Programmasecretaris Vlootvernieuwing en Rijksrederij

Ipmadviseurs; Netherlands; Hybrid; EUR 42,000 - 60,000; Full time

Job summary

Rijkswaterstaat zoekt een programmasecretaris voor de Vlootvernieuwing en Rijksrederij. Je ondersteunt de programmadirecteur, coördineert het MT en werkt samen met senior projectondersteuners.

Je beheert agenda’s, documenten en communicatie, bereidt stukken voor en notuleert overleggen. Discretie en verbindend handelen zijn essentieel.

De positie is gevestigd in Rijswijk, met drie dagen op kantoor en één dag thuis, en biedt een vastgestelde termijn met mogelijkheden tot verlenging.

Qualifications

• Minimaal een HBO-opleiding.
• Geïndeed aanwezig op locatie tijdens projectdagen.
• Minimaal 3 jaar praktijkervaring als projectondersteuner/coördinator.
• Vloeiende beheersing van de Nederlandse taal in woord en geschrift.
• Ervaring met MS Office en SharePoint.

Responsibilities

• Agenda voorbereiden en notuleren van MT-vergaderingen.
• Screenen, doorverwijzen en afhandelen van mails.
• Beheer van documenten en informatiestromen.
• Bijdragen aan opdrachtbrieven en nota’s.
• Voorbereiden en uitwerken van stukken en presentaties.
• Coördineren van tweewekelijkse MT-vergaderingen Vlootvernieuwing en wekelijkse MT-vergaderingen Rijksrederij.

Skills

Proactief

Oplossingsgericht

Communicatief

Verbindend

Bestuurlijke verhoudingen

Education

HBO-opleiding

Tools

MS Office

SharePoint

Job description

Programmasecretaris Vlootvernieuwing en Rijksrederij

Omschrijving

Ben jij de enthousiaste programmasecretaris die wendbaar is, sterk in organiseren en coördineren, inhoudelijk kan adviseren én klantwaarde hoog in het vaandel heeft staan? Werk je vanuit proactiviteit en wil je bijdragen aan een echt grote klus, het vernieuwen en verduurzamen van de vloot van de Rijksrederij? Dan leren wij jou graag beter kennen!

Hoe jij bijdraagt in jouw rol: de programmasecretaris Vlootvernieuwing (ca. 75%)

Als programmasecretaris ben je de steun en toeverlaat van

• het management team (7 leden)

Jouw eerste focus ligt op het ontzorgen van de programmadirecteur en het soepel laten verlopen van de activiteiten op het niveau van het MT. Daarnaast zet je je in voor het gehele programmateam in brede zin.

Je werkt nauw samen binnen het secretariaat met de twee collega senior projectondersteuners. Je hebt geen formele aansturende rol binnen het secretariaat, maar draagt wel bij aan een goede coördinatie, waarbij de onderlinge werkrelaties de bouwstenen vormen voor een soepele samenwerking.

Je wilt voor langere tijd (meerdere jaren) bij ons programma blijven werken. Het betreft een rol die qua werk- en denkniveau meer vraagt dan de binnen RWS gebruikelijke rol van projectondersteuner. Naast de uitvoering van reguliere taken denk je mee over de manier waarop je werkzaamheden makkelijker, sneller, efficiënter kunnen worden uitgevoerd. Als de basis op orde is kan je je werkzaamheden verder uitbouwen.

..en jouw aanvullende rol als secretaris van het MT van de Rijksrederij (ca. 25%).

In aanvulling op bovenstaande vervul je ook de rol van secretaris bij het wekelijkse MT (5 leden) van de Rijksrederij. Dat is een apart organisatieonderdeel, met andere MT-leden. Beide onderdelen werken nauw samen en zijn gezamenlijk gehuisvest. In deze dubbelrol profiteer je van je kennis van beide onderdelen en ben je op natuurlijke wijze een verbinder. Vanzelfsprekend handel je hierin discreet en houdt je vertrouwelijke informatie binnenskamers. Inhoudelijk gaat het om agenda voorbereiding, stukkenstroom verzorgen en notuleren.

Dit is waar jij voldoening uit haalt

Jij straart wanneer je anderen kunt ontzorgen en dat merken de mensen met wie je werkt! Dankzij jou kunnen zij op het juiste moment met de juiste mensen in gesprek. Je houdt ervan om zelfstandig aan het werk te zijn, maar staat ook graag in contact met je collega’s.

Je haalt voldoening uit de dagelijkse agenda-puzzel: het inplannen en voorbereiden van overleggen (rekening houdend met de verschillende belangen van verschillende deelnemers). Je beheert de agenda van de programmadirecteur en zorgt ervoor dat zij zich zo optimaal mogelijk kan richten op haar werkzaamheden. Daarnaast kun je meedenken over verschillende vraagstukken en je collega’s van advies voorzien.

Door je positie ben je een centrale spil binnen de MT’s waar teamleden vanzelfsprekend aankloppen voor informatie, advies en ondersteuning.

Dit zijn een aantal van de werkzaamheden waarmee jij meewerkt aan onze opgave:

• Managen van informatie en het beheer van de functionele mailboxen: screenen, doorverwijzen en afhandelen van mails
• Managen van documenten en informatiestromen
• (inhoudelijk) Bijdragen aan opdrachtbrieven en nota’s
• Bijhouden van overzicht van opdrachtbrieven en nota’s
• Voorbereiden en uitwerken van stukken en presentaties
• Coördinatie van de tweewekelijkse MT-vergaderingen Vlootvernieuwing: verspreiding agenda en bijbehorende stukken, bewaken acties en deadlines
• Coördinatie van de wekelijkse MT-vergaderingen Rijksrederij: verspreiding agenda en bijbehorende stukken, bewaken acties en deadlines
• Notuleren van (complexe) overleggen, het regelen van vergaderruimtes, hulpmiddelen en eventueel catering
• (inhoudelijk) Bijdrage aan voortgangsrapportages
• Archivering van correspondentie, producten, verslagen, etc. in SharePoint (Connect)

Wat wij aan jou waarderen

Je herkent jezelf in de eigenschappen:

• Proactief en oplossingsgericht
• Communicatief en verbindend
• Inzicht in bestuurlijke verhoudingen

In deze functie verwachten wij dat je zelfstandig optreedt, maar wel in nauwe samenwerking en verbinding met je collega’s. Je weet snel te schakelen tussen diverse onderwerpen en je stelt je flexibel op. Je bent klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding.

Waar je gaat werken

Het team werkt in het RWS-kantoor Rijswijk en dat is ook de standplaats voor deze functie. Als uitgangspunt werk je drie dagen op kantoor (maandag, dinsdag en donderdag) en één dag thuis/elders. Over werktijden kunnen we in overleg afspraken maken.

Incidenteel kan het zijn dat overleggen op andere dagen of op andere locaties plaatsvinden waarbij jij ook aanwezig bent.

Rijkswaterstaat

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.

PPO Programmadirectie Vlootvernieuwing en ZD Rijksrederij

De Rijksrederij beheert, bemant en onderhoudt ruim 100 specialistische schepen die beschikbaar worden gesteld aan de Douane, Kustwacht, Ministerie van LNV en Rijkswaterstaat.

De programmadirectie Vlootvernieuwing heeft de opdracht om stapsgewijs deze vloot te vernieuwen (bouwen van nieuwe vaartuigen) en te verduurzamen. Binnen de programmadirectie worden individuele projecten uitgevoerd. Op dit moment werken we aan vier projecten.

De functie van programmasecretaris valt onder de verantwoordelijkheid van de manager programmabeheersing.

Over de klant

Rijkswaterstaat is de uitvoeringsorganisatie van het ministerie van Infrastructuur en Waterstaat en bestaat uit zeven landelijke en zeven regionale organisatieonderdelen. Al meer dan 200 jaar werken we dagelijks aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. We beheren en ontwikkelen de rijkswegen, -vaarwegen en -wateren en zetten in op een duurzame leefomgeving. Samen met anderen werken we aan een land dat beschermd is tegen overstromingen. Waar voldoende groen is, en voldoende en schoon water. En waar je vlot en veilig van A naar B kunt. Samenwerken aan een veilig, leefbaar en bereikbaar Nederland. Dat is Rijkswaterstaat.

Locatie

Het team werkt in het RWS kantoor Rijswijk en dat is ook de standplaats voor deze functie. Alsuitgangspunt werk je drie dagen op kantoor (maandag, dinsdag en donderdag) en één dagthuis/elders. Over werktijden kunnen we in overleg afspraken maken. Incidenteel kan het zijn dat overleggen op andere dagen of op andere locaties plaatsvinden waarbijjij ook aanwezig bent.

Wat we verwachten

• Kandidaat beschikt aantoonbaar over minimaal een HBO- (of gelijkwaardig) opleiding
• Kandidaat dient fysiek aanwezig te zijn op locatie op de projectdagen (zie beschrijving)
• Kandidaat heeft aantoonbaar minimaal 3 jaar praktijkervaring als projectondersteuner, projectsecretaris en/of projectcoördinator
• Kandidaat beheerst de Nederlandse taal uitstekend in woord en geschrift
• Kandidaat heeft ervaring met Windows-gestuurde programma’s van MS office t.b.v. secretariële werkzaamheden

Wat wij bieden

• Kandidaat beschikt over minimaal 2 jaar relevante werkervaring bij Rijkswaterstaat of vergelijkbare opdrachtgevers (zoals Rijksoverheid, ProRail)
• Kandidaat beschikt over minimaal 2 jaar relevante werkervaring in een projectteam van minimaal 25 medewerkers
• Kandidaat beschikt over aantoonbare affiniteit met de maritieme sector (werkomgeving of opleiding/cursus/training)
• Mate waarin kandidaat beschikt over de gevraagde vaardigheden en relevante werkervaring, in het bijzonder het plannen, organiseren en notuleren van complexe overleggen
• Mate waarin de kandidaat blijk geeft van de competenties nauwkeurigheid, proactiviteit en klantgerichtheid en bestuurlijke sensitiviteit. Dit dient middels concrete voorbeelden duidelijk te blijken uit de aanbieding, de motivatie en wordt geverifieerd tijdens het sollicitatiegesprek

Arbeidsvoorwaarden

Contractsvorm
Bepaalde tijd

Contractsduur
12 maanden

Optie tot verlenging
Ja