Projectondersteuner Bedrijfsvoering Processen

Bright-Professionals; Zutphen; On-site; EUR 29,000 - 40,000; Part time

Job summary

Gemeente Zutphen zoekt een projectondersteuner Bedrijfsvoering Processen die samen met de projectleider de analyse en het verbeterplan begeleidt en voorbereidende acties treft voor uitvoering.

Je werkt aan plannen, verslaglegging en documentbeheer, met aandacht voor governance, kwaliteit van processen en borging van verbeteringen binnen de gemeentelijke organisatie.

Qualifications

• Aantoonbare werkervaring met projectondersteuning bij complexe organisatieveranderingen en/of procesverbeteringen
• Aantoonbare werkervaring met projectplanning, actiebewaking, verslaglegging en voortgangsrapportages
• Aantoonbare kennis van Microsoft 365
• Aantoonbare werkervaring met het opstellen van notities, presentaties en managementinformatie

Responsibilities

• Plannen en organiseren van bijeenkomsten en werksessies
• Bewaken van voortgang en actiepunten en het opvolgen van openstaande acties
• Verslaglegging verzorgen en overleggen vertalen naar bruikbare verslagen en actielijsten
• Verzamelen, ordenen en structureren van informatie uit verschillende bronnen
• Ondersteunen bij de voorbereiding en uitwerking van projectresultaten en rapportages
• Voorbereiden en beheren van projectdocumentatie en digitale structuren voor projectinformatie

Skills

Plannen en organiseren

Initiatief nemen

Verslaglegging

Communicatie

Samenwerken

Microsoft 365

Projectondersteuning

Kantoorsoftware

Education

MBO

Tools

Microsoft SharePoint

Excel

Job description

Voor Gemeente Zutphen zoeken wij een Projectondersteuner Bedrijfsvoering Processen. De gemeente beschikt door zorgvuldig financieel beleid over een gezonde financiële positie, maar wil daarnaast haar maatschappelijke taken betrouwbaar, rechtmatig, doelmatig en transparant uitvoeren.

Een sterke interne beheersing is hierbij onmisbaar; de organisatie moet processen beheersen, beschikken over betrouwbare informatie en tijdig kunnen bijsturen wanneer risico's of afwijkingen zich voordoen.

De organisatie heeft in de afgelopen jaren verbeteringen doorgevoerd in de bedrijfsvoering en procesinrichting, maar niet alle verbeteringen zijn duurzaam geborgd. Op onderdelen blijft de beheersing kwetsbaar, waardoor extra inspanningen van medewerkers soms nodig zijn om de gewenste kwaliteit en verantwoording te realiseren.

De accountantscontrole wijst op structurele verbeterpunten, onder andere rondom prestatielevering (ook binnen het sociaal domein), de administratieve organisatie, de financiële administratie en de naleving van inkoopprocedures.

Er wordt gestart met een organisatiebrede analyse om de onderliggende oorzaken van deze tekortkomingen in beeld te brengen, de belangrijkste risico's en prioriteiten vast te stellen en te bepalen welke maatregelen nodig zijn om de interne beheersing duurzaam te verbeteren en te versterken. Deze analyse vormt de basis voor een bestuurlijk afgewogen en organisatiebreed verbeterprogramma.

De analyse is nadrukkelijk geen onderzoek naar individuele medewerkers of afzonderlijke incidenten; de focus ligt op inrichting van de organisatie, kwaliteit van processen, sturing en borging van verbeteringen.

De analyse resulteert in:

• Inzicht in de onderliggende oorzaken van de geconstateerde tekortkomingen in de interne beheersing.
• Identificatie en prioritering van kritische bedrijfsvoeringprocessen.
• Inzicht in de inrichting van governance, verantwoordelijkheden en eigenaarschap.
• Inzicht in de benodigde kennis, competenties en capaciteit om de interne beheersing duurzaam te versterken.
• Een integraal beeld van de belangrijkste risico's en de mate waarin deze worden beheerst.
• Een uitvoerings- en verbeterplan, inclusief prioriteiten, fasering, inschatting van benodigde middelen en governance.

Als projectondersteuner werk je samen met de projectleider aan de inrichting van een projectorganisatie die de analyse en de totstandkoming van het verbeterplan begeleidt en voorbereidende acties treft voor de uitvoering van het verbeterplan.

Jouw werkzaamheden omvatten onder meer:

• Plannen en organiseren van bijeenkomsten en werksessies.
• Bewaken van voortgang en actiepunten en het opvolgen van openstaande acties.
• Verslaglegging verzorgen en overleggen vertalen naar bruikbare verslagen en actielijsten.
• Verzamelen, ordenen en structureren van informatie uit verschillende bronnen.
• Ondersteunen bij de voorbereiding en uitwerking van projectresultaten en rapportages.
• Voorbereiden en beheren van projectdocumentatie en digitale structuren voor projectinformatie.

Competenties

• Je organiseert werkzaamheden gestructureerd en houdt overzicht.
• Je bewaakt afspraken en zorgt dat activiteiten, overleggen en deadlines op elkaar aansluiten.
• Je anticipeert op wat het project nodig heeft en neemt zelfstandig initiatief om de voortgang te ondersteunen.
• Je signaleert ontbrekende informatie, achterblijvende acties en naderende deadlines en doet voorstellen voor opvolging.
• Je legt informatie helder, bondig en zorgvuldig vast en controleert op volledigheid, consistentie en juistheid.
• Je vertaalt overleggen, interviews en werksessies naar bruikbare verslagen en actielijsten.
• Je werkt gemakkelijk samen met medewerkers, proceseigenaren, projectleden en management.
• Je bent vaardig met gangbare kantoor- en samenwerkingsapplicaties en kunt projectinformatie digitaal structureren en beheren.
• Je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en begrijpt verhoudingen binnen de organisatie; je weet wanneer informatie gedeeld moet worden of juist beschermd.

Jouw profiel

Je bent nauwkeurig, hebt een proactieve houding en werkt gestructureerd. Je kunt informatie uit verschillende bronnen verzamelen, ordenen en samenvatten en bent in staat om ontwikkelingen en knelpunten tijdig zichtbaar te maken voor de projectleider. Je werkt zorgvuldig, neemt initiatief en functioneert goed in samenwerking met diverse stakeholders binnen de organisatie.

Functie-eisen

• Je hebt aantoonbare werkervaring met projectondersteuning bij complexe organisatieveranderingen en/of procesverbeteringen
• Je hebt aantoonbare werkervaring met projectplanning, actiebewaking, verslaglegging en voortgangsrapportages
• Je hebt aantoonbare kennis van Microsoft 365
• Je hebt aantoonbare werkervaring met het opstellen van notities, presentaties en managementinformatie

Functie-wensen

• Je hebt aantoonbare kennis van Microsoft SharePoint en Excel
• Je hebt aantoonbare werkervaring met projectondersteuning bij complexe organisatieveranderingen en/of procesverbeteringen
• Je hebt aantoonbare werkervaring binnen een gemeentelijke organisatie

Extra Informatie

• Aantal uur 32 - 36
• ZZP mogelijk? Ja
• Thuiswerken mogelijk? N.t.b.
• Startdatum zo spoedig mogelijk
• Opleidingsniveau MBO