Secretaresse

The Preferred Supplier; Rilland; Hybrid; EUR 33,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Hybride werken

27 vakantiedagen вашего

Job summary

The Preferred Supplier in the Netherlands zoekt een projectsecretariaat-ondersteuner die proactief het projectmanagement bijstaat. U beheert agenda's, bereidt notities en tijdlijnen voor en archiveert documenten met SharePoint/Meridian.

U werkt nauw samen met het team en levert een betrouwbare, hands-on bijdrage aan verschillende projecten binnen Area West.

Qualifications

• Relevante MBO+/HBO opleiding of vergelijkbaar denk- en werkniveau.
• Je kunt prioriteiten onderscheiden en zelfstandig en proactief handelen.
• Analytisch vermogen en schriftelijke vastlegging van conclusies.

Responsibilities

• Ondersteunen van projectmanagement bij agendavorming, voorbereiding en vastlegging van besluitvorming.
• Plannen, organiseren en voorbereiden van interne en externe vergaderingen met voortgangsbewaking.
• Coördineren en mede opstellen van documenten zoals besluitvormingsnotities en tijdlijndocumenten.
• Archiveren van projectdocumentatie in SharePoint/Meridian.
• Mede zorgen voor een goed lopend projectsecretariaat en distributie van informatie naar stakeholders.
• Samenwerken met het team en zelfstandig handelen waar nodig.
• Voortgezet werken in Rilland 1x per week of om de twee weken.

Skills

Co-management

Plannen en organiseren

Samenwerken

Analytisch vermogen

Communicatieve vaardigheden

MBO+/HBO-denkniveau

Education

MBO+/HBO opleiding

Tools

Meridian / One-Cosy

SharePoint

Microsoft Office

Job description

Wil jij een actieve bijdrage leveren aan onze missie in het verduurzamen van energiebronnen in de landelijke energietransitie? Voel jij de spanning oplopen wanneer je weet dat het werk wat je dagelijks doet iedereen in Nederland helpt en ervoor zorgt dat niemand in het donker zit?

Taken en verantwoordelijkheden:

• Als Projectsecretaresse ondersteun je het projectmanagement bij agendavorming, voorbereiding en vastlegging van besluitvorming teneinde hen optimaal te ontzorgen. Daarnaast zet je je pro-actief in bij diverse ondersteunende en voorbereidende werkzaamheden ten behoeve van diverse nieuwe projecten binnen geheel Area West (ca 40 fte).
• Plannen, organiseren en voor bereiden van interne en externe vergaderingen, indien gewenst inclusief bewaking van voortgang/actiepunten;
• Verantwoordelijk voor coördinatie en mede-opstellen van specifieke documenten, zoals bijvoorbeeld besluitvormingsnotities en tijdlijndocumenten (ten behoeve van de projectverantwoording);
• Archiveren van projectdocumentatie zowel schriftelijk als digitaal (webbased SharePoint/Meridian (One-Cosy/Aqua);
• Mede verzorgen en optimaliseren van een goed lopend projectsecretariaat;
• Verwerking en distributie van proojectinformatie aan belanghebbenden van de projecten;
• Maakt deel uit van en werkt nauw samen met het team;
• Je werkt zelfstandig en je bent niet bang om in het diepen te springen;
• Je bent een betrokken teamlid;
• Je weet van aanpakken, mail-bel-print, het maakt niet uit, jij regelt het gelijk!

Jouw achtergrond:

• Je bent in het bezit van een relevante MBO+/HBO opleiding of een aantoonbaar vergelijkbaar werk- en denkniveau;
• Je bent i staat de hoofdzaken van de bijzaken te onderscheiden en de prioriteiten van de Head Area West en overige projectteamleden én van jezelf te stellen;
• Je hebt vertrouwen in je eigen kwaliteiten, bent gewend zelfstandig en proactief te functioneren, de zaken juist te beoordelen, mee te denken en zelf te plannen en te organiseren (co-managen);
• Kernwoorden voor jou zijn; samenwerken, zorgvuldigheid, plannen en organiseren, te-the-point, resultaat en klantgericht;
• Je bent analytisch vermogen; verzamelt zelfstandigheid zelfstandig relevante informatie, ordent dit, legt verbanden, trekt hieruit conclusies en legt deze schriftelijk vast. Je kunt praktijkvoorbeelden aandragen waaruit dit blijkt;
• Affiniteit met verschillende systemen zoals Merdian (One-Cosy) en SharePoint is een pré;
• Je hebt affiniteit met een technische omgeving (en begrippen) en je hebt bij voorkeur ervaring met het werken in (technische) projecten;
• Je beschikt over goede communicatieve vaardigheden, zowel mondeling als schriftelijk. Een goede beheersing van zowel Nederlands als Engels (schriftelijk) is een vereiste;
• Je hebt kennis van en ervaring met Microsoft Office en kunt je andere systemen snel eigen maken;
• Mensen om jou heen omschrijven jou als een gedreven, positief ingestelde 'alleskunner', die plezier haalt uit de overall ondersteuning van projectmanagement;
• Geen probleem mee om 1x per week of 2 weken een dag in Rilland te werken.

Het aanbod

• Salaris tussen de 3000 tot 4000 euro per maand op basis van 36 uur.
• Vakantiegeld
• 27 vakantie dagen
• Hybride werk, zowel op kantoor als thuiswerken.