Projectleider Workflowsysteem & Bestuurlijke besluitvormingssystemen

Flexintens; Utrecht; Hybrid; EUR 70,000 - 100,000; Full time

Job summary

Provincie Utrecht zoekt een Projectleider Workflowsysteem en Bestuurlijke besluitvormingssystemen voor 36 uur per week. U beheert de migratie van SIS naar een samenhangend beheerssysteem en stuurt meerdere stakeholders aan, met adoptie als einddoel.

U werkt nauw samen met inkoop, juridische zaken en inhoudelijke experts en rapporteert aan het team IV-O. Werktijden zijn ma-vr 7:30–18:00, met maximaal 50% thuiswerken op een provinciehuis-omgeving.

Qualifications

• Aantoonbare HBO-opleiding op minimaal bachelor niveau.
• Ervaring met projectmanagement bij overheden.
• Affiniteit met informatiebeheer en procesoptimalisatie.

Responsibilities

• Leiden van het project voor selectie en implementatie van een nieuw workflowsysteem.
• Opstellen van projectplannen, planningen en risicoanalyses.
• Begeleiden van aanbestedingstraject met inkoop, juridische zaken en inhoudelijke experts.
• Inrichten en implementeren van IBabs voor Provinciale Staten en aansturen van stakeholders.
• Zorgen voor adoptie, overdracht naar beheer en use-case governance.

Skills

Veranderingsmanagement

Sterke communicatie

Politiek-bestuurlijke sensitiviteit

Kennis bestuurlijke besluitvormings–

Education

HBO bachelor niveau

Job description

Reageren op deze opdracht kanuitsluitendt/m 29-10-2026 om 12:00.

Functiebeschrijving Voor de Provincie Utrecht is FlexIntens op zoek naar een Projectleider Workflowsysteem & Bestuurlijke besluitvormingssystemen voor 36 uur per week.

Utrecht is een provincie om trots op te zijn. Gevarieerd, bruisend en met een rijke historie. Met veel verschillende levensstijlen, culturen en persoonlijke voorkeuren. Onze regio is een topregio met een innovatieve kenniseconomie.

Het is onze opgave om de aantrekkelijkheid van onze provincie te vergroten en groei zo te faciliteren dat de kwaliteit van onze ruimte behouden blijft. Samen met inwoners, bedrijven, organisaties en andere overheden werken het provinciebestuur en medewerkers met enthousiasme en daadkracht aan een gezonde en duurzame leefomgeving. Wij willen dat iedereen in de provincie Utrecht fantastisch woont, werkt en leeft. Daarom zorgen wij voor een goede balans tussen groen en groei.

Opdracht

De provincie Utrecht herziet momenteel het bestuurlijke besluitvormingsproces. Hieruit volgend wil de provincie a) een workflowsysteem implementeren voor de ondersteuning van haar bestuurlijke besluitvormingsproces en diverse andere generieke processen (inclusief adoptie) en b) het huidige Stateninformatiesysteem (SIS) (voor Provinciale Staten) vervangen en samenbrengen in één bestuurlijk besluitvormingssysteem. Het SIS wordt vervangen en samengebracht middels een uitbreiding van het huidige gebruik door de ambtelijke organisatie/Gedeputeerde Staten van iBabs.

Verantwoordelijkheden

• Leiden van het project voor de selectie en implementatie van een nieuw workflowsysteem;
• Opstellen van projectplannen, planningen, risicoanalyses en voortgangsrapportages;
• Het voorbereiden en begeleiden van het aanbestedingstraject in samenwerking met inkoop, juridische zaken en inhoudelijke experts;
• IBabs inrichten en implementeren voor Provinciale Staten en het aansturen van de benodigde stakeholders; bewaken van scope, tijd, budget en kwaliteit;
• Zorgen voor een soepele implementatie en overdracht naar beheer (adoptie).

Wensen

• Ervaring met verandermanagement en het “meenemen” van gebruikers in digitale transities. Affiniteit met informatiebeheer, procesoptimalisatie en dienstverlening;
• Sterke communicatieve vaardigheden en politiek-bestuurlijke sensitiviteit;
• Kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen;
• Ervaring met het werken onder architectuur.

Toevoeging

Voor het uitoefenen van de opdracht wordt vanuit de provincie Utrecht verwacht dat de opdrachtnemer haar eigen (ICT) middelen inzet. Indien gedurende de opdracht blijkt dat er extra bedrijfsmiddelen nodig zijn om het product of dienst te kunnen leveren/verlenen, dan zal opdrachtnemer deze zelf bekostigen.

De werkzaamheden behoren tot de reguliere taken van de functie Projectleider Workflowsysteem & Bestuurlijke besluitvormingssystemen. Dit betreft een bestaande functie binnen het functiehuis van de Provincie. Je werkt zij aan zij met collega's van team IV-O.

De opdracht wordt uitgevoerd onder leiding en toezicht. U valt onder aansturing van teamleider Jenny van den Heuvel.

Als uitgangspunt gelden de volgende werkdagen en werktijden: ma t/m vrijdag tussen 7:30 - 18:00 uur. U werkt op het provinciehuis van de Provincie Utrecht. U mag maximaal 50 % van uw werkuren thuis werken, waarbij u rekening moet houden met een verplichte kantoordag.

Functie-eisen

Onze opdrachtgever heeft eisen en wensen geformuleerd. Aan alle eisen moet worden voldaan om in aanmerking te komen voor deze functie. Voor deze functie zijn de volgende eisen en wensen geformuleerd:

Eisen:

1. Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelorniveau
2. Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met projectmanagement binnen een overheidsorganisatie
3. Minimaal twee succesvol afgeronde projecten als projectmanager binnen een overheidsorganisatie
4. Aantoonbare werkervaring, blijkend uit minimaal één succesvol afgerond project in de afgelopen 5 jaar, met zowel de aanbesteding als de implementatie van een workflowsysteem binnen een overheidsorganisatie
5. De kandidaat dient de werkzaamheden persoonlijk uit te voeren. Vrije vervanging is niet toegestaan
6. In het kader van de wet DBA leent deze uitvraag zich helaas niet voor uitvoering door zzp'ers. Mocht je als zzp'er willen reageren, kan dat via ons middels een detacheringsconstructie.

Wensen:

1. Ervaring met verandermanagement en het meenemen van gebruikers in digitale transities. Affiniteit met informatiebeheer, procesoptimalisatie en dienstverlening
2. Sterke communicatieve vaardigheden en politiek-bestuurlijke sensitiviteit
3. Kennis van bestuurlijke besluitvormingsprocessen
4. Ervaring met het werken onder architectuur
5. Aantoonbare werkervaring met het werken onder architectuur, inclusief samenwerking met een projectarchitect en borging van ontwerpprincipes in projecten
6. Aantoonbare afgeronde diploma's Prince2, IPMA, PMBOK en/of MSP, en financiële monitoring
7. Aantoonbare werkervaring met verandermanagement bij digitale transities, waarbij gebruikersacceptatie, adoptie en stakeholderbegeleiding centraal stonden
8. Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar met projectmanagement binnen een overheidsorganisatie

Arbeidsvoorwaarden

Als intermediair staat FlexIntens voor het zorgvuldig bemiddelen van professionals binnen het publieke domein. Zo dragen we onder andere bij aan de invulling van opdrachten voor ministeries, uitvoeringsorganisaties, provincies, gemeenten en zorgorganisaties.

NB: het beheersen van de Nederlandse taal is voor elke opdracht vereist.