Managementassistent Beleid

VNG; Den Haag; Hybrid; EUR 37,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

IKB 16,5%

NS Businesscard

ABP pensioen

Reiskostenvergoeding

Bedrijfsrestaurant

Hybride werken

Job summary

VNG is op zoek naar een Managementassistent bij het Team Beleid. Je ondersteunt de teammanager, beleidsadviseurs en commissiesecretarissen en zorgt voor soepele achter de schermen. Je beheert agenda's, bereidt vergaderingen voor en coördineert contacten met leden en externe relaties.

Je werkt hybride, met ruimte voor eigen invulling van de werkdag. Arbeidsvoorwaarden zijn marktconform in een professionele overheidssfeer, inclusief IKB en uitstekende pensioenopbouw.

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding op administratief of secretarieel niveau.
• Goede kennis van Office 365, Microsoft Teams en SharePoint; ervaring met iBabs is een pré.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.

Responsibilities

• Plannen en organiseren van vergaderingen en beheren van de agenda van de teammanager.
• Onderhouden van contacten met collega’s, leden en externe relaties; telefonisch contact met leden en stakeholders.
• Organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten; verzorgen van logistiek en gastvrouw-/gastheerrollen.
• Beheren van de gezamenlijke mailbox en verwerken van binnenkomende aanvragen.
• Zelfstandig opstellen en versturen van e-mails voor afspraken en bijeenkomsten.
• Verzorgen van mailings, organiseren van webinars en versturen van brieven.
• Verzorgen van de stukkenstroom voor bestuurlijke overleggen via iBabs.

Skills

Office 365

Microsoft Teams

SharePoint

iBabs

Education

MBO-opleiding administratief of secretarieel

Tools

iBabs

Job description

Wat ga je doen?

Als Managementassistent Bij Het Team Beleid Ben Je Een Onmisbare Schakel In Het Team. Je Ondersteunt De Teammanager, Beleidsadviseurs En Commissiesecretarissen En Zorgt Ervoor Dat Alles Achter De Schermen Soepel Verloopt. Dankzij Jouw Organisatietalent Zijn Agenda’s Op Orde, Vergaderingen Goed Voorbereid En Kunnen Je Collega’s Zich Richten Op Hun Eigen Werkzaamheden. Je Hebt Een Veelzijdige Functie Waarin Je Veel Contact Hebt Met Collega’s, Leden En Externe Relaties. Jouw Werkzaamheden Bestaan Onder Andere Uit

• Plannen en organiseren van vergaderingen en beheren van de drukke agenda van de teammanager.
• Onderhouden van contacten met collega’s, leden en externe relaties, zoals de bestuurssecretariaten van wethouders en burgemeesters. Daarnaast vang je telefoontjes op van onze leden en stakeholders.
• Organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten, verzorgen van de logistiek en desgewenst optreden als gastvrouw of gastheer.
• Beheren van de gezamenlijke mailbox en verwerken van binnenkomende aanvragen.
• Zelfstandig opstellen en versturen van e-mails voor het maken van afspraken en organiseren van bijeenkomsten.
• Verzorgen van mailings, organiseren van webinars en versturen van brieven.
• Verzorgen van de stukkenstroom voor bestuurlijke overleggen via iBabs.

Waar maak je deel van uit?

Je wordt onderdeel van een hecht team van zeven secretariële professionals die samen de verschillende beleidsteams ondersteunen. Jullie helpen elkaar bij piekmomenten en vervangen elkaar bij afwezigheid. Ook werk je regelmatig samen met de collega’s van het directiesecretariaat. Er is sprake van een werkverdeling waarbij je voor een of meerdere teams verantwoordelijk bent. In deze functie ondersteun je het College voor Arbeidszaken, het team Arbeidszaken en de teammanager.

Het team Arbeidszaken bestaat uit 14 collega’s en staat aan de lat voor het afspreken van de (gemeentelijke) cao’s en de bijbehorende pensioenregelingen met de vakbonden. We volgen alle relevante actuele ontwikkelingen op het gebied van arbeidsvoorwaarden en arbeidsverhoudingen om te komen tot cao-afspraken die bijdragen aan voldoende en gekwalificeerd personeel voor gemeenten. Een greep uit de onderwerpen en projecten waar wij ons mee bezighouden: arbeidsomstandigheden, arbeidsmarkt (en -wetgeving), medezeggenschap, ziektekosten, functiewaardering en belonen, diversiteit en inclusie, integriteit, vitaliteit, duurzame inzetbaarheid en sociale zekerheid.

Wat bieden we jou?

Je krijgt een contract voor een jaar, met uitzicht op een vast dienstverband. Jouw salaris bedraagt maximaal € 3.660, - bruto per maand bij een 36-urige werkweek (inschaling vindt plaats volgens cao rijk schaal 6). De inschaling is afhankelijk van opleiding en werkervaring met daarbij mogelijk plaatsing in een aanloopschaal. Je krijgt een individueel keuzebudget (IKB) dat bestaat uit 16,5% van jouw salaris en is opgebouwd uit het vakantiegeld van 8% en de eindejaarsuitkering van 8,5%. Je kunt zelf kiezen hoe je het IKB inzet. Bijvoorbeeld voor een fiets, sport of extra verlof. Je krijgt een volledige reiskostenvergoeding met NS Businesscard én een uitstekende pensioenopbouw bij ABP waarvan de werkgever 70% betaalt.

Je geeft zelf sturing aan je carrière. Wij ondersteunen jou daarin met de benodigde faciliteiten om te leren en jezelf te ontwikkelen. Je werkt hybride en krijgt de ruimte om zelf te bepalen hoe je je werkdag invult. Ben je op kantoor? Dan werk je in een mooie werkomgeving in een monumentaal pand; de Willemshof. Daarnaast kun je rekenen op goede lunchopties in ons bedrijfsrestaurant!

Wat neem je mee?

Je weet goed het overzicht te bewaren, schakelt snel en stelt effectief prioriteiten. Daarbij werk je nauwkeurig en heb je oog voor detail. Je legt gemakkelijk contact, denkt vooruit en zoekt actief de samenwerking op. Zo bouw je bijvoorbeeld goede relaties op met de secretariaten van andere organisaties, zodat je samen snel kunt schakelen bij het organiseren van afspraken en overleggen.

Je Bent Behulpzaam, Denkt Graag Mee Met Collega’s En Neemt Initiatief Waar Dat Nodig Is. Daarnaast Signaleer Je Knelpunten, Bijvoorbeeld In Agenda’s Of Administratieve Processen, En Weet Je Deze Op Een Effectieve Manier Op Te Lossen. Je Durft Hierbij Zelfstandig Beslissingen Te Nemen En Knopen Door Te Hakken. Verder Herken Je Jezelf In Het Volgende

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding op administratief of secretarieel niveau.
• Je bent handig met Office 365, Microsoft Teams en SharePoint. Ervaring met iBabs is een pré.
• Je hebt gevoel voor en interesse in bestuurlijke en politieke verhoudingen.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

Bij de VNG hechten we waarde aan het vergroten van diversiteit binnen de organisatie. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten vergroten onze denkkracht en handelingsperspectieven, zodat we optimaal aansluiten bij de behoeften van onze leden, de gemeenten. Ook als je jezelf niet 100% herkent in de gevraagde kenmerken van de functie, nodigen we je van harte uit om te solliciteren. Jouw persoonlijke ervaringen en/of levensverhaal kunnen behulpzaam zijn om buiten de kaders te denken.

Waar kom je te werken

Bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werken we vanuit de omkeringsgedachte. Voor ons zijn gemeenten de eerste overheid, omdat zij het dichtst bij de inwoner staan. Daarom helpen we gemeenten een stap naar voren te zetten, zodat ze hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Omdat we 342 gemeenten ondersteunen en zij ook onze agenda bepalen, maken we landelijk het verschil.