Project secretaresse

Bij Oranje; Noord-Brabant; On-site; EUR 26,000 - 38,000; Full time

Job summary

Bij Oranje zoekt een proactieve projectsecretaresse ter ondersteuning van het Brainport Eindhoven-projectteam. Je organiseert vergaderingen, bereidt stukken voor en bewaakt opvolging van besluiten. Je beheert de projectmailbox en stroomlijnt administratieve processen.

De functie vereist een MBO-opleiding en 1–3 jaar relevante ervaring, met uitstekende kennis van Outlook, Teams en SharePoint. Werken in een dynamische omgeving met meerdere stakeholders vraagt nauwkeurigheid en prioriteitsstelling.

Qualifications

• Minimaal MBO-diploma met relevante werkervaring.
• Ervaring met secretariële/administratieve ondersteuning.
• Goede beheersing van Microsoft 365-apps (Outlook, Teams, SharePoint).
• Ster in plannen en organiseren en orde houden in complexe situaties.
• Accuraat en gestructureerd werken terwijl meerdere taken tegelijk lopen.
• Goede mondelinge en schriftelijke communicatie in het Nederlands.

Responsibilities

• Organiseren van vergaderingen en overleggen voor het projectteam.
• Verzorgen van vergaderstukken en afspraken met externe partijen.
• Beheer van de projectmailbox en opvolging van actiepunten.
• Administratieve afhandeling en archivering van digitale stukken.
• Bijdragen aan verbetering van interne administratieve procedures.

Skills

Plannen & organiseren

Drukke omgeving kunnen blijven kalm

Communicatieve vaardigheden

Nederlands uitstekend (mondeling & écr

Education

MBO-opleiding afgerond

Tools

Microsoft Outlook

Microsoft Teams

SharePoint

Job description

Opdrachtomschrijving

Draag jij vanuit jouw passie en expertise bij aan de transformatie en verduurzaming van de dynamische stad Eindhoven? Is ontzorgen jouw tweede natuur? Ben jij digitaal goed onderlegd en zoek jij die secretariële/administratieve functie? Dan hebben wij dé vacature!

Projectsecretaresse

36 uur per week

De stad Eindhoven is volop in ontwikkeling. De ontwikkeling concentreert zich vooral in het gehele gebied in de binnenring (met name het centrum). Tijdens deze transitie moet de stad een aantrekkelijke plek blijven waar volop geleefd wordt. Dat betekent dat we in de stad duizenden extra woningen en voorzieningen gaan toevoegen. Ontwikkelopgaven zijn bijvoorbeeld internationale Knoop XL (9.000 woningen & ondergronds busstation & spoor), Stadshart Woensel (3.000 woningen), HOV4 en projecten als het Stadhuisplein (800 woningen), VDMA (680 woningen & kantoren), de Brainport Innovatie Campus (BIC) en aardgasvrije wijken. Voor de ontwikkeling van BIC Noord – de campus waar ASML de komende jaren wil uitbreiden om ruimte te bieden aan clean rooms, kantoren en faciliteiten voor in totaal zo’n 20.000 medewerkers – staat Eindhoven voor een enorme gebieds- én infrastructuuropgave. Het project omvat niet alleen de realisatie van een innovatieve campusomgeving, maar ook de bijbehorende wegenstructuur, waaronder aanpassingen aan de Spottersweg en Anthony Fokkerweg, en voorzieningen zoals grote parkeergarages, vrij liggende HOV-busbanen en duizenden fietsparkeerplekken.

Voor deze dynamische en complexe opgave zoeken wij een proactieve projectsecretaresse die het projectteam ondersteunt, structuur brengt in het werk en graag meebouwt aan één van de meest impactvolle ontwikkelingen binnen Brainport Eindhoven.

Jouw rol

Je organiseert voor het projectteam in logistieke zin vergaderingen/overleggen, completeert vergaderstukken, maakt ook afspraken met diverse (externe) partijen, verzorgt waar nodig de verslaglegging (actiepunten) en bewaakt de voortgang en follow-up van afspraken en besluiten. Je verzorgt correspondentie (huisstijl, lay-out, taalgebruik). Je beheert de projectmailbox door inkomende mail uit te zetten aan de juiste personen en te monitoren of taken tijdig worden opgepakt en afgehandeld. Je zorgt voor de administratieve afhandeling van (digitale) stukken. Je houdt het projectarchief bij. Je doet voorstellen ter verbetering van geldende (interne) administratieve procedures en processen, zodat het werk efficiënter en overzichtelijker wordt.

Met wie werk je samen?

Je komt te werken binnen de sector RPP ter ondersteuning van de gebiedsontwikkeling BIC Noord. Je ondersteunt de projectteams die bestaan uit projectmanagers, omgevingsmanagers, technisch managers, contractmanagers, projectbeheersers, projectassistentes en vakinhoudelijke experts en interne en externe samenwerkingspartners.

Dit breng jij mee

• Je hebt tenminste een afgeronde MBO-opleiding met bijbehorend werk en denkniveau.
• Je hebt minimaal 1- 3 jaar aantoonbare relevante werkervaring.
• Je hebt ruime ervaring met Microsoft (Outlook, Teams, Sharepoint, etc.)
• Je bent een ster in plannen en organiseren; je stelt orde op zaken in complexe situaties.
• Je blijft accuraat en gestructureerd werken als meerdere mensen een beroep op je doen en weet prioriteiten te stellen.
• Je weet effectief te functioneren in een drukke omgeving en houdt het hoofd koel.
• Je beheerst de Nederlandse taal zowel mondeling als schriftelijk.