Project Secretaresse

Secretary Plus Nederland; Assen; Hybrid; EUR 21,000 - 34,000; Full time

Job summary

Secretary Plus Nederland zoekt een zelfstandige projectsecretaresse die meerdere bouwprojecten in een ziekenhuisomgeving ondersteunt. Het betreft een opdracht van 8–16 uur per week met start zo snel mogelijk en looptijd tot eind dit jaar, met kans op verlenging.

Je notuleert vergaderingen, beheert agenda's van de projectmanager en twee projectleiders, en plant afspraken. Je werkt minimaal één dag per week op locatie, terwijl notulen op een thuiswerkdag kunnen worden uitgewerkt.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar ervaring als (project) secretaresse of notulist.
• Flexibele beschikbaarheid: 8–16 uur per week en start zo snel mogelijk.
• Affiniteit met bouwprojecten is prettig maar geen must.

Responsibilities

• Notuleer en werk vergaderingen uit, gemiddeld 4–5 per dag.
• Plan afspraken voor projectmanagers en projectleiders.
• Ondersteun meerdere projecten met organisatorische vaardigheden.

Skills

Notuleren

Agendabeheer

Organisatie

Plannen & Structuur

Job description

Als projectsecretaresse ondersteun je meerdere bouwprojecten binnen een ziekenhuisomgeving. Het gaat om een opdracht van 8–16 uur per week, waar je zo snel als mogelijk kan starten en een looptijd in ieder geval tot eind dit jaar (met kans op eventuele verlenging). Je bent verantwoordelijk voor het notuleren van diverse project- en bouwvergaderingen. Het is gewenst dat je één dag per week op locatie aanwezig bent, omdat er op die dag meerdere overleggen kunnen plaatsvinden die jij vastlegt. De uitwerking van de notulen kun je vervolgens op een andere (thuiswerk)dag verzorgen.

Daarnaast beheer je de agenda’s van de projectmanager en twee projectleiders en zorg je dat afspraken strak en efficiënt worden ingepland. De vergaderingen kunnen inhoudelijk stevig zijn; affiniteit met de bouw is daarom prettig. Heb je die nog niet? Dan is dit een mooie kans om je hierin te verdiepen en nieuwe kennis op te doen. Ben jij een sterke notulist en neem je graag het plannen en structureren van projectafspraken op je? Dan is dit een ideale opdracht om te combineren met je huidige werkzaamheden óf simpelweg omdat je zin hebt in een extra uitdaging!

In het kort de verwachte werkzaamheden:

• Notuleer en werk vergaderingen uit, gemiddeld 4-5 per dag.
• Plan afspraken voor projectmanagers en projectleiders.
• Ondersteun meerdere projecten met organisatorische vaardigheden.

Voor deze opdracht zoeken wij een zelfstandige en nauwkeurige projectsecretaresse die stevig in haar of zijn schoenen staat. Je kunt goed luisteren, hoofd- en bijzaken onderscheiden en weet ook in inhoudelijke overleggen snel tot een heldere en gestructureerde verslaglegging te komen.

Daarnaast breng je het volgende mee:

• Minimaal 3 jaar ervaring als (project)secretaresse of notulist;
• Zo snel als mogelijk beschikbaar of in ieder geval per 1 oktober;
• Sterke vaardigheden in notuleren en het uitwerken van vergaderverslagen;
• Ervaring met agendabeheer voor meerdere personen;
• Goede organisatorische vaardigheden en een proactieve werkhouding;
• Beschikbaarheid voor 8–16 uur per week, waarvan minimaal één dag op locatie;
• Affiniteit met de bouw of technische projecten (pré, geen must).