannen (RPP), met inschaling in schaal 6 van de CAO Gemeenten en een bruto maandsalaris tussen

Qualifications

• Minimaal mbo-opleiding niveau 4 met werk- en denkniveau.
• 1–3 jaar relevante secretariële/ administratieve ervaring.
• Ruime ervaring met Microsoft Outlook, Teams en SharePoint.
• Goede plannings- en organisatorische vaardigheden.

Responsibilities

• Vergaderingen en overleggen organiseren, vergaderstukken completeren en afspraken plannen met interne en externe partijen.
• Verslaglegging verzorgen en de voortgang en follow-up van afspraken en besluiten bewaken.
• Correspondentie verzorgen conform de gemeentelijke huisstijl, met oog voor lay-out en taalgebruik.
• De projectmailbox beheren: inkomende mail uitzetten naar de juiste personen en bewaken dat taken tijdig worden opgepakt en afgehandeld.
• Digitale en fysieke stukken administratief afhandelen en het projectarchief bijhouden.
• Voorstellen doen ter verbetering van interne administratieve procedures en processen.

Skills

Plannen en organiseren

Communicatie

Nederlandse taalvaardigheid

Education

MBO-4 opleiding

Tools

Outlook

Teams

SharePoint

Job description

Over de functie

Voor onze opdrachtgever, de Gemeente Eindhoven, zijn wij op zoek naar een Projectsecretaresse. In deze rol ondersteun je een dynamisch projectteam dat werkt aan één van de meest impactvolle gebiedsontwikkelingen in Brainport Eindhoven: BIC Noord, de campus waar ASML de komende jaren enorm uitbreidt. Denk aan clean rooms, kantoren en faciliteiten voor zo'n 20.000 medewerkers, aangevuld met een omvangrijke infrastructuuropgave. Jij zorgt voor structuur, overzicht en organisatiekracht, zodat de projectmanagers en adviseurs zich volledig kunnen richten op hun inhoudelijke werk.

Wat ga je doen?

• Vergaderingen en overleggen organiseren, vergaderstukken completeren en afspraken plannen met interne en externe partijen.
• Verslaglegging verzorgen en de voortgang en follow-up van afspraken en besluiten bewaken.
• Correspondentie verzorgen conform de gemeentelijke huisstijl, met oog voor lay‑out en taalgebruik.
• De projectmailbox beheren: inkomende mail uitzetten naar de juiste personen en bewaken dat taken tijdig worden opgepakt en afgehandeld.
• Digitale en fysieke stukken administratief afhandelen en het projectarchief bijhouden.
• Voorstellen doen ter verbetering van interne administratieve procedures en processen.

Jouw profiel

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding (niveau 4) met bijbehorend werk- en denkniveau.
• Je hebt minimaal 1 tot 3 jaar aantoonbare relevante werkervaring in een secretariële of administratieve functie.
• Je hebt ruime ervaring met Microsoft-toepassingen zoals Outlook, Teams en SharePoint.
• Je bent uitstekend in plannen en organiseren en stelt orde op zaken, ook in complexe situaties.
• Je werkt accuraat en gestructureerd, ook als meerdere mensen tegelijk een beroep op je doen, en je weet prioriteiten te stellen.
• Je functioneert effectief in een drukke omgeving en behoudt het overzicht onder druk.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

Wat bieden wij?

• Een uitdagende opdracht bij de Gemeente Eindhoven, van 20 september 2026 tot en met 19 maart 2027.
• Een werkweek van 36 uur binnen de sector Ruimtelijke en Projectmatige Plannen (RPP).
• Een inspirerende werkomgeving in een van de meest dynamische steden van Nederland, midden in een grootschalige gebiedsontwikkeling.
• Inschaling in schaal 6 van de CAO Gemeenten, met een bruto maandsalaris tussen 2.596 en 3.743 euro bij fulltime dienstverband. Daarbovenop ontvang je een Individueel Keuzebudget (IKB) van 17,05% van het brutosalaris.

Sollicitatieproces

Voor vragen kun je bellen naar [phone] of mailen naar [e-mail].