Projectsecretaris huisvesting

ONTAPE; Utrecht; Hybrid; EUR 52,000 - 78,000; Full time

Job summary

ONTAPE zoekt een Projectsecretaris Huisvesting om vanuit de afdeling Vastgoed, Huisvesting & Gebiedsontwikkeling te werken aan grootschalige bouw- en huisvestingsprojecten. Je vervult een spilfunctie door integrale projectmanagers te ondersteunen en voortgang te bewaken, met een focus op samenwerking en maatschappelijke impact.

Naast organisatorische en communicatieve vaardigheden ben je proactief, gestructureerd en resultaatgericht.

Qualifications

• Een HBO-niveau en relevante werkervaring in projectondersteuning of projectmanagement.
• Ervaring binnen een complexe organisatie of bestuurlijke omgeving is een pré.
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden zijn vereist.

Responsibilities

• Ondersteunen van integraal projectmanagers en projectmanagers bouw.
• Coördineren en bewaken van voortgang van complexe huisvestingsprojecten.
• Voorbereiden van bestuurlijke stukken en besluitvorming.
• Organiseren van overleggen en bewaken van actiepunten.
• Verslaglegging en projectadministratie.
• Signaleren van risico's en verbeterpunten; adviseren van projectteams.
• Bijdragen aan procesverbeteringen en efficiënte projectorganisatie.

Skills

Organisatievaardigheden

Communicatie

Proactieve houding

Projectondersteuning

Education

HBO werk- en denkniveau

Job description

Voor onze opdrachtgever zijn wij op zoek naar een tijdelijke Projectsecretaris Huisvesting die graag werkt aan maatschappelijk relevante projecten binnen een complexe organisatie. Je komt terecht binnen de afdeling Vastgoed, Huisvesting & Gebiedsontwikkeling, waar je samenwerkt aan grootschalige bouw- en huisvestingsprojecten met een directe impact op de toekomst van de organisatie. Het is een freelance opdracht of op basis van detachering tot het einde van het jaar.

De komende jaren staat een omvangrijk vernieuwbouwprogramma centraal, waarbij wordt gewerkt aan toekomstbestendige huisvesting. Samen met projectmanagers, adviseurs en andere specialisten zorg je ervoor dat complexe projecten soepel verlopen en dat processen, besluitvorming en samenwerking optimaal worden georganiseerd. Je werkt in een omgeving waar innovatie, kwaliteit en samenwerking hand in hand gaan en waar jouw bijdrage echt het verschil maakt.

Ondanks de omvang en complexiteit van de organisatie heerst er een collegiale en betrokken werksfeer. Er is veel ruimte voor eigen initiatief, persoonlijke ontwikkeling en het meedenken over procesverbeteringen. Je krijgt volop de kans om jezelf verder te ontwikkelen binnen een professionele omgeving waar samenwerken en maatschappelijke impact centraal staan.

Je bent een echte regelaar die energie haalt uit het ondersteunen van complexe projecten. Je werkt gestructureerd, denkt vooruit en behoudt moeiteloos het overzicht, ook wanneer meerdere projecten tegelijkertijd lopen. Dankzij jouw proactieve houding zie je werkzaamheden aankomen voordat iemand erom vraagt en weet je verschillende belangen en prioriteiten goed met elkaar te verbinden.

Verder breng je het volgende mee:

• Hbo werk- en denkniveau;
• Minimaal 3 tot 5 jaar relevante werkervaring binnen projectondersteuning of projectmanagement;
• Ervaring binnen een complexe organisatie of bestuurlijke omgeving;
• Sterke organisatorische en communicatieve vaardigheden;
• Een nauwkeurige, gestructureerde en resultaatgerichte werkwijze;
• Organisatiesensitiviteit en het vermogen om verschillende belangen samen te brengen;
• Ervaring met het opstellen van bestuurlijke stukken en verslaglegging;
• Ervaring met projectmanagement en procesverbetering.

De werkzaamheden

Als Projectsecretaris Huisvesting ben jij de organisatorische spil binnen meerdere complexe bouw- en huisvestingsprojecten. Je ondersteunt integraal projectmanagers en projectmanagers bouw en zorgt ervoor dat projecten op rolletjes lopen. Je bewaakt de voortgang, organiseert overleggen, bereidt besluitvorming voor en zorgt ervoor dat alle betrokkenen beschikken over de juiste informatie.

Daarnaast houd je overzicht over de verschillende projecten, signaleer je knelpunten en verbeterkansen en ondersteun je projectteams waar nodig. Je bent de verbindende schakel tussen verschillende disciplines en zorgt ervoor dat afspraken worden opgevolgd en deadlines worden gehaald.

Je dagelijkse werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Ondersteunen van integraal projectmanagers en projectmanagers bouw;
• Coördineren en bewaken van de voortgang van complexe huisvestingsprojecten;
• Voorbereiden van bestuurlijke stukken en besluitvorming;
• Organiseren van overleggen en bewaken van actiepunten;
• Verzorgen van verslaglegging en projectadministratie;
• Signaleren van risico's, verbeterpunten en leerpunten binnen projecten;
• Adviseren en ondersteunen van projectteams;
• Bijdragen aan procesverbeteringen en een efficiënte projectorganisatie.

Zo ziet een werkweek er gemiddeld uit

• 30% - Projectcoördinatie en voortgangsbewaking
• 20% - Bestuurlijke stukken en documentatie
• 15% - Verslaglegging en projectadministratie
• 10% - Procesverbetering en projectondersteuning
• 5% - Overige werkzaamheden

Is dit iets voor jou?

Werken bij deze organisatie betekent bijdragen aan één van de grootste en meest impactvolle huisvestingsprojecten binnen Nederland. Je krijgt veel verantwoordelijkheid, werkt samen met ervaren professionals en levert een directe bijdrage aan een toekomstbestendige werkomgeving.

Daarnaast kun je rekenen op:

• Een uitdagende functie voor 32 tot 36 uur per week;
• Een professionele, collegiale en maatschappelijk betrokken werkomgeving;
• Veel ruimte voor eigen initiatief en verantwoordelijkheid.