Procesondersteuner/ Managementassistent

All About Work; Nieuwegein; On-site; EUR 29,000 - 40,000; Full time

Benefits offered by this job

Snelle uitbetaling binnen 16 dagen

Geen relatie- of concurrentiebeding

Pensioenopbouw via Stipp (voor detaché

CAO van toepassing

Job summary

All About Work zoekt een procesondersteuner / managementassistent ter ondersteuning van het afdelingshoofd en teamleider in een dynamische omgeving. Je zorgt voor een vlekkeloze agenda, vergaderingen en administratieve processen en behoudt overzicht en accuratesse over meerdere taken tegelijk.

Je hebt minimaal 3 jaar ervaring in een vergelijkbare rol, met focus op agenda beheer, verslaglegging en schriftelijke communicatie in een professionele organisatie.

Qualifications

• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbaar.
• Ervaring met complex agendabeheer en vergaderondersteuning.
• Aantoonbare verslaglegging, correspondentie en schriftelijke communicatie in een professionele werkomgeving.

Responsibilities

• Plan en coördineer complexe afspraken en overleggen.
• Beheer agenda’s en ondersteun bij e-mailafhandeling.
• Bereid portefeuillehoudersoverleggen voor en notuleer waar nodig.
• Beheer gezamenlijke mailbox.
• Houd het zaaksysteem en CRM bij.
• Stel inkoopopdrachten op en verwerk deze in Inconto.
• Denk mee over procesverbeteringen.
• Organiseer bijeenkomsten inclusief locatie en catering.
• Stel brieven op en verzorg ondertekening.
• Stel afdelingsnieuwsbrief op en verspreid deze.
• Verdeel werkzaamheden in het zaaksysteem.
• Verzorg attenties bij ziekte en jubilea.

Skills

Agenda beheer

Vergaderondersteuning

Administratieve ondersteuning

Verslaglegging

Communicatieve vaardigheden

Tools

Inconto

Zaaksysteem

CRM

Inkoopsysteem

Job description

Over de functie

ft 32562

Als procesondersteuner / managementassistent ondersteun je het afdelingshoofd, de teamleider en de afdeling in een dynamische omgeving. Je werkt nauw samen met collega’s en zorgt dat agenda’s, overleggen en administratieve processen soepel verlopen. Met jouw overzicht en accuratesse houd je meerdere werkzaamheden tegelijk in goede banen. Je draagt bij aan een goed georganiseerde en professionele ondersteuning binnen het team.

Wat ga je doen

• Je plant, bereidt voor en coördineert complexe afspraken en overleggen.

• Je beheert agenda’s en ondersteunt bij e-mailafhandeling.

• Je bereidt portefeuillehoudersoverleggen voor en notuleert deze indien nodig.

• Je beheert de gezamenlijke mailbox.

• Je houdt het zaaksysteem en CRM bij.

• Je stelt inkoopopdrachten op en verwerkt deze in Inconto.

• Je denkt mee over procesverbeteringen.

• Je organiseert bijeenkomsten, inclusief locatie en catering.

• Je stelt brieven op, verzorgt ondertekening en legt stukken vast in het inkoopsysteem.

• Je stelt de afdelingsnieuwsbrief op en verspreidt deze.

• Je houdt werkzaamheden bij en verdeelt deze in het zaaksysteem.

• Je verzorgt attenties bij ziekte, jubilea en andere momenten.

• Je voert postbeheer uit.

Eisen

• Je bent per 12 oktober 2026 beschikbaar voor de gevraagde inzet gedurende de volledige opdrachtperiode, waarbij inzet op donderdag vereist is.

• Je hebt minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning en administratieve ondersteuning.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met verslaglegging, correspondentie en overige schriftelijke communicatie in een professionele werkomgeving.

Wensen

• Je hebt aantoonbare werkervaring als managementassistent, directiesecretaresse, bestuursassistent of vergelijkbare ondersteunende functie binnen een gemeentelijke organisatie of andere overheidsorganisatie.

• Je hebt aantoonbare werkervaring met complex agendabeheer, vergaderondersteuning, administratieve processen en het ondersteunen van management of directie.

• Je voegt een persoonlijke motivatie toe waarin wordt ingegaan op geschiktheid voor de opdracht, communicatieve vaardigheden en motivatie voor deze opdracht.

Competenties

• Je bent organisatorisch sterk en planvaardig: je kunt meerdere complexe agenda’s en overleggen tegelijk beheren, bewaart overzicht en stemt tijdig af met betrokkenen.

• Je kunt prioriteiten stellen en bent stressbestendig: je weet in een dynamische werkomgeving hoofd- en bijzaken te scheiden en blijft zorgvuldig werken bij piekbelasting of ad-hoc verzoeken.

• Je bent communicatief vaardig: je communiceert helder en professioneel, zowel schriftelijk als mondelijk, en schakelt makkelijk met management, collega’s en externe partijen.

• Je bent proactief en zelfstandig: je ziet werk liggen, handelt vooruit en pakt taken zelfstandig op, met oog voor afstemming met procesondersteuners en management.

• Je bent integer en discreet: je gaat zorgvuldig om met vertrouwelijke informatie en gevoelige stukken.

Voordelen voor ZZP-ers om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Als je via All About Work aan het werk gaat is dit voordelig, want wij hanteren een snelle uitbetaling van je factuur, namelijk binnen 16 dagen.
• Jij bepaalt je zzp uurtarief (wij moeten wel rekening houden met wat we maximaal mogen hanteren van de opdrachtgever). (LET OP: Het door jou opgegeven uurtarief is all in, inclusief 10% fee All About Work en exclusief BTW)

Voordelen voor detacheerders (uitzendovereenkomst) om via All About Work te werken

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Vanaf dag 1 opbouw pensioen via Stipp
• Keuze loon uitbetaling per week of per vier weken.
• CAO van de opdrachtgever is van toepassing.

ft 32562

Wat bieden wij vanuit All About Work

• Je sollicitatie wordt binnen 24 uur verwerkt en je krijgt een snelle terugkoppeling.
• All About Work hanteert geen relatie- of concurrentiebeding.
• Snelle uitbetaling binnen 16 dagen.