Managementassistent Beleid

VNG International; Den Haag; Hybrid; EUR 37,000 - 45,000; Full time

Benefits offered by this job

Individueel keuzebudget (IKB)

Reiskostenvergoeding met NS Businesscl

Pensioenopbouw ABP (70% werkgever)

Hybride werken

Job summary

VNG International zoekt een managementassistent voor het team Secretariaat Beleid. Je ondersteunt de teammanager, beleidsadviseurs en commissiesecretarissen en zorgt dat alles achter de schermen soepel verloopt. Je beheert agenda’s, bereidt vergaderingen voor en coördineert contact met leden en externe relaties.

De functie vraagt organisatie talent, nauwkeurigheid en proactief handelen. Je werkt hybride en ontvangt uitstekende arbeidsvoorwaarden, met een jaarcontract en uitzicht op vast

Qualifications

• Minimaal een afgeronde mbo-opleiding op administratief of secretarieel niveau.
• Goede beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Ervaring met Office 365, Teams en SharePoint.
• Ervaring met iBabs is een pré.

Responsibilities

• Plannen en organiseren van vergaderingen en beheren van de drukke agenda van de teammanager.
• Onderhouden van contacten met collega’s, leden en externe relaties en het aannemen van telefoontjes.
• Organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten, verzorgen van de logistiek en gastheer/gastvrouw zijn.
• Beheren van de gezamenlijke mailbox en verwerken van binnenkomende aanvragen.
• Zelfstandig e-mails opstellen voor afspraken en bijeenkomsten.
• Verzorgen van mailings, webinars en brieven.
• Verzorgen van de stukkenstroom voor bestuurlijke overleggen via iBabs.

Education

MBO administratief/secretarieel niveau

Tools

Office 365

Microsoft Teams

SharePoint

iBabs

Job description

Ben jij een ervaren managementassistent die energie krijgt van organiseren, overzicht houden en collega’s écht verder helpen? Durf jij belangen af te wegen en knopen door te hakken zodat alles efficiënt en vlot verloopt? Dan zijn wij op zoek naar jou voor de functie van managementassistent bij ons team Secretariaat Beleid. Stap naar voren als managementassistent bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten.

Als managementassistent bij het team Beleid ben je een onmisbare schakel in het team. Je ondersteunt de teammanager, beleidsadviseurs en commissiesecretarissen en zorgt ervoor dat alles achter de schermen soepel verloopt. Dankzij jouw organisatietalent zijn agenda’s op orde, vergaderingen goed voorbereid en kunnen je collega’s zich richten op hun eigen werkzaamheden. Je hebt een veelzijdige functie waarin je veel contact hebt met collega’s, leden en externe relaties. Jouw werkzaamheden bestaan onder andere uit:

• Plannen en organiseren van vergaderingen en beheren van de drukke agenda van de teammanager.
• Onderhouden van contacten met collega’s, leden en externe relaties, zoals de bestuurssecretariaten van wethouders en burgemeesters. Daarnaast vang je telefoontjes op van onze leden en stakeholders.
• Organiseren en ondersteunen van bijeenkomsten, verzorgen van de logistiek en desgewenst optreden als gastvrouw of gastheer.
• Beheren van de gezamenlijke mailbox en verwerken van binnenkomende aanvragen.
• Zelfstandig opstellen en versturen van e-mails voor het maken van afspraken en organiseren van bijeenkomsten.
• Verzorgen van mailings, organiseren van webinars en versturen van brieven.
• Verzorgen van de stukkenstroom voor bestuurlijke overleggen via iBabs.

Waar maak je deel van uit?

Je wordt onderdeel van een hecht team van zeven secretariële professionals die samen de verschillende beleidsteams ondersteunen. Jullie helpen elkaar bij piekmomenten en vervangen elkaar bij afwezigheid. Ook werk je regelmatig samen met de collega’s van het directiesecretariaat. Er is sprake van een werkverdeling waarbij je voor een of meerdere teams verantwoordelijk bent. In deze functie ondersteun je het College voor Arbeidszaken, het team Arbeidszaken en de teammanager.

Het team Arbeidszaken bestaat uit 14 collega’s en staat aan de lat voor het afspreken van de (gemeentelijke) cao’s en de bijbehorende pensioenregelingen met de vakbonden. We volgen alle relevante actuele ontwikkelingen op het gebied van arbeidsvoorwaarden en arbeidsverhoudingen om te komen tot cao-afspraken die bijdragen aan voldoende en gekwalificeerd personeel voor gemeenten. Een greep uit de onderwerpen en projecten waar wij ons mee bezighouden: arbeidsomstandigheden, arbeidsmarkt (en -wetgeving), medezeggenschap, ziektekosten, functiewaardering en belonen, diversiteit en inclusie, integriteit, vitaliteit, duurzame inzetbaarheid en sociale zekerheid.

Wat bieden we jou?

Je krijgt een contract voor een jaar, met uitzicht op een vast dienstverband. Jouw salaris bedraagt maximaal €3.660, – bruto per maand bij een 36-urige werkweek (inschaling vindt plaats volgens cao rijk schaal 6). De inschaling is afhankelijk van opleiding en werkervaring met daarbij mogelijk plaatsing in een aanloopschaal. Je krijgt een individueel keuzebudget (IKB) dat bestaat uit 16,5% van jouw salaris en is opgebouwd uit het vakantiegeld van 8% en de eindejaarsuitkering van 8,5%. Je kunt zelf kiezen hoe je het IKB inzet. Bijvoorbeeld voor een fiets, sport of extra verlof. Je krijgt een volledige reiskostenvergoeding met NS Businesscard én een uitstekende pensioenopbouw bij ABP waarvan de werkgever 70% betaalt.

Je geeft zelf sturing aan je carrière. Wij ondersteunen jou daarin met de benodigde faciliteiten om te leren en jezelf te ontwikkelen. Je werkt hybride en krijgt de ruimte om zelf te bepalen hoe je je werkdag invult. Ben je op kantoor? Dan werk je in een mooie werkomgeving in een monumentaal pand; de Willemshof. Daarnaast kun je rekenen op goede lunchopties in ons bedrijfsrestaurant!

Wat neem je mee?

Je weet goed het overzicht te bewaren, schakelt snel en stelt effectief prioriteiten. Daarbij werk je nauwkeurig en heb je oog voor detail. Je legt gemakkelijk contact, denkt vooruit en zoekt actief de samenwerking op. Zo bouw je bijvoorbeeld goede relaties op met de secretariaten van andere organisaties, zodat je samen snel kunt schakelen bij het organiseren van afspraken en overleggen.

Je bent behulpzaam, denkt graag mee met collega’s en neemt initiatief waar dat nodig is. Daarnaast signaleer je knelpunten, bijvoorbeeld in agenda’s of administratieve processen, en weet je deze op een effectieve manier op te lossen. Je durft hierbij zelfstandig beslissingen te nemen en knopen door te hakken. Verder herken je jezelf in het volgende:

• Je hebt minimaal een afgeronde mbo-opleiding op administratief of secretarieel niveau.
• Je bent handig met Office 365, Microsoft Teams en SharePoint. Ervaring met iBabs is een pré.
• Je hebt gevoel voor en interesse in bestuurlijke en politieke verhoudingen.
• Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel mondeling als schriftelijk.

Bij de VNG hechten we waarde aan het vergroten van diversiteit binnen de organisatie. Verschillende perspectieven, achtergronden en inzichten vergroten onze denkkracht en handelingsperspectieven, zodat we optimaal aansluiten bij de behoeften van onze leden, de gemeenten. Ook als je jezelf niet 100% herkent in de gevraagde kenmerken van de functie, nodigen we je van harte uit om te solliciteren. Jouw persoonlijke ervaringen en/of levensverhaal kunnen behulpzaam zijn om buiten de kaders te denken.

Waar kom je te werken

Bij de Vereniging van Nederlandse Gemeenten (VNG) werken we vanuit de omkeringsgedachte. Voor ons zijn gemeenten de eerste overheid, omdat zij het dichtst bij de inwoner staan. Daarom helpen we gemeenten een stap naar voren te zetten, zodat ze hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Omdat we 342 gemeenten ondersteunen en zij ook onze agenda bepalen, maken we landelijk het verschil.

De VNG zoekt zelf haar kandidaten, aanbiedingen van derden worden niet op prijs gesteld.