Programma Managementassistent

All About Work; Eindhoven; On-site; EUR 32,000 - 42,000; Full time

Benefits offered by this job

Pensioen via StiPP

Loonuitbetaling per week of per vierwe

CAO van de opdrachtgever van kracht

Job summary

All About Work zoekt een Programma Managementassistent die structuur, overzicht en ondersteuning biedt binnen een programmaomgeving. Je ondersteunt de programmamanager, projectleiders en collega's bij secretariële taken en bewaakt voortgang en planningen.

Je werkt nauwkeurig, anticipeert op behoeften en levert inhoudelijke ondersteuning aan projecten en evenementen binnen een dynamische omgeving in Eindhoven.

Qualifications

• MBO-werk- en denkniveau in secretariële/administratieve richting.
• Enkele jaren ervaring als programma-ondersteuner of projectondersteuner.
• Uitstekende beheersing van de Nederlandse taal, mondeling en schriftelijk.
• Goede kennis van het MS Officepakket.
• Organisatiesensitiviteit en proactieve werkhouding.

Responsibilities

• Beheer van agenda’s: plannen, verzetten en prioriteren van afspraken.
• Afhandelen van vragen, verzoeken en gesprekken.
• Organiseren van bijeenkomsten en vergaderingen, intern en extern.
• Voorbereiden van overleggen met agenda en stukken.
• Notuleren waar nodig en bewaken van follow-up.
• Organiseren van Teams-omgeving en ondersteuning bij het gebruik.
• Beheren van de mailbox en archiveren van correspondentie.
• Ondersteunen bij archivering van stukken en documenten.
• Suggereert voorstellen ter verbetering van administratieve processen.
• Houdt planningen bij en bewaakt voortgang.
• Draagt inhoudelijk bij aan projecten en evenementen.

Skills

MS Office

Organisationssensitiviteit

Proactieve werkhouding

Nauwkeurig werken

Education

MBO werk- en denkniveau in secretariële/administratieve richting

Tools

MS Office

Job description

Over de functie

mag 260925-OC-001

Je gaat aan de slag als Programma Managementassistent binnen een programmaomgeving waarin je zorgt voor structuur, overzicht en ondersteuning. Je ondersteunt de programmamanager, projectleiders en collega’s bij secretariële, administratieve en organisatorische werkzaamheden. Daarbij bewaak je voortgang, houd je planningen actueel en zorg je dat processen soepel verlopen. Je werkt nauwkeurig, denkt vooruit en levert ook inhoudelijk ondersteuning aan projecten en evenementen.

Wat ga je doen

• Je beheert agenda’s en plant, verzet en prioriteert afspraken met gevoel voor organisatie, functies en rollen.
• Je handelt vragen, verzoeken en gesprekken af.
• Je organiseert bijeenkomsten, vergaderingen en overleggen, zowel intern als soms extern, bijvoorbeeld met inwoners en ondernemers.
• Je bereidt samen met de programmamanager of projectleider overleggen voor door agenda’s op te stellen en stukken te verzamelen.
• Je notuleert overleggen indien nodig en bewaakt de follow-up en voortgang van gemaakte afspraken.
• Je organiseert de Teams-omgeving van het programma en de projecten, brengt daarin structuur aan en ondersteunt collega’s bij het gebruik van de faciliteiten van Teams.
• Je beheert de mailbox, beoordeelt binnenkomende mail, zet berichten door naar collega’s, beantwoordt routinematige mails, onderneemt vervolgacties en archiveert correspondentie.
• Je ondersteunt bij de archivering van stukken, mails en overige documenten.
• Je doet voorstellen ter verbetering van administratieve processen.
• Je houdt planningen bij en bewaakt de voortgang.
• Je levert een inhoudelijke bijdrage aan projecten en evenementen en maakt overzichten en planningen onder regie van projectleiders of de programmamanager.
• Je bewaakt en rapporteert over de voortgang van werkzaamheden binnen projecten en evenementen.

Over jou

• Je werkt proactief en pakt werkzaamheden zelfstandig op.
• Je bent organisatiesensitief en weet goed om te gaan met verschillende belangen en rollen.
• Je werkt nauwkeurig en houdt overzicht, ook wanneer meerdere taken tegelijk lopen.
• Je voelt je prettig in een ondersteunende rol binnen een dynamische programma- en projectomgeving.

Eisen

• Je beschikt over mbo werk- en denkniveau, bij voorkeur in secretariële of administratieve richting.
• Je hebt enkele jaren ervaring als programma-assistent, programma-ondersteuner of projectondersteuner.
• Je hebt uitstekende kennis van de Nederlandse taal, zowel mondeling als schriftelijk.
• Je hebt goede kennis van het MS Officepakket.
• Je beschikt over organisatiesensitiviteit, werkt nauwkeurig en hebt een proactieve werkhouding.

Wensen

• Je motivatie en ervaring sluiten duidelijk aan op de opdracht en laten zien dat je over de gevraagde competenties beschikt.

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

mag 260925-OC-001

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• Je bouwt pensioen op via StiPP.
• Goede begeleiding vanuit All About Work.