Project Officer

VNG International; Den Haag; Hybrid; EUR 34,000 - 52,000; Full time

Benefits offered by this job

NS Business Card

Hybride werken

8% vakantiegeld

4,6% vaste eindejaarsuitkering + 3,4%:

Reiskostenvergoeding NS

Job summary

VNG International zoekt een Project Officer die meerdere internationale projecten van begin tot eind ondersteunt. Je bewaakt planning, documenten en rapportages, en coördineert activiteiten met diverse stakeholders.

Je werkt hybride, krijgt een 12-maanden contract met uitzicht op verlenging en een salaris in schaal 7–9. De inschaling is afhankelijk van opleiding en ervaring en er is een vast vakantiegeld en eindejaarsuitkering.

Qualifications

• Een afgeronde mbo-4- of hbo-opleiding in een relevante richting zoals projectmanagement of bedrijfskunde.
• Ervaring met coördinatie van projecten en administratieve processen.
• Kennis van financiële en contractbeheersprocessen is een pré.

Responsibilities

• Ondersteunen van meerdere internationale projecten van begin tot eind.
• Coördineren van activiteiten, deadlines en voortgangsrapportages.
• Beheren van projectadministratie en documentatie in systemen.
• Ondersteunen van contractbeheer en facturatieprocessen.
• Signaleren van knelpunten en dragen bij aan procesverbeteringen.

Skills

Organisatie

Project management

Administratieve vaardigheden

Communicatieve vaardigheden

Education

MBO-4/HBO opleiding

Job description

Ben jij sterk in organiseren, houd je overzicht in een dynamische internationale omgeving en krijg je energie van het ondersteunen van projecten die wereldwijd lokaal bestuur versterken? Dan is de functie van Project Officer bij VNG International iets voor jou. In deze rol zorg je ervoor dat projecten soepel verlopen, deadlines worden gehaald en projectinformatie altijd op orde is.

Stap dan naar voren als Project Officer bij VNG International.

Over ons

VNG International is een dochterorganisatie van de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG). Ons doel is het ontwikkelen van een krachtig en democratisch lokaal bestuur wereldwijd. Europese en internationale samenwerking tussen lokale overheden behoort nadrukkelijk tot ons werkterrein. VNG International is een bedrijf dat internationaal diensten aanbiedt aan de publieke sector veelal in opdracht van de EU, Nederlandse Ministeries, de Wereldbank, en andere nationale en multilaterale instellingen. Het hoofdkantoor is gevestigd in Den Haag waar ongeveer 50 mensen werkzaam zijn (jaaromzet 2025 ca. 41 miljoen Euro), met een dochterbedrijf in Tunesië.

Voor het uitvoeren van de werkzaamheden binnen de projecten (op locatie) maken we gebruik van een groot netwerk van experts op relevante vakgebieden.

Kort samengevat is valt ons werk te verdelen in de volgende activiteiten:

• Managen van internationale projecten in opdracht van het Nederlandse Ministerie van Buitenlandse Zaken, de EU en de Wereldbank ter versterking van het lokaal bestuur wereldwijd.

• Ondersteunen van Nederlandse gemeenten bij de ontwikkeling van hun Europese en internationale beleid, en hoe ze optimaal gebruik kunnen maken van Europese fondsen en kennisnetwerken.

• Ondersteunen van Nederlandse gemeenten bij het werken aan de mondiale duurzame ontwikkelingsdoelstellingen van de VN: de Global Goals for Sustainable Development (SDG’s).

• Acquireren van internationale projecten.

Wat ga je doen?

Als Project Officer ondersteun je meerdere internationale projecten van begin tot eind. Je vervult een belangrijke coördinerende en administratieve rol en zorgt ervoor dat projectactiviteiten, processen en projectinformatie efficiënt en zorgvuldig worden georganiseerd.

Je organiseert studie- en werkbezoeken samen met de Events Officer, ondersteunt de inzet van experts en bereidt project overleggen voor. Daarbij bewaak je actiepunten, planningen, deadlines en de voortgang van werkzaamheden. Je houdt toezicht op de tijdige oplevering van rapportages en ondersteunt bij o.a. voortgangsrapportages en projectevaluaties.

Daarnaast ben je verantwoordelijk voor een correcte en actuele projectadministratie. Je verwerkt projectgegevens in de daarvoor bestemde systemen, beheert en archiveert projectdossiers en bewaakt de kwaliteit, volledigheid en toegankelijkheid van projectdocumentatie. Ook ondersteun je bij contractbeheer, verzorg je de administratieve opvolging van projectactiviteiten en zie je toe op de naleving van interne procedures en afspraken.

Een belangrijk onderdeel van de functie is het ondersteunen van financiële en administratieve processen. Je controleert en verwerkt ingediende facturen en declaraties, coördineert goedkeuringsprocessen en zorgt voor een juiste en tijdige administratieve afhandeling.

Tot slot signaleer je afwijkingen of knelpunten en draag je bij aan de verbetering van werkprocessen en projectondersteuning.

Het team

De Project Officer maakt onderdeel uit van het team Programmes, dat bestaat uit in 18 tot 20 medewerkers en wordt aangestuurd door de Manager Programmes. Binnen het team wordt nauw samengewerkt aan de voorbereiding, uitvoering, monitoring en administratieve ondersteuning van uiteenlopende projecten.

In deze rol ondersteun je gelijktijdig meerdere projecten en werk je daarbij samen met verschillende (Senior) Project & Account Leads en Project Managers. Voor de inhoudelijke uitvoering van de project ondersteunende werkzaamheden rapporteert de Project Officer per project aan de verantwoordelijke Project & Account Lead of Project Manager.

Wat bieden we jou?

In de rol van Project Officer krijg je de kans om een directe bijdrage te leveren aan internationale projecten die maatschappelijke impact maken en lokaal bestuur wereldwijd versterken. Je vervult een afwisselende functie waarin je samenwerkt met collega’s, experts, partners en opdrachtgevers uit verschillende landen en culturen. Daarbij maak je deel uit van een internationaal netwerk en werk je mee aan projecten die ertoe doen.

Je krijgt een contract voor 12 maanden, met uitzicht op verlenging bij goed functioneren en gelijkblijvende bedrijfsomstandigheden. Jouw salaris valt tussen schaal 7 en schaal 9 en bedraagt tussen € 3035,00 bruto en € 4674,00 bruto per maand op basis van een 40-urige werkweek. De uiteindelijke inschaling is afhankelijk van jouw opleiding en werkervaring.

Daarnaast ontvang je 8% vakantiegeld en een eindejaarsuitkering van 4,6% vast en 3,4% variabel. Ook krijg je een volledige reiskostenvergoeding met een NS Business Card.

Bij VNG International is altijd ruimte om samen te kijken naar mogelijkheden om jezelf verder te ontwikkelen. Je werkt hybride en krijgt de ruimte om zelf te bepalen hoe je je werkdag invult. Ben je op kantoor? Dan werk je in een mooie werkomgeving in een monumentaal pand; de Willemshof. Daarnaast kun je rekenen op goede lunchopties in ons bedrijfsrestaurant.

Over jou

Je voelt je thuis in een ondersteunende projectomgeving waarin verschillende werkzaamheden en deadlines gelijktijdig aandacht vragen. Met een gestructureerde en nauwkeurige werkwijze bewaak je de voortgang van werkzaamheden en signaleer je tijdig mogelijke knelpunten of afwijkingen. Je neemt initiatief om passende acties in gang te zetten en draagt daarmee bij aan een efficiënte en kwalitatieve projectuitvoering. Daarnaast werk je constructief samen met collega's, internationale partners en andere stakeholders en zorg je voor een heldere en tijdige informatievoorziening. Dankzij je sterke communicatieve vaardigheden ben je in staat om effectief te schakelen tussen verschillende doelgroepen en uiteenlopende administratieve, organisatorische en inhoudelijke werkzaamheden.

Wat neem je mee?

• Een afgeronde mbo-4- of hbo-opleiding in een relevante richting, zoals projectmanagement, bedrijfskunde, business support, bedrijfsadministratie of internationale betrekkingen.

• Ervaring met of aantoonbare affiniteit voor project