Project secretaresse

Matchpros; Eindhoven; Hybrid; EUR 28,000 - 38,000; Full time

Job summary

Gemeente Eindhoven zoekt een ervaren interim projectsecretaresse ter ondersteuning van het BIC Noord-projectteam. Je organiseert vergaderingen, bereidt stukken voor en zorgt voor consistente verslaglegging van alle acties en besluiten.

Je beheert de correspondentie volgens de huisstijl, onderhoudt de projectmailbox en regelt de digitale archivering. Je levert proactief voorstellen voor procesverbeteringen en werkt nauw samen met meerdere stakeholders binnen de gemeente.

Qualifications

• Minimaal 1 tot 3 jaar aantoonbare relevante werkervaring als (project)secretaresse.
• Ruime ervaring met Microsoft Office, waaronder Outlook, Teams en SharePoint.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Cv aan te leveren in het Nederlands.

Responsibilities

• Je organiseert vergaderingen en overleggen en maakt vergaderstukken.
• Je verzorgt de verslaglegging van actiepunten en bewaakt voortgang van afspraken en besluiten.
• Je verzorgt de correspondentie volgens de huisstijl en beheert de projectmailbox.
• Je regelt administratieve afhandeling van digitale stukken en houdt het projectarchief bij.
• Je denkt actief mee over verbetering van interne administratieve procedures en werkt samen met projectmanagers en andere teamleden.

Skills

Microsoft Office

Outlook

Teams

SharePoint

Education

MBO-opleiding

Tools

Microsoft Office

Outlook

Teams

SharePoint

Job description

Organisatie

Gemeente Eindhoven werkt hard aan de doorontwikkeling van de stad, met een sterke focus op het gebied binnen de binnenring. Grote opgaven zoals Knoop XL, Stadshart Woensel en de Brainport Innovatie Campus zorgen voor duizenden nieuwe woningen en voorzieningen. Voor de ontwikkeling van BIC Noord, waar ASML de komende jaren fors uitbreidt, zoekt de gemeente via detachering een ervaren interim projectsecretaresse die het projectteam ondersteunt binnen deze complexe gebieds- en infrastructuuropgave.

Opdracht

Als projectsecretaresse ondersteun je het projectteam van de gebiedsontwikkeling BIC Noord binnen de sector RPP. Je organiseert vergaderingen en overleggen, completeert vergaderstukken en maakt afspraken met interne en externe partijen. Je verzorgt de verslaglegging van actiepunten en bewaakt de voortgang en opvolging van afspraken en besluiten. Daarnaast verzorg je de correspondentie volgens de huisstijl en beheer je de projectmailbox, waarbij je inkomende mail uitzet naar de juiste personen en monitort of taken tijdig worden opgepakt. Je zorgt voor de administratieve afhandeling van digitale stukken en houdt het projectarchief bij. Ook denk je actief mee over verbetering van de interne administratieve procedures, zodat het projectteam efficiënter kan werken. Je werkt nauw samen met projectmanagers, omgevingsmanagers, technisch managers, contractmanagers, projectbeheersers en projectassistentes.

Vereisten

• Afgeronde MBO-opleiding met bijbehorend werk- en denkniveau
• Minimaal 1 tot 3 jaar aantoonbare relevante werkervaring als (project)secretaresse
• Ruime ervaring met Microsoft Office, waaronder Outlook, Teams en SharePoint
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk
• Cv aan te leveren in het Nederlands

Wensen

• Affiniteit met stedelijke gebiedsontwikkeling en complexe infrastructurele projecten
• Ervaring binnen een gemeentelijke of publieke organisatie

Competenties

• Sterk in plannen en organiseren, ook in complexe situaties
• Accuraat en gestructureerd, ook wanneer meerdere mensen tegelijk een beroep op je doen
• Weet effectief prioriteiten te stellen
• Behoudt het overzicht en blijft kalm in een drukke, dynamische omgeving

Planning

Je start op 20 september 2026 voor een periode tot 19 maart 2027, voor 36 uur per week. Verlenging van de opdracht is niet voorzien. Reageren kan tot uiterlijk woensdag 9 september 2026, 12:00 uur.

Werkdag

Je standplaats is Eindhoven, waar je als projectsecretaresse deel uitmaakt van het projectteam voor de gebiedsontwikkeling BIC Noord.

Functieschaal

Schaal 6 (Gemeenten cao)