Projectleider Workflowsysteem & Bestuurlijke besluitvormingssystemen

ResultaatGroep; Utrecht; Hybrid; EUR 70,000 - 95,000; Full time

Job summary

Provincie Utrecht zoekt een ervaren Projectleider Workflowsysteem & Bestuurlijke besluitvormingssystemen voor het herzien van het besluitvormingsproces. U werkt samen met ambtelijke lijnen en stakeholders in een complexe overheidsomgeving.

De rol vereist HBO-niveau en aantoonbare projectervaring bij een overheidsorganisatie. Taken omvatten implementatie, adoptie en samenwerking met inkoop en juridische zaken. Het betreft een hybride werkmodel op het provinciehuis.

Qualifications

• Minimaal een HBO-/bacheloropleiding.
• Aantoonbare ervaring met projectmanagement in een overheidscontext.
• Ervaring met verandermanagement en digitale transities.
• Kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen.

Responsibilities

• Leiden van het project voor selectie en implementatie van een workflowsysteem.
• Opstellen van projectplannen, planningen en risicoanalyses.
• Begeleiden van aanbestedingstraject en samenwerking met inkopers en juridische zaken.
• Inrichten en implementeren van iBabs voor Provinciale Staten en aansturen van stakeholders.
• Zorgen voor adoptie, overdracht naar beheer en onderbouwing van governance.

Skills

Projectmanagement

Communicatieve vaardigheden

Verandermanagement

Architectuurprincipes

Education

HBO-bachelor

Job description

Functieomschrijving

Projectleider Workflowsysteem & Bestuurlijke besluitvormingssystemenProvincie UtrechtDuur6 maandenOpties verlenging2 maal 6 maand(en)Uren per week36 uurStartZo snel mogelijkOpleidingsniveauHBORegioUtrechtEinde inschrijfdatum2 november 2026 09:00 uur

Organisatie
Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht

De provincie Utrecht herziet momenteel het bestuurlijke besluitvormingsproces. Hieruit volgend wil de provincie a) een workflowsysteem implementeren voor de ondersteuning van haar bestuurlijke besluitvormingsproces en diverse andere generieke processen (inclusief adoptie) en b) het huidige Stateninformatiesysteem (SIS) (voor Provinciale Staten) vervangen en samenbrengen in één bestuurlijk besluitvormingssysteem. Het SIS wordt vervangen en samengebracht middels een uitbreiding van het huidige gebruik door de ambtelijke organisatie/Gedeputeerde Staten van iBabs.

Verantwoordelijkheden:

• Leiden van het project voor de selectie en implementatie van een nieuw workflowsysteem;
• Opstellen van projectplannen, planningen, risicoanalyses en voortgangsrapportages;
• Het voorbereiden en begeleiden van het aanbestedingstraject in samenwerking met inkoop, juridische zaken en inhoudelijke experts;
• IBabs inrichten en implementeren voor Provinciale Staten en het aansturen van de benodigde stakeholders; bewaken van scope, tijd, budget en kwaliteit;
• Zorgen voor een soepele implementatie en overdracht naar beheer (adoptie).

Wensen:

• Ervaring met verandermanagement en het “meenemen” van gebruikers in digitale transities. Affiniteit met informatiebeheer, procesoptimalisatie en dienstverlening;
• Sterke communicatieve vaardigheden en politiek-bestuurlijke sensitiviteit;
• Kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen;
• Ervaring met het werken onder architectuur.

Toevoeging

Voor het uitoefenen van de opdracht wordt vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de opdrachtnemer haar eigen (ICT) middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra bedrijfsmiddelen nodig zijn om het product of dienst te kunnen leveren/verlenen, dan zal opdrachtnemer deze zelf bekostigen.

De werkzaamheden behoren tot de reguliere taken van de functie Projectleider Workflowsysteem & Bestuurlijke besluitvormingssystemen. Dit betreft een bestaande functie binnen het functiehuis van de Provincie. Je werkt zij aan zij met collega’s van team IV-O
De opdracht wordt uitgevoerd onder leiding en toezicht. U valt onder aansturing van teamleider Jenny van den Heuvel

Als uitgangspunt gelden de volgende werkdagen en werktijden: ma t/m vrijdag tussen 7:30 - 18:00 uur. U werkt op het provinciehuis van de Provincie Utrecht. U mag maximaal 50 % van uw werkuren thuis werken, waarbij u rekening moet houden met een verplichte kantoordag.

Vereisten / knock-outcriteria

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau;
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met projectmanagement binnen een overheidsorganisatie (benoem duidelijk in het cv hoe dit is opgedaan);
3. Minimaal twee succesvol afgeronde projecten als projectmanager binnen een overheidsorganisatie (Beschrijf in het cv, per project het resultaat, de opleverdatum, de governance en de rolverantwoordelijkheden);
4. Aantoonbare werkervaring, blijkend uit minimaal één succesvol afgerond project in de afgelopen 5 jaar, met zowel de aanbesteding als de implementatie van een workflowsysteem binnen een overheidsorganisatie (Beschrijf aan de hand van een voorbeeld in het cv hoe dit is opgedaan
5. Kandidaat dient de werkzaamheden persoonlijk uit te voeren. Vrije vervanging is niet toegestaan.

Selectiecriteria (weging, totaal 100 punten)

1. Aantoonbare werkervaring met het werken onder architectuur, inclusief samenwerking met een projectarchitect en borging van ontwerpprincipes in projecten (benoem duidelijk in het cv hoe dit is opgedaan) (20 punten);
2. Aantoonbare afgeronde diploma’s Prince2, IPMA, PMBOK, en/of MSP, en financiële monitoring (30 punten);
3. Aantoonbare werkervaring met verandermanagement bij digitale transities, toegelicht met concrete voorbeelden waarin gebruikersacceptatie, adoptie en stakeholderbegeleiding centraal stonden (40 punten);
4. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met projectmanagement binnen een overheidsorganisatie (benoem duidelijk in het cv hoe dit is opgedaan) (10 punten).

Geef in het cv duidelijk aan in hoeverre je/ de door jou aangeboden kandidaat aan de criteria en (competenties) voldoet. Indien informatie niet expliciet in het cv of de toelichting is opgenomen, wordt deze niet meegenomen in de beoordeling.

Competenties

• Resultaatgericht;
• Organisatiesensitief;
• Analytisch sterk;
• Proactief en zelfstandig;
• Goede stakeholdermanager.